Журнал регистрации исходящей корреспонденции: образец таблицы для учета отправленных документов

Описание документа

Любая организация, независимо от её размера, ведет переписку с партнерами, клиентами, государственными органами. Письма, договоры, коммерческие предложения, акты — все это исходящие документы. Чтобы не запутаться в этом потоке, контролировать отправку и иметь возможность быстро найти информацию о любом отправленном документе, необходимо вести журнал регистрации исходящей корреспонденции. Данный шаблон представляет собой готовую форму такого журнала.

Что такое журнал исходящей корреспонденции и зачем он нужен?

Журнал исходящей корреспонденции — это учетный регистр (книга, тетрадь, электронная таблица), в котором фиксируются все документы, отправляемые организацией во внешний мир. Его основное предназначение — создать упорядоченную систему учета отправок. Вот зачем это нужно на практике:

Контроль и дисциплина документооборота: Вы точно знаете, что, кому, когда и кто отправил. Ни одно письмо не потеряется.
Быстрый поиск информации: Если через полгода клиент спросит: «А высылали ли вы нам договор в марте?», вы за минуту найдете запись в журнале с датой, исходящим номером и способом отправки.
Доказательство факта отправки: В случае споров (например, о пропуске срока по договору) запись в журнале с указанием даты и номера почтового отправления может служить косвенным доказательством того, что вы направили документ вовремя.
Внутренняя отчетность и анализ: Можно проанализировать, с какими контрагентами ведется активная переписка, какова нагрузка на отделы.
Обязательное требование для некоторых организаций: Для государственных учреждений, архивов, а также в рамках реализации требований по делопроизводству ведение таких журналов часто является обязательным.

Кто и как должен вести этот журнал?

Обычно журнал ведет сотрудник, ответственный за делопроизводство: секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя или специальный отдел документационного обеспечения (ДОУ). В небольших компаниях это может делать бухгалтер или сам руководитель. Важно, чтобы это был один человек или четко определенный круг лиц, иначе возникнет путаница. Журнал можно вести:

В бумажном виде: В специальной прошитой и пронумерованной книге (журнале). Это классический способ, обеспечивающий высокую доказательную силу. Недостаток — неудобство поиска и анализа.
В электронном виде: В таблице или Таблицы. Это самый популярный и удобный способ. Позволяет быстро сортировать, фильтровать, искать. Можно легко настроить под свои нужды.
С помощью специальных программ: Системы электронного документооборота (СЭД) часто имеют встроенные модули для регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

Данный шаблон подходит как для бумажного, так и для электронного формата.

Как заполнять журнал? Подробный разбор каждого столбца

Шаблон состоит из таблицы с девятью столбцами. Рассмотрим, как заполнять каждый из них на конкретном примере:

Предположим, 15 марта 2024 года отдел продаж отправил клиенту ООО «Старт» коммерческое предложение на 3 листах в одном экземпляре по электронной почте.

Дата документа (1): «15.03.2024». Ставим дату, которая указана на самом коммерческом предложении.
Регистрационный номер (2): «Исх-045/03-2024». Это номер, который секретарь присвоил документу при его подготовке к отправке. Он должен быть на документе.
Вид документа (3): «Коммерческое предложение» или сокращенно «КП».
Адресат (4): «ООО «Старт»».
Заголовок (5): «На поставку оргтехники». Коротко и по делу.
Количество листов (6): «3». Считаем все страницы в файле, включая титульную.
Количество экз. (7): «1». Отправили одну электронную копию.
Исполнитель (8): «Петров И.С., отдел продаж». Тот, кто составил и отправил.
Примечание (9): «Отправлено на : @.». Или можно указать «Электронная почта».

Запись готова. Теперь, если через месяц клиент скажет, что не получал предложение, вы сможете посмотреть в журнал и подтвердить факт отправки.

Советы по эффективному ведению журнала

Регистрируйте документы оперативно: Вносите запись сразу после отправки документа, пока информация свежа в памяти.
Присваивайте номера последовательно: Регистрационный номер должен увеличиваться на единицу с каждым новым документом. Нельзя пропускать номера или использовать один номер дважды.
Будьте последовательны в заполнении: Старайтесь заполнять все столбцы для каждой записи. Особенно важны номер, дата и адресат.
Используйте графу «Примечание» для важных деталей: Номер трекинга почтового отправления, факт получения уведомления о вручении, отметка «СРОЧНО».
Храните журнал и копии отправленных документов: Журнал бесполезен без архива самих документов. Копии отправленных писем (файлы или бумажные копии) должны храниться в соответствии с номенклатурой дел компании.
Регулярно делайте резервные копии электронного журнала, если ведете его в цифровом формате.

Что такое регистрационный номер и как его формировать?

Регистрационный номер — это уникальный идентификатор документа внутри вашей организации. Простая последовательность чисел (1, 2, 3…) не очень информативна. Лучше использовать составной номер, который может включать:

Индекс вида документа: Например, «П» — письмо, «Д» — договор, «КП» — коммерческое предложение.
Индекс отдела-отправителя: «01» — дирекция, «02» — отдел продаж.
Порядковый номер в течение года: Трехзначное число, например, 045.
Год: 2024.

Пример итогового номера для письма от отдела продаж: «02-П-045/2024». Или более простой: «Исх-045/03-2024», где «Исх» — исходящий, «045» — порядковый номер, «03» — месяц, «2024» — год. Выберите удобную для вас систему и придерживайтесь её.

Отличие исходящего журнала от входящего

Важно не путать журнал исходящей корреспонденции с журналом входящей. Они зеркальны друг другу:

Журнал входящей корреспонденции фиксирует документы, которые поступают в организацию (письма от партнеров, требования из госорганов).
Журнал исходящей корреспонденции фиксирует документы, которые организация отправляет вовне.

Часто компании ведут оба журнала, иногда даже в одной книге или файле, разделив её на две части. Это дает полную картину всего документооборота.

Ведение журнала исходящей корреспонденции — это признак организованности и серьезного подхода к бизнесу. Он экономит время, предотвращает потери информации и служит вашим надежным помощником в деловой переписке. Данный шаблон, с его продуманной структурой столбцов, — отличная основа для наведения порядка в вашем документообороте.

ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Дата документа	Регистрационный номер документа	Вид документа	Адресат	Заголовок (краткое содержание документа)	Количество листов	Количество экз.	Исполнитель (ФИО, структурное подразделение)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________
______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________
______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________
______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________
______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________
______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________	______________

Шапка журнала (столбцы)

Дата документа, Регистрационный номер документа, Вид документа, Адресат, Заголовок (краткое содержание документа), Количество листов, Количество экз., Исполнитель (ФИО, структурное подразделение), Примечание.

Это заголовки столбцов будущей таблицы. Каждый столбец отвечает за свою важную информацию о документе, который вы отправляете из организации. Вместе они образуют полную «карточку» отправки. Вам не нужно придумывать эти названия — они уже даны в шаблоне. Ваша задача — просто вписывать данные в соответствующие ячейки под каждым заголовком, когда будете вести журнал. Первая строка с цифрами от 1 до 9 — это условные номера столбцов для удобства ссылки в инструкциях.

Строки для внесения записей

В таблице представлены пустые строки с ячейками для заполнения.

Это основное рабочее поле журнала — пустые строки, которые вы будете заполнять по мере отправки писем, приказов, договоров и других документов. Каждая строка соответствует одному отправленному документу. Количество строк в шаблоне ограничено, но на практике журнал ведется в тетради, книге или электронной таблице, где строк может быть сколько угодно. Вписывайте информацию аккуратно и последовательно, строка за строкой, по мере регистрации каждого исходящего документа.

Столбец 1: Дата документа

Указывается дата составления отправляемого документа.

В эту колонку вы ставите число, месяц и год, которые указаны на самом документе, который вы отправляете (например, на письме или приказе). Это не дата отправки почтой, а дата подписания или составления документа. Она помогает в дальнейшем быстро найти документ по хронологии. Если дата на документе стоит, к примеру, «15 марта 2024», то именно её и пишете в эту ячейку.

Столбец 2: Регистрационный номер документа

Указывается исходящий номер, присвоенный документу при регистрации в организации.

Это уникальный номер, который ваша организация присваивает каждому отправляемому документу. Обычно он состоит из индекса отдела, порядкового номера и года (например, «Исх-015/03-2024»). Этот номер проставляется на самом документе (часто в верхнем правом углу) и затем дублируется здесь. Номер — это главный «адрес» документа в вашем документообороте, по нему можно быстро найти копию в архиве.

Столбец 3: Вид документа

Указывается наименование вида отправляемого документа (письмо, приказ, договор, акт и т.д.).

Здесь коротко пишете, что это за документ. Например: «Письмо», «Коммерческое предложение», «Приказ №5», «Договор поставки», «Акт выполненных работ». Это нужно для быстрой классификации. Если у вас есть внутренние сокращения для видов документов (например, «П» для письма), можно использовать их, но лучше писать понятно, чтобы новый сотрудник тоже мог разобраться.

Столбец 4: Адресат

Указывается наименование организации или ФИО физического лица, кому направлен документ.

В эту ячейку записываете, кому именно вы отправляете документ. Если это другая компания, пишите её полное или краткое название (например, «ООО «Вектор»»). Если это госорган — его название (например, «ИФНС №18 по г. Москве»). Если это физическое лицо — фамилию, имя и отчество. Можно добавить город для ясности. Эта информация поможет понять, с кем и по каким вопросам велась переписка.

Столбец 5: Заголовок (краткое содержание документа)

Указывается краткая суть документа (о чем он).

Это очень важная колонка. Здесь нужно одной-двумя фразами описать, о чем документ. Не нужно переписывать весь текст! Например, для письма: «О переносе сроков поставки оборудования», для приказа: «О назначении ответственного за пожарную безопасность». Заголовок должен быть информативным, чтобы через полгода, глядя на журнал, вы сразу вспомнили, о чем шла речь, без необходимости искать сам документ.

Столбец 6: Количество листов

Указывается общее количество листов в отправляемом документе (включая все приложения).

Здесь вы пишете цифру — сколько всего листов бумаги составляют отправляемый пакет документов. Это важно для контроля за расходом бумаги, для учета почтовых расходов (вес отправления) и для проверки комплектности. Подсчитывайте все: сам документ и все приложения к нему. Например, если вы отправляете договор на 3 листах и приложение-спецификацию на 2 листах, в этой графе ставите «5».

Столбец 7: Количество экз.

Указывается количество экземпляров документа, направленных адресату.

В этой графе указываете, сколько идентичных копий документа вы отправили одному и тому же адресату. Чаще всего отправляется один экземпляр, поэтому здесь будет стоять «1». Но бывают случаи, когда по требованию или по правилам нужно отправить два или более экземпляра (например, договор в двух экземплярах, один из которых должен быть возвращен с подписью). Тогда пишете соответствующую цифру.

Столбец 8: Исполнитель (ФИО, структурное подразделение)

Указывается ФИО сотрудника, подготовившего документ, и его отдел.

Здесь фиксируется, кто именно в вашей организации является автором или ответственным за этот документ. Указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, а также его структурное подразделение (отдел, управление, департамент). Например: «Иванова А.С., отдел продаж». Это нужно для внутренней отчетности, для того, чтобы в случае вопросов по документу знать, к кому обратиться, и для распределения нагрузки между сотрудниками.

Столбец 9: Примечание

Указываются дополнительные сведения (способ отправки, номер почтового отправления, факс, email и т.д.).

Это необязательная, но очень полезная колонка для всяких дополнительных пометок. Здесь можно указать, каким способом документ был отправлен: «Почта России, заказное письмо №12345678900», «Курьерская служба СДЭК», «Электронная почта, info@company.ru», «Факс». Можно отметить особые обстоятельства: «Срочно», «С уведомлением о вручении», «Отправлен повторно». Эти пометки помогут отследить отправление и доказать факт его направления в случае споров.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.