Опись документов — образец и бланк
Содержание
Пустая опись документов и заполненный пример: название, дата, номер, оригинал или копия, экземпляры и листы. Скачать DOCX и TXT, проверить состав папки.
Назначение и состав образца
Рабочая опись помогает найти документ в папке и проверить состав комплекта. В одной строке описывайте один документ, различая его реквизиты, число экземпляров и число листов. Для передачи другому лицу используйте отдельный перечень или акт из связанных образцов. Это свободный рабочий шаблон, а не специальная архивная или почтовая форма.
Пустая структура для редактирования
Пустой шаблон содержит поля для ваших сведений. Удалите подсказки, добавьте нужные строки и заново проверьте итог.
Рабочий шаблон для описания состава папки или комплекта. Заполните поля и удалите подсказки.
Папка или комплект: ____________________. Составитель: ____________________.
Опись составлена по состоянию на ________________. Место хранения: ________________.
| № | Документ и реквизиты | Вид | Экз. | Листов всего |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Название, дата, номер: ____________________ | Оригинал / копия | ____ | ____ |
| 2 | Название, дата, номер: ____________________ | Оригинал / копия | ____ | ____ |
Итого: ____ наименований, ____ экземпляров, ____ листов. В этой описи листы считаются суммарно по всем экземплярам.
Особенности состава или состояния: ________________________________________.
Составитель проверил перечень: ____________________. Дата проверки: ________________.
Скачать пустой шаблон DOCX · Скачать пустой шаблон TXT
DOCX можно редактировать в Word и совместимом текстовом редакторе. TXT содержит обычный текст UTF-8. Перед передачей проверьте окончательный текст и оформление своих файлов.
Проверка перед использованием
- Границы комплекта. Назовите папку, проект или период. Документы за пределами этого состава не включайте в итог.
- Идентификация. Перепишите название, дату и номер с самого документа. Если номера нет, так и укажите вместо придуманного реквизита.
- Оригиналы и копии. Отдельно отметьте вид каждого экземпляра. Для разных версий одного названия используйте разные строки.
- Подсчёт. Не смешивайте наименования, экземпляры и листы. В этом шаблоне последняя графа содержит общее число листов всех экземпляров строки.
- Проверка папки. Сверьте опись с фактическими документами. Запишите недостающие листы и место хранения; обновите дату после изменения состава.
Отдельный учебный пример
Учебный пример. Названия, номера и обстоятельства вымышлены; подписи не проставлены. Не переносите эти сведения в реальный документ.
Комплект: материалы учебного проекта «Папка Север». Составитель: учебный координатор.
По состоянию на 21 октября 2026 года. Место хранения: папка проекта, раздел 1.
№ Документ и реквизиты Вид Экз. Листов всего 1 План проекта от 01.10.2026 № У-01 Оригинал 1 3 2 График работ от 02.10.2026 № У-02 Копия 2 4 Итого: 2 наименования, 3 экземпляра, 7 листов. Две копии графика содержат по 2 листа.
Особенности: один угол копии графика помят; текст читается.
Проверка состава: учебный пример, подпись не проставлена. Дата: 21.10.2026.
Скачать учебный пример DOCX · Скачать учебный пример TXT
Специальная почтовая или архивная процедура
Для почтовой описи вложения смотрите форму и порядок Почты России. Для передачи дел в архив проверьте требования Росархива и принимающего архива. Эти рабочие образцы не заявлены заменой специальных форм.
Что открыть дальше
FAQ
Чем опись отличается от акта передачи?
Опись перечисляет состав комплекта. В акте дополнительно фиксируют, кто, когда и что фактически передал и принял, а также замечания сторон.
Как считать два экземпляра документа?
Укажите 2 в графе экземпляров. Если каждый экземпляр состоит из 3 листов, в графе «Листов всего» этого шаблона будет 6.
Можно ли использовать этот файл для почты или архива?
Для специальной почтовой или архивной процедуры сначала проверьте форму и правила соответствующего получателя. Свободная рабочая опись не заявлена заменой такой формы.
В каком формате можно скачать опись?
DOCX содержит редактируемую таблицу для Word и совместимых редакторов. TXT содержит те же сведения обычным текстом UTF-8, строки таблицы разделены знаком |.