Заявка на участие в тендере на поставку лекарственных средств: образец

Описание документа

Заявка на участие в тендере на поставку лекарств: что это и как ее заполнить?

Государственные закупки лекарств и медицинских изделий – огромный и строго регламентированный рынок. Чтобы стать поставщиком для больниц, поликлиник или аптек, работающих в системе госзаказа, компании необходимо пройти конкурсный отбор – тендер. Первым и самым важным шагом на этом пути является подача Заявки на участие в тендере на заключение государственного контракта на поставку лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Это не просто формальность, а юридически значимый документ, который выражает ваше намерение и содержит серьезные обязательства.

Что такое эта заявка и когда она нужна?

Эта заявка используется в рамках открытых конкурсов (тендеров) на поставку медикаментов для государственных и муниципальных нужд. Ее подают фармацевтические компании, дистрибьюторы, производители лекарств. Документ подтверждает, что вы:

Ознакомились со всеми условиями тендера, опубликованными организатором (техническим заданием, проектом контракта, требованиями к участникам).
Согласны поставить товар на предложенных вами условиях (цена, сроки, объем), которые вы прикладываете отдельным коммерческим предложением.
Берете на себя обязательство подписать государственный контракт, если ваше предложение окажется лучшим.

Без правильно оформленной и поданной в срок заявки ваша компания просто не будет допущена к участию в конкурсе.

Из чего состоит заявка? Разбираем по пунктам.

1. Подтверждение ознакомления и согласие (Пункт 1)

В этом пункте вы официально заявляете, что изучили конкурсную документацию. Особенно важно обратить внимание на специфику: тендер может касаться не просто любых лекарств, а жизненно важных препаратов, лекарств по льготным рецептам или препаратов обязательного ассортимента. Это накладывает особую ответственность на поставщика. Ваше согласие "подписать контракт в соответствии с нашими предложениями" означает, что все ваши устные договоренности должны быть четко отражены в прилагаемых документах.

2. Обязательство заключить контракт (Пункт 2)

Это ваше твердое обещание. Если вас признают победителем, вы обязаны подписать контракт в течение 10 дней с момента получения официального извещения. Несоблюдение этого срока может повлечь за собой серьезные последствия: организатор вправе расторгнуть с вами предварительное соглашение (которым, по сути, является ваша заявка после победы), потребовать возмещения убытков и не вернуть внесенное тендерное обеспечение (залог). В качестве контрагента может выступать не только напрямую Комитет фармации, но и третье лицо (например, конкретная больница) по его поручению.

3. Юридическая сила заявки (Пункт 3)

Это самый "сильный" пункт с юридической точки зрения. Он устанавливает, что с момента, как вы получаете письмо о победе, ваша заявка вместе с этим письмом уже образуют договор. То есть основные обязательства сторон возникают еще до подписания самого толстого бумажного контракта. Это правило защищает государственного заказчика от недобросовестных участников, которые могут попытаться отказаться от сделки после победы, чтобы "продать" товар дороже на свободном рынке. Для вас это означает, что нужно быть абсолютно уверенным в своих предложениях перед подачей заявки.

4. Реквизиты и банковские данные (Пункты 5-6)

Здесь нужно указать полные и точные юридический и почтовый адреса. Решение о результатах тендера пришлют именно по указанному вами адресу. Банковские реквизиты критически важны для возврата тендерного обеспечения (залога), который обычно вносится для участия в конкурсе. Если вы не выиграете, залог вернут на указанный счет. Ошибка в реквизитах может привести к задержкам возврата денег.

5. Обязательные приложения

Заявка без приложений недействительна. Стандартный пакет включает:

Копии учредительных документов (Устав, Свидетельство ОГРН, ИНН). Доказывают, что ваша компания легально существует.
Копия лицензии на фармацевтическую деятельность. Это ключевой документ. Поставка лекарств без лицензии запрещена законом. Проверьте срок действия лицензии.
Сведения о финансовом положении. Обычно это бухгалтерская отчетность за последний отчетный период (баланс, отчет о финансовых результатах). Эти документы показывают заказчику, что вы финансово устойчивы и сможете выполнить крупный контракт, возможно, с отсрочкой платежа.

Часто в конкурсной документации требуются и другие документы: справка об отсутствии задолженности по налогам, документы, подтверждающие опыт аналогичных поставок, сертификаты качества на товар и т.д. Внимательно изучите требования конкретного тендера.

Как правильно заполнить и подать заявку?

Внимательно изучите конкурсную документацию. На сайте госзакупок (ЕИС) найдите нужный тендер и скачайте все файлы: извещение, техническое задание, проект контракта, требования к оформлению заявок.
Подготовьте коммерческое предложение. Это отдельный документ, где вы указываете свою цену, сроки поставки, условия оплаты, наименование и количество товара строго в соответствии с техническим заданием.
Заполните заявку. Укажите точные реквизиты заказчика и свои данные. Впишите дату. В пункте 1 убедитесь, что описание предмета закупки соответствует извещению.
Соберите пакет приложений. Сделайте копии всех требуемых документов, заверьте их печатью компании (если это предусмотрено требованием).
Подпишите у руководителя. Заявку должен подписать генеральный директор или лицо по доверенности. Доверенность может потребоваться приложить.
Подайте в установленный срок. Заявки подаются строго до даты и времени окончания приема, указанных в извещении. Опоздание даже на минуту приведет к отклонению. Подача может осуществляться в бумажном виде (курьером или почтой) или в электронной форме через специальные электронные торговые площадки (ЭТП), что сейчас является основным способом.

Частые ошибки и как их избежать

Несоответствие предложения техническому заданию. Предлагаете не те лекарства, не в той дозировке или форме выпуска. Решение: Сверяйте каждую позицию.
Отсутствие обязательных документов. Забыли приложить лицензию или свежую выписку из ЕГРЮЛ. Решение: Составьте чек-лист на основе требований документации.
Ошибки в реквизитах. Неверный ИНН, адрес или банковский счет. Решение: Перепроверьте данные по официальным документам компании.
Пропуск сроков. Самая грубая и непоправимая ошибка. Решение: Планируйте подачу за несколько дней до дедлайна.

Подача этой заявки – ответственный шаг. Она связывает вашу компанию серьезными обязательствами. Используйте данный образец как надежную основу, но всегда адаптируйте его под конкретные требования конкурсной документации того тендера, в котором вы решили участвовать. Удачи в конкурсных процедурах!

ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ТЕНДЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ, НА ЗАКЛЮЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРАКТА НА ПОСТАВКУ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ И ИЗДЕЛИЙ МЕДИЦИНСКОГО НАЗНАЧЕНИЯ

КОМУ:
____________________ ____________________ ____________________

ОТ:
____________________ ____________________ ____________________

г. ____________________ ____
«______» 2025 г.

Это стандартная шапка официальной заявки. В поле "КОМУ" указывается наименование организатора тендера – обычно это государственный орган (например, Комитет фармации, Министерство здравоохранения или конкретная больница). В поле "ОТ" вносятся полные реквизиты компании-заявителя (название, юридический адрес). Указывается город составления документа и дата. Правильное заполнение реквизитов критически важно, так как заявка – это первый официальный документ, который вы подаете в рамках конкурса, и любые ошибки могут привести к отклонению.

СОДЕРЖАНИЕ ЗАЯВКИ

Изучив данные информационного сообщения об условиях тендера (конкурсного отбора) на заключение государственного контракта по поставкам продукции для государственных нужд, в том числе медикаментов, отпускаемых по льготным и бесплатным рецептам, жизненно важных препаратов и препаратов обязательного ассортимента, мы, нижеподписавшиеся, уполномоченные на подписание заявки, согласны подписать государственный контракт в соответствии с нашими предложениями, прилагаемыми к настоящей заявке.
В случае, если наши предложения будут приняты, берем на себя обязательство заключить государственный контракт с Комитетом фармации или третьим лицом по его поручению в срок не позднее 10 дней с момента отправления в наш адрес извещения о принятии наших предложений.
До подписания государственного контракта настоящая заявка с Вашим письменным сообщением о принятии наших предложений будет считаться имеющей силу договора между нами.
Совершено «______» 20______ г.
Полное наименование и адрес участника тендера (конкурсного отбора): ____________________ ____________________ ____________________. Решение о результатах тендера (конкурсного отбора) просим выслать по адресу: ____________________ ____________________ ____________________.
Платежные реквизиты участника тендера (конкурсного отбора), счет в банке, на который перечисляется сумма возвращаемого залога: ____________________ ____________________ ____________________.

Это основная часть заявки, где вы официально выражаете свое намерение участвовать. Пункт 1 подтверждает, что вы ознакомились со всей конкурсной документацией и согласны с условиями. Это ваше согласие заключить контракт на ваших же условиях, которые вы прикладываете отдельно (коммерческое предложение). Пункт 2 – это ваше обязательство подписать итоговый контракт в короткий срок (10 дней), если вы победите. Пункт 3 имеет особую юридическую силу: он означает, что с момента получения вами уведомления о победе, ваша заявка вместе с этим уведомлением уже образуют договор. Это защищает организатора от того, что победитель откажется подписывать контракт. Пункты 5 и 6 содержат ваши контактные и банковские данные для связи и возврата возможного тендерного обеспечения (залога).

ПРИЛОЖЕНИЯ К ЗАЯВКЕ

Приложения.

Копия учредительных документов.
Копия лицензии на фармацевтическую деятельность.
Сведения о своем финансовом положении.

Это список обязательных документов, которые должны сопровождать заявку. Они доказывают легитимность и надежность вашей компании как потенциального поставщика лекарств. Учредительные документы (устав, свидетельство ОГРН) подтверждают законность существования компании. Лицензия на фармацевтическую деятельность – ключевой документ, без которого вы не имеете права продавать лекарства. Сведения о финансовом положении (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах за последний период) показывают вашу платежеспособность и стабильность. Отсутствие любого из этих приложений почти гарантированно приведет к отказу в допуске к тендеру.

ПОДПИСЬ УПОЛНОМОЧЕННОГО ЛИЦА

____________________ ____ / ____________________ ____

«______» 2025 г.

Заявку подписывает руководитель компании (генеральный директор) или иное лицо, действующее на основании устава или доверенности. В первой строке указывается должность, во второй – подпись и ее расшифровка (Фамилия И.О.). Подпись подтверждает, что все данные в заявке верны, а обязательства, взятые в ней, являются обязательными для компании. Дата подписания должна соответствовать дате в шапке документа.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.