Договор на участие в выставке для юридических лиц

ДОГОВОР НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ

г. ____________________ ____ «___» _______________ 2025 г.

____________________ ____________________ ____________________ ____ в лице ____________________ ____________________ ____________________ ____, действующего на основании ____________________ ____________________ ____________________ ____, именуемый в дальнейшем «Участник», с одной стороны, и ____________________ ____________________ ____________________ ____ в лице ____________________ ____________________ ____________________ ____, действующего на основании ____________________ ____________________ ____________________ ____, именуемый в дальнейшем «Выставочный комитет (Выставком)», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Участник выставки предоставляет для экспонирования, а Выставком организует экспонирование изделий Участника, а также предоставляет дополнительные услуги.

В этом разделе определяется основная суть договора - сотрудничество между участником выставки и организатором. Участник обязуется предоставить свои товары или образцы для демонстрации, а выставочный комитет берет на себя организацию процесса их показа. Это базовое соглашение, которое устанавливает рамки взаимодействия: одна сторона дает продукцию, другая - создает условия для ее презентации. Дополнительные услуги могут включать рекламу, информационную поддержку, организацию встреч с потенциальными клиентами и другие сопутствующие сервисы.

2. ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКА

Участник принимает на себя следующие обязанности:

2.1. Предоставляет для экспонирования следующие изделия ____________________ ____________________ ____________________ ____.

2.2. В месячный срок до открытия выставки предоставляет Выставкому все сведения, необходимые для размещения экспонатов (необходимый размер выставочных площадей, условия экспонирования, хранения, охраны и т.п.), а также для изготовления каталогов, проспектов, диапозитивов и т.п.

2.3. Транспортирует своими силами и за свой счет на выставку и с выставки, предлагаемые к экспонированию изделия, если иное не будет предусмотрено настоящим договором.

2.4. Обеспечивает сопровождение демонстрации экспонатов пояснениями специалистов.

Этот раздел подробно описывает, что должен сделать участник выставки для успешного проведения мероприятия. В первую очередь, он должен четко определить, какие именно изделия будет демонстрировать. За месяц до начала выставки необходимо предоставить всю техническую информацию: размеры экспонатов, требования к их размещению, условия хранения и безопасности. Участник самостоятельно отвечает за доставку своих товаров на выставку и обратно, если в договоре не указано иное. Также важно, что участник обеспечивает присутствие квалифицированных специалистов, которые смогут подробно рассказать о продукции посетителям выставки.

3. ОБЯЗАННОСТИ ВЫСТАВКОМА

Выставком принимает на себя следующие обязанности:

3.1. Обеспечивает помещения (территорию), необходимые для экспонирования изделий Участника.

3.2. Обеспечивает условия наиболее эффективной демонстрации изделий (электро-, тепло- и т.п. снабжение, дизайн, демонстрационные площадки и т.п.).

3.3. Изготавливает на основе сведений, предоставленных Участником, каталоги, проспекты, диапозитивы и т.п.

3.4. Обеспечивает информацией о проведении выставки заинтересованных лиц и организаций, заблаговременно изготавливает и размещает рекламу выставки.

3.5. Обеспечивает сохранность (хранение и охрана) выставляемых экспонатов. Выставком несет полную материальную ответственность за сохранность экспонатов в течение всего времени нахождения их на территории выставки, имея при этом право на страхование экспонатов как в период их нахождения на территории выставки, так и во время их транспортировки, если обязанности по транспортировке принимает на себя Выставком.

3.6. Обеспечивает надлежащее функционирование выставки путем приглашения необходимого обслуживающего персонала (гидов, дизайнеров, специалистов по рекламе, переводчиком и т.п.)

3.7. Только с письменного разрешения Участника в порядке и на условиях, определенных Участником, по окончании выставки распродает выставочные экспонаты. В случае отсутствия письменного разрешения на продажу экспонатов Выставком обязан отправить их Участнику с последующим возмещением Выставкому всех расходов по упаковке и транспортировке.

В этом разделе перечислены обязанности организатора выставки. Выставочный комитет предоставляет площадку для демонстрации продукции и создает все необходимые условия: электричество, отопление, оформление пространства. Организатор занимается производством рекламных материалов на основе информации от участника и проводит масштабную рекламную кампанию для привлечения посетителей. Особенно важно, что выставочный комитет несет полную материальную ответственность за сохранность экспонатов во время их пребывания на выставке. После завершения мероприятия организатор может продать экспонаты только с письменного разрешения участника, в противном случае - обязан вернуть их владельцу за свой счет.

4. ПОРЯДОК ВЗАИМОРАСЧЕТОВ

4.1. Стороны исходят из того, что выставка может быть как прибыльной, так и убыточной.

4.2. Вопрос о прибыльности, либо убыточности выставки стороны решают в 5-дневный срок с момента ее завершения путем составления взаимосогласованного протокола, в котором фиксируются все доходы, полученные Выставкомом, все расходы, понесенные им, а также Участником в связи с организацией и проведением выставки.

4.3. Стороны исходят из того, что прибыль или убытки образуются в размере разницы между доходами и расходами и подлежат разделению в равных долях между Выставкомом и Участником.

Финансовая часть договора построена на принципе разделения рисков и доходов. Стороны заранее признают, что выставка может принести как прибыль, так и убытки. В течение пяти дней после закрытия мероприятия составляется подробный протокол, в котором учитываются все доходы (от продажи билетов, рекламы, спонсорских взносов) и все расходы (аренда помещения, оплата персонала, рекламная кампания, транспортные затраты участника). Чистый финансовый результат (прибыль или убыток) делится поровну между организатором и участником. Такой подход мотивирует обе стороны активно работать на успех мероприятия.

5. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

5.1. Настоящий договор действует с момента его подписания до завершения взаиморасчетов.

5.2. Взаимные претензии сторонами могут быть предъявлены друг к другу в течение месяца со дня официального закрытия выставки.

Договор вступает в силу сразу после подписания и действует до полного завершения всех финансовых расчетов между сторонами. Это означает, что даже после окончания выставки документ продолжает регулировать отношения участников до момента окончательного определения прибыли или убытков и их распределения. Претензии по качеству выполнения обязательств можно предъявлять в течение месяца после закрытия выставки. Этот срок позволяет сторонам тщательно проанализировать все аспекты сотрудничества и выявить возможные нарушения.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством и условиями настоящего договора.

Этот раздел устанавливает общий принцип ответственности за нарушение условий договора. Если одна из сторон не выполняет или выполняет ненадлежащим образом свои обязательства, она несет ответственность согласно нормам гражданского законодательства и конкретным положениям данного договора. Это может включать возмещение убытков, уплату штрафов или неустоек. Отсылка к законодательству означает, что в случае спора будут применяться соответствующие статьи Гражданского кодекса и других нормативных актов.

7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

8. ПОДПИСИ СТОРОН

Участник ____________________ _____

Выставочный комитет (Выставком) ____________________ _____

Заключительный раздел содержит официальные реквизиты обеих сторон: юридические адреса, почтовые адреса для корреспонденции, идентификационные налоговые номера (ИНН, КПП) и банковские реквизиты для расчетов. Эта информация необходима для правильного оформления документов, перечисления денежных средств и официальной коммуникации между организациями. Подписи уполномоченных представителей сторон подтверждают их согласие со всеми условиями договора и придают документу юридическую силу. Важно, чтобы подписывающие лица имели соответствующие полномочия согласно учредительным документам своих организаций.