Главная/Документы и договоры/Деловые документы/Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя

Содержание

Кратко о документе

Название документа: Должностная инструкция помощника руководителя
Когда нужен: Должностная инструкция помощника руководителя: официальный документ, определяющий обязанности, права и ответственность сотрудника на данной позиции.
Что содержит: реквизиты, описание ситуации, ключевые условия, подписи и приложения по теме документа.
Категория документов

Скачать и использовать документ

Тип документа: документ
Формат: справочный материал
Версия: справочная версия страницы JDex
Дата проверки: проверьте актуальность перед использованием

Скачать DOCX

Открыть текст документа

Описание документа

Что такое должностная инструкция помощника руководителя?
Это важный внутренний документ компании, который четко описывает работу помощника руководителя. Он нужен и работнику, и работодателю. Помощник понимает, что от него ждут, какие задачи выполнять, что он может делать, а что нет, и чем рискует в случае ошибок. Руководитель же получает инструмент для постановки задач и оценки качества работы.
Для кого и зачем нужна эта инструкция?
В первую очередь, она необходима самому помощнику, особенно в начале работы. Документ служит подробной «дорожной картой», избавляя от неопределенности. Вы будете точно знать, что входит в ваши обязанности: планировать график начальника, готовить документы, организовывать встречи, работать с информацией и многое другое.
Для работодателя инструкция – это гарантия, что ключевой сотрудник, работающий бок о бок с руководителем, действует в определенных рамках и понимает свою роль. Она помогает избежать конфликтов на почве «я думал, это не входит в мои обязанности».
Также документ полезен для отдела кадров при приеме на работу, проведении аттестации или в спорных ситуациях.
Основные разделы инструкции простыми словами

Общие положения – это «визитная карточка» должности. Здесь указано, кто принимает помощника на работу (директор), кому он подчиняется (непосредственно руководителю), и какие базовые требования к нему предъявляются (высшее образование и опыт от года). Также перечислены правила, по которым он должен играть: законы России, внутренние правила компании и указания начальства. Отдельно прописано, что помощник должен знать: как вести документы, как общаться с людьми, как пользоваться офисной техникой и программами, а также понимать структуру компании.
Должностные обязанности – самая объемная и важная часть. Это пошаговый список того, чем помощник будет заниматься каждый день:

Организация времени руководителя: составление расписания, бронирование переговорных, запись на прием.
Административная и техническая поддержка: заказ билетов и гостиниц, подготовка комнат для совещаний, обеспечение связи.
Работа с документами: прием и отправка писем, подготовка проектов приказов, писем, протоколов совещаний, ведение архива.
Коммуникации: передача поручений от руководителя другим сотрудникам, первый контакт с посетителями и партнерами, ответы на звонки.
Информационная поддержка: сбор данных для отчетов, подготовка справок и аналитических записок для принятия решений.

Фактически, помощник – это правая рука руководителя, который берет на себя все организационные вопросы, освобождая время босса для стратегических задач.

Права – это «инструменты» для выполнения обязанностей. Чтобы эффективно организовывать встречи, помощник может запросить информацию у любого отдела. Чтобы предлагать улучшения в работе – имеет право высказывать свои идеи. Он может требовать нормальные условия труда (исправный компьютер, доступ к программам) и принимать самостоятельные решения в рамках своей зоны ответственности (например, как лучше организовать конкретную поездку). Важное право – доступ к конфиденциальной информации, необходимой для работы.
Ответственность – обратная сторона прав и обязанностей. Здесь перечислено, за что помощника могут привлечь к дисциплинарной или даже материальной ответственности. Это не только очевидные вещи, как причинение ущерба или разглашение коммерческой тайны, но и нарушение сроков, грубое обращение с коллегами или партнерами, предоставление неверной информации. Этот раздел предупреждает о серьезных последствиях недобросовестной работы.

Почему важно использовать готовый образец?
Готовый шаблон должностной инструкции – отличная основа. Он составлен с учетом типовых обязанностей этой позиции и требований трудового законодательства. Вам не нужно изобретать велосипед и думать над формулировками. Достаточно скачать образец, адаптировать его под специфику вашей компании: добавить или убрать какие-то пункты в обязанностях (например, если нужна работа с соцсетями или специфическими программами), указать точное название должности и структурного подразделения. Это сэкономит время и поможет создать юридически грамотный документ.
Использование четкой и понятной должностной инструкции делает рабочие отношения прозрачными, снижает количество конфликтов и помогает выстроить эффективную работу помощника руководителя – одной из ключевых фигур в управлении компанией.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

УТВЕРЖДАЮ:

Директор ____________________ _____

(наименование организации)

____________________ _____

(подпись и ФИО)

«______» ____________________ _____ ______ г.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Работник назначается и увольняется с позиции помощника руководителя распоряжением директора компании.
Помощник подчиняется персонально руководителю организации.
В случае отсутствия помощника его полномочия и задачи передаются другому сотруднику, что закрепляется соответствующим организационным распоряжением.
Кандидат на данную позицию должен иметь законченное высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
В своей работе помощник обязан руководствоваться:
- действующим российским законодательством;
- внутренними правилами компании, ее Уставом и прочими нормативными актами;
- приказами и указаниями начальства.
Помощник руководителя обязан владеть знаниями о:
- принятом в компании документообороте;
- стандартах делового общения и этикета;
- порядке подготовки отчетов;
- принципах использования оргтехники и средств коммуникации;
- основам работы с текстовыми редакторами и программами для работы с таблицами;
- основам делопроизводства;
- структуре и штатному расписанию фирмы.

В этом разделе описаны базовые условия работы помощника руководителя: кто его принимает на работу, кому он подчиняется, какие требования предъявляются к его образованию и опыту. Также перечислены основные правила и знания, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. По сути, это введение, которое задает рамки его должности.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

На помощника руководителя возлагаются следующие рабочие задачи:

Составление и согласование ежедневного плана для руководителя: организация встреч, звонков, визитов и других событий.
Личное участие в мероприятиях руководителя: сопровождение на встречах, приемах, в командировках.
Обеспечение технической стороны работы руководителя: заказ проездных документов, транспорта; подготовка переговоров и встреч.
Фиксация хода и итогов собраний, заседаний, обсуждений в виде протоколов и иных документов.
Доведение поручений и указаний руководства до сведения сотрудников отделов и контроль за их выполнением.
Сбор сведений, подготовка и представление руководителю аналитических, информационных, справочных и прочих отчетов.
Ведение документооборота, прием корреспонденции, адресованной руководителю.
Запись посетителей на личный прием к руководителю и организация их приема.
Прием на подпись руководителю различных документов и заявлений, их фиксация, учет и передача.
Подготовка писем, запросов и других бумаг по заданию руководства.
Организация собраний, совещаний и встреч под руководством директора. Сбор требуемых материалов, уведомление участников о времени, месте и тематике мероприятия.
Выполнение личных поручений руководителя.

Это основной раздел инструкции. Здесь подробно перечислено, что именно входит в работу помощника руководителя: от планирования графика босса и его сопровождения до подготовки документов и контроля за исполнением поручений. Фактически это список его ежедневных дел и зона ответственности.

III. ПРАВА

Помощник руководителя обладает следующими правами:

Запрашивать и получать сведения, необходимые для выполнения рабочих задач.
Вносить предложения руководству по улучшению собственной работы и оптимизации деятельности компании.
Направлять запросы в подразделения фирмы (по указанию руководителя или по собственной инициативе) для получения документов, требуемых для исполнения обязанностей.
Требовать от руководства создания необходимых условий для качественного выполнения своей работы.
Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.
Иметь доступ к закрытой информации, если этого требует служебная необходимость.

В данном разделе прописаны полномочия, которыми наделен помощник для эффективного выполнения своей работы. Это право на получение информации, внесение предложений, запрос документов и доступ к конфиденциальным данным. Эти права дают ему необходимые инструменты для действий.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Помощник руководителя несет ответственность за:

Предоставление сотрудникам организации неверных сведений.
Некачественное или неполное выполнение своих трудовых функций.
Причинение материального ущерба организации, государству, партнерам или сотрудникам.
Нарушение установленных сроков выполнения заданий.
Несоблюдение положений внутренних документов компании, решений и постановлений.
Разглашение коммерческой тайны, персональных данных и иной конфиденциальной информации.
Совершение действий, выходящих за границы его полномочий.
Нарушение трудовой дисциплины, правил безопасности, внутреннего распорядка и противопожарных норм.
Несоблюдение норм делового этикета, грубость в общении с партнерами, посетителями и коллегами.

Заключительный раздел определяет, за что именно помощник руководителя может быть привлечен к ответственности. Перечень включает как профессиональные просчеты (срыв сроков, разглашение тайн), так и нарушение общих правил поведения на работе. Этот список помогает понять границы дозволенного и серьезность последствий их нарушения.