Главная/Документы и договоры/Деловые документы/Должностная инструкция секретаря-машинистки

Должностная инструкция секретаря-машинистки

Содержание

Кратко о документе

Название документа: Должностная инструкция секретаря-машинистки
Когда нужен: Образец должностной инструкции для секретаря-машинистки. Готовый шаблон с обязанностями, правами и ответственностью сотрудника, занимающегося делопроизводством и техническим обеспечением работы руководителя.
Что содержит: реквизиты, описание ситуации, ключевые условия, подписи и приложения по теме документа.
Категория документов

Скачать и использовать документ

Тип документа: документ
Формат: справочный материал
Версия: справочная версия страницы JDex
Дата проверки: проверьте актуальность перед использованием

Скачать DOCX

Открыть текст документа

Описание документа

Должностная инструкция — это один из ключевых документов, определяющих трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Для такой ответственной и многозадачной должности, как секретарь-машинистка, наличие четкой и подробной инструкции особенно важно. Этот документ не просто формальность, а практический инструмент, который помогает и работнику, и руководству.
Для чего нужна должностная инструкция секретаря-машинистки?

Четкость обязанностей. Сотрудник с первого дня понимает, что именно от него ожидают. Это исключает ситуации, когда руководитель требует выполнения задач, которые работник считает не своей обязанностью, и наоборот.
Основа для оценки. При аттестации или рассмотрении вопроса о премировании можно объективно оценить, насколько хорошо секретарь-машинистка справляется с перечисленными в инструкции обязанностями.
Защита прав работника. Раздел «Права» дает сотруднику законные основания запрашивать информацию, вносить предложения и требовать создания условий для работы.
Правовая определенность. В случае конфликтных ситуаций, неисполнения обязанностей или причинения ущерба инструкция служит документом, на который можно ссылаться, определяя меру ответственности.
Облегчение адаптации. Новому сотруднику инструкция служит подробным гидом, помогающим быстро вникнуть в суть работы.

Особенности должности «Секретарь-машинистка» Современное название этой должности может звучать как «секретарь», «офис-менеджер» или «помощник руководителя», но суть остается схожей. Это сотрудник, который обеспечивает техническую и организационную поддержку работы руководителя (или нескольких руководителей). Ключевое отличие, заложенное в историческом названии «машинистка» — это навык скоростной печати и работы с документами. В цифровую эпоху это трансформировалось в уверенное владение ПК, офисными программами (Word, Excel), оргтехникой и системами электронного документооборота.
Ключевые разделы инструкции и как их применять:

Общие положения. Здесь работодатель должен вписать конкретные данные:

В пункте о подчинении указать должность непосредственного начальника (например, «Директор по развитию» или «Руководитель отдела кадров»).
В пунктах о приеме/освобождении и назначении замены также указать должность лица, уполномоченного принимать эти решения.

Этот раздел задает «правила игры» и иерархию.

Должностные обязанности. Самый важный для ежедневной работы раздел. Работодатель может адаптировать его под специфику компании:

Если в компании используется электронная почта и CRM-система, можно добавить обязанности: «Ведет электронный календарь руководителя», «Работает с входящей электронной почтой», «Вносит данные в CRM по поручению руководителя».
Если секретарь обслуживает не одного, а нескольких менеджеров, это тоже стоит прописать.
Можно детализировать работу с документами: «Регистрирует входящие и исходящие документы в журнале (электронной базе)», «Готовит проекты писем и приказов».

Главное — чтобы обязанности были реальными и выполнимыми.

Права. Этот раздел часто недооценивают, но он критически важен для эффективной работы. Например, право «запрашивать информацию» означает, что если секретарю для подготовки отчета нужны данные из бухгалтерии, бухгалтерия обязана их предоставить. Руководству стоит донести это до других отделов. Право «вносить предложения» стоит поощрять — кто, как не секретарь, видящий все узкие места в документообороте и коммуникациях, может предложить полезные улучшения.
Ответственность. Формулировки здесь общие, что нормально. Конкретные меры (выговор, лишение премии, увольнение) применяются в рамках Трудового кодекса. Важно, чтобы работник при ознакомлении с инструкцией понимал: небрежное обращение с документами, разглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе работы, или халатное отношение к обязанностям может иметь серьезные последствия.

Как внедрить должностную инструкцию?

Разработка/адаптация. На основе шаблона подготовьте итоговый вариант, заполнив все поля ______ и при необходимости дополнив обязанности.
Согласование. Желательно согласовать текст с руководителем, в непосредственном подчинении которого будет работник, и с юристом или кадровой службой.
Ознакомление. При приеме на работу или вводе инструкции в действие сотрудник должен ознакомиться с документом под подпись. Лучше завести для этого отдельный лист ознакомления или журнал. Факт ознакомления крайне важен с юридической точки зрения.
Хранение. Подписанный экземпляр инструкции хранится в личном деле сотрудника.

Чем хорош данный образец? Представленный шаблон является классическим и охватывает все основные аспекты работы:

Универсальность. Подходит для большинства организаций, от небольших фирм до крупных предприятий.
Полнота. Включает и технические обязанности (печать, работа с оргтехникой), и организационные (подготовка совещаний), и документальные (делопроизводство, архив).
Структурированность. Четкое деление на разделы облегчает восприятие и поиск нужной информации.
Соответствие закону. В тексте присутствуют необходимые отсылки к трудовому законодательству.

Возможные доработки для современного офиса: Чтобы сделать инструкцию более актуальной, в раздел «Обязанности» можно добавить:

Работа с офисной АТС, прием и распределение звонков.
Заказ канцелярии, воды, обслуживание офисной техники.
Организация командировок руководителя (бронирование билетов, гостиниц).
Поддержание порядка в приемной и переговорных комнатах.
Ведение базы контактов и рассылка информационных сообщений.

Использование готового образца должностной инструкции секретаря-машинистки значительно упрощает работу кадровой службы или руководителя, экономя время на составление документа с нуля и обеспечивая его юридическую корректность. Для сотрудника же это — ясная «дорожная карта» его профессиональной деятельности в компании.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ

1. Общие положения

1. На должность секретаря-машинистки принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

2. Секретарь-машинистка принимается на должность и освобождается от должности организации (директором, руководителем) по представлению ______ (должность).

3. Секретарь-машинистка должна знать:

положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
машинопись;
правила орфографии и пунктуации;
порядок расположения материала при печатании различных документов;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
основы организации труда;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:

законодательством Российской Федерации,
Уставом (положением) организации,
приказами и распоряжениями ______ организации, (генерального директора, директора, руководителя)
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно: ______ (должность).

6. На время отсутствия секретаря-машинистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ______ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Этот раздел задает фундамент для всей дальнейшей работы сотрудника. Здесь определяется, кто может претендовать на эту должность с точки зрения образования (достаточно среднего или начального профессионального) и опыта (требований к стажу нет, что делает должность доступной для начинающих). Указание на «специальную подготовку» оставляет работодателю возможность требовать от кандидата навыков машинописи или основ делопроизводства. Далее перечисляется обширный круг знаний, которыми должна обладать секретарь-машинистка. Обратите внимание, что список включает не только технические навыки (машинопись, работа с оргтехникой), но и знания по документообороту, структуре компании, трудовому законодательству и охране труда. Это показывает, что должность предполагает ответственность и требует понимания внутренних процессов. Раздел также четко обозначает, чьим указаниям следует сотрудник (законы, устав, приказы руководства, эта самая инструкция), кто его непосредственный начальник и кто будет его заменять во время отсутствия. Это устраняет неопределенность в подчинении и преемственности.

2. Должностные обязанности секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Это сердцевина документа, подробный список того, что сотрудник обязан делать каждый день. Обязанности можно условно разделить на несколько блоков. Первый — это личное содействие руководителю: обеспечение его работы технически (пункты 1, 5), организация коммуникации (пункты 2, 3, 6, 11), печать документов (пункт 7). Второй блок — работа с документами и информацией: делопроизводство, обработка входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков, подготовка документов к копированию и архив (пункты 8, 9, 12, 13). Третий блок — организационная поддержка мероприятий: подготовка совещаний и ведение протоколов (пункт 4). Этот раздел очень конкретен. Он показывает, что секретарь-машинистка — это не просто человек, который печатает тексты, а ключевой сотрудник, обеспечивающий информационный поток, связь руководителя с коллективом и внешним миром, а также порядок в документах. От четкого выполнения этих обязанностей во многом зависит эффективность работы всего руководящего звена.

3. Права секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка имеет право:

Вносить на рассмотрение руководства предложения: по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями, о поощрении подчиненных ему отличившихся работников, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Этот раздел уравновешивает обязанности и дает сотруднику инструменты для их эффективного выполнения. Права здесь направлены на то, чтобы секретарь-машинистка могла работать не как пассивный исполнитель, а как ответственный и инициативный работник. Право вносить предложения по улучшению работы (п.1) поощряет ее активность в оптимизации процессов, с которыми она сталкивается ежедневно. Право запрашивать информацию (п.2) — это ключевой момент для выполнения многих обязанностей (например, получить сведения для доклада руководителю или собрать материалы к совещанию). Без этого права ее запросы к другим отделам могли бы игнорироваться. Права знакомиться с документами (п.3, 4) обеспечивают прозрачность: сотрудник может всегда свериться со своей инструкцией, узнать, по каким критериям его оценивают, и быть в курсе решений, которые затрагивают его работу. Право требовать содействия от руководства (п.5) защищает ее в ситуациях, когда для работы не хватает оборудования, канцтоваров или нужных справок. Последний пункт (п.6) является «страховочным» и отсылает ко всем правам, гарантированным Трудовым кодексом (на своевременную оплату труда, отдых, безопасные условия труда и т.д.).

4. Ответственность секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка несет ответственность в следующих случаях:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Заключительный раздел обозначает границы ответственности сотрудника. Он формулируется в общей форме, отсылая к нормам законодательства, что является стандартной практикой. Пункт 1 касается дисциплинарной ответственности за недобросовестное выполнение рабочих задач из раздела «Обязанности». Это может привести к замечанию, выговору или даже увольнению по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ. Пункт 2 предупреждает, что если действия секретаря-машинистки подпадут под признаки административного (например, нарушение правил документооборота) или уголовного (например, растрата) правонарушения, она будет отвечать по всей строгости закона. Пункт 3 касается материальной ответственности. Если по вине сотрудника организации будет нанесен реальный финансовый ущерб (например, порча дорогостоящего оборудования, утрата важного документа, приведшая к штрафу), она может быть обязана его возместить. Обычно для таких должностей устанавливается ограниченная материальная ответственность (в пределах среднего месячного заработка), если иное не предусмотрено отдельным договором. Этот раздел важен для обеих сторон: работник понимает серьезность последствий халатности, а работодатель имеет правовые основания для применения санкций в случае нарушений.