Должностная инструкция заведующего складом

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО СКЛАДОМ

____________________ ___

(наименование учреждения)

«______» _______________ г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает обязанности, права и зону ответственности заведующего складом ____________________ ___ (далее — «предприятие»).

1.2. На должность заведующего складом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и опыт работы в аналогичной должности не менее ______ лет, либо лицо со средним (полным) общим образованием и опытом работы заведующим складом не менее ______ лет.

1.3. Прием на работу и увольнение заведующего складом осуществляется приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий складом находится в непосредственном подчинении у ____________________ ___.

1.5. На период временного отсутствия заведующего складом (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качество их выполнения.

1.6. Заведующий складом должен знать:

• Действующие технические условия и стандарты, регламентирующие хранение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
• Методические материалы и нормативные акты, касающиеся организации складского хозяйства.
• Характеристики хранимых ТМЦ: размеры, виды, марки, сортность, качественные показатели и установленные нормы их расхода.
• Правила и порядок складирования, размещения, хранения ТМЦ, а также инструкции по их учету.
• Организацию погрузочно-разгрузочных работ.
• Условия договоров по хранению и транспортировке грузов, аренде оборудования и складских площадей.
• Нормы и правила охраны труда, пожарной и технической безопасности.
• Порядок проведения расчетов за выполненные работы и оказанные услуги.
• Правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникационного оборудования и связи.
• Основы организации производства, экономики, управления и труда.
• Положения действующего трудового законодательства.

1.7. В своей деятельности заведующий складом руководствуется:

• Техническими условиями и стандартами на хранение ТМЦ.
• Методической и нормативной документацией по складскому хозяйству.
• Распоряжениями и указаниями вышестоящего руководства по вопросам своей компетенции.
• Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
• Уставом предприятия.
• Приказами и распоряжениями директора предприятия и своего непосредственного руководителя.
• Настоящей должностной инструкцией.

В этом разделе закладывается фундамент для работы ключевого сотрудника, отвечающего за материальные ценности компании. Определяется его место в структуре (подчинение директору или другому руководителю) и формальные требования: наличие образования (профессионального или общего) и обязательный опыт работы на аналогичной позиции, который нужно указать в пропусках. Особое внимание уделяется знаниям: завскладом должен быть экспертом не только в правилах хранения и характеристиках товаров, но и в договорной работе, охране труда, основах экономики и даже в работе с компьютерной техникой. Это показывает, что современный заведующий складом — это не просто «кладовщик», а административный работник с широким кругозором, способный управлять сложным хозяйственным объектом. Пункт о заместителе на время отсутствия обеспечивает непрерывность операций на складе, что критически важно для бизнеса.

2. Функции

На заведующего складом возложены следующие основные функции:

1. Контроль за корректным ведением учета всех складских операций.
2. Обеспечение полной сохранности товарно-материальных ценностей, находящихся на складе.
3. Подготовка и представление установленной отчетности.
4. Общее руководство деятельностью персонала склада и организацией его работы.
5. Внедрение современных технологий (компьютерной техники, систем связи) для совершенствования складского хозяйства.
6. Контроль за соблюдением подчиненными работниками норм и правил по охране труда и технике безопасности.
7. Организация работы по повышению квалификации сотрудников склада.

Этот раздел является сжатым резюме всей деятельности заведующего складом. Он выделяет семь ключевых направлений его работы. Первые три функции — учет, сохранность и отчетность — это классическая «святая троица» материальной ответственности. Руководство работой склада подразумевает управление людьми и процессами. Очень важна функция по внедрению современных средств — она прямо указывает на необходимость цифровизации и оптимизации, что выводит роль завсклада из состояния рутинного хранения в состояние постоянного улучшения процессов. Функции по контролю охраны труда и повышению квалификации персонала подчеркивают его роль как руководителя, отвечающего не только за «железо» и товары, но и за безопасность и профессиональный рост своей команды. По сути, это перечень стратегических целей, достижению которых должны быть подчинены его ежедневные обязанности.

3. Должностные обязанности

Заведующий складом обязан:

1. Гарантировать сохранность всех товарно-материальных ценностей на складе и неукоснительное соблюдение установленных для них режимов хранения (температура, влажность и т.д.).
2. Организовывать работу склада по приему, отпуску (отгрузке) и хранению ТМЦ. Рационально размещать ценности с учетом оптимального использования площади, удобства поиска и оперативного доступа.
3. Обеспечивать правильное оформление и своевременную сдачу всех приходных и расходных документов (накладных, актов и т.п.).
4. Контролировать техническое состояние складских помещений, оборудования и инвентаря, организовывать их своевременный ремонт и обслуживание.
5. Следить за наличием, исправностью и готовностью к применению средств противопожарной защиты.
6. Организовывать проведение погрузочно-разгрузочных работ на территории склада в строгом соответствии с нормами по охране труда, инструкциями и правилами безопасности.
7. Принимать непосредственное участие в проведении плановых и внеплановых инвентаризаций ТМЦ.
8. Обеспечивать сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам многооборотной тары, поддонов и другого погрузочного реквизита.
9. Участвовать в разработке и реализации мероприятий по повышению эффективности работы склада, внедрению современных технологий учета и управления, снижению затрат на транспортировку и хранение.
10. Контролировать ведение учета складских операций и составление установленной отчетной документации.

Это самый детальный и практический раздел, описывающий, что конкретно заведующий складом делает каждый день. Обязанности вытекают из функций и покрывают весь жизненный цикл товара на складе: от момента приема (проверка, оформление документов) до момента отпуска (организация отгрузки). Особое внимание уделяется организации пространства — рациональное размещение напрямую влияет на скорость работы и сохранность товаров. Обязанности по контролю за состоянием помещений, оборудования и пожарной безопасности делают его ответственным за инфраструктуру. Участие в инвентаризациях — ключевой элемент контроля. Пункт о возврате тары демонстрирует внимание к деталям и работе с партнерами. Наконец, обязанность участвовать в совершенствовании процессов и внедрении технологий показывает, что от завсклада ожидают не просто поддержания статус-кво, а активного поиска путей для развития и оптимизации вверенного ему участка работы. Это портрет proactive-руководителя среднего звена.

4. Права

Заведующий складом имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение работы складского хозяйства и повышение его эффективности.
2. Знакомиться с проектами управленческих решений, касающихся вопросов складской деятельности.
3. Взаимодействовать с руководителями других подразделений компании, запрашивать и получать от них необходимые для работы документы и информацию.
4. Визировать и подписывать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить директору предприятия предложения о назначении, увольнении и переводе сотрудников склада.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения условий и оказания содействия, необходимых для исполнения своих должностных обязанностей.
7. Выдвигать предложения о поощрении отличившихся работников или о применении дисциплинарных взысканий к нарушителям.

Этот раздел предоставляет заведующему складом необходимый набор полномочий для эффективного управления. Права сбалансированы и практичны. Право вносить предложения и знакомиться с решениями дает ему возможность влиять на процессы и быть в курсе стратегии. Право взаимодействовать с другими отделами критически важно для координации (например, с отделом закупок по поставкам или с отделом продаж по отгрузкам). Право подписи документов в рамках компетенции делегирует ему административную ответственность. Наиболее весомыми являются кадровые права: внесение предложений по приему, увольнению, переводу, поощрениям и взысканиям. Это делает его полноценным руководителем своего подразделения, отвечающим за формирование команды и дисциплину. Право требовать содействия от руководства защищает его в ситуациях, когда для решения проблемы необходимы ресурсы или решения на уровне вышестоящего менеджмента. В совокупности эти права превращают его из простого исполнителя в самостоятельного руководителя среднего звена.

5. Ответственность

Заведующий складом несет ответственность:

1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, перечисленных в настоящей инструкции, в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.
2. За правонарушения, совершенные в ходе профессиональной деятельности, в рамках, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
3. За причинение материального ущерба имуществу работодателя в порядке и пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:

____________________ ___ / ____________________ ___

С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил:

____________________ ___ / ____________________ ___

Заключительный раздел четко очерчивает виды и границы ответственности, что логично для должности, связанной с материальными ценностями. Ответственность делится на три основных вида. Первый — дисциплинарная ответственность за невыполнение прямых обязанностей (например, за беспорядок на складе, нарушение правил хранения). Второй — юридическая ответственность за правонарушения (например, нарушения правил безопасности, приведшие к ЧП). Третий, и часто самый значимый, — материальная ответственность. Учитывая, что заведующий складом отвечает за сохранность часто очень дорогостоящих товаров, этот пункт имеет огромное практическое значение. Обычно с таким сотрудником дополнительно заключают договор о полной материальной ответственности. Формулировки отсылают к действующему законодательству, что означает: конкретные меры (выговор, увольнение, возмещение ущерба) применяются не произвольно, а в строгом соответствии с нормами ТК РФ и ГК РФ. Это защищает как работника от необоснованных претензий, так и работодателя, давая ему законные рычаги воздействия в случае нарушений.