Запрос согласия на чрезвычайные расходы по хранению: образец

Описание документа

Запрос согласия на чрезвычайные расходы по хранению: объясняем простыми словами

Вы взяли на хранение чужую вещь – будь то мебель, оборудование, товар или архив. Стороны договорились об условиях и обычной ежемесячной плате. Но вдруг случается непредвиденное: ломается система вентиляции на складе, требуя срочного ремонта; возникает необходимость в специальной обработке от вредителей; или вещь неожиданно потребовала срочного страхования из-за изменившейся ситуации. Кто должен платить за эти дополнительные, "внеплановые" траты? Ответ на этот вопрос дает Запрос согласия поклажедателя на чрезвычайные расходы на хранение вещи.

Что такое "чрезвычайные расходы" в хранении?

Это не просто дополнительные издержки. По закону (статья 898 Гражданского кодекса РФ) чрезвычайными считаются расходы, которые:

Необходимы для сохранения вещи. Без этих трат имущество может быть утрачено, испорчено или повреждено. Это ключевой критерий.
Превышают обычные издержки по хранению. Они не были и не могли быть предусмотрены в первоначальной цене договора.
Являются непредвиденными. Они возникли после заключения договора из-за обстоятельств, которых стороны не могли предвидеть (авария, новые требования закона, действия третьих лиц).

Примеры: Срочный ремонт крыши после урагана, чтобы не затопило груз; дорогостоящая дезинфекция из-за обнаруженной плесени; услуги вооруженной охраны при резком росте криминогенной обстановки в районе склада; расходы на срочную перевозку вещи в другое место из-за чрезвычайной ситуации (пожар в соседнем здании).

Не являются чрезвычайными: Плановый текущий ремонт склада, повышение коммунальных тарифов, стандартные сезонные обработки. Такие расходы обычно должны быть заложены в стоимость услуги хранителем.

Зачем нужно получать согласие поклажедателя?

Потому что по умолчанию все расходы по хранению несет хранитель, если иное не указано в договоре. Чрезвычайные расходы – исключение. Закон (п. 2 ст. 898 ГК РФ) устанавливает специальную процедуру:

Хранитель обязан запросить согласие поклажедателя (того, кто сдал вещь) на эти расходы, установив разумный срок для ответа.
Если поклажедатель соглашается (письменно или конклюдентными действиями, например, перечисляет часть суммы), он обязан возместить расходы. Часто стороны договариваются о порядке возмещения — сразу, после завершения работ, или за счет будущих платежей.
Если поклажедатель отказывается или молчит в течение установленного срока, ситуация меняется. Хранитель вправе, но не обязан произвести эти расходы. Если он все же решит их понести ради спасения вещи, он может требовать возмещения только в пределах увеличения стоимости самой вещи (ее "спасенной" части). Это более сложная и рискованная для хранителя ситуация.

Таким образом, запрос – это способ хранителя обезопасить себя и четко определить финансовую ответственность сторон до того, как деньги будут потрачены.

Как правильно составить и отправить запрос? Пошаговая инструкция.

Заполните реквизиты. В "КОМУ" — точные данные поклажедателя. В "ОТ" — ваши данные как хранителя.
Сослайтесь на договор. Укажите номер и дату договора хранения, а также размер обычной платы. Это напомнит контрагенту об основных условиях.
Детально опишите причину и сумму расходов. Будьте конкретны. Не просто "необходим ремонт", а "в связи с обнаружением протечки кровли в секторе А-3, угрожающей затоплением хранимого имущества, требуется экстренный ремонт гидроизоляции".
Приложите или укажите доказательства. Это самая важная часть. Укажите, чем подтверждается необходимость: "что подтверждается актом осмотра помещения от [дата], подписанным обеими сторонами" или "коммерческим предложением от подрядной организации ООО "РемСтрой" 45 от [дата]". Идеально — приложить копии этих документов к запросу.
Установите четкий срок для ответа. Укажите конкретную дату ("до 15 ноября 2025 г."). Срок должен быть разумным, чтобы поклажедатель успел рассмотреть вопрос (обычно 5-10 рабочих дней).
Подпишите у руководителя. Запрос должен быть подписан лицом, уполномоченным действовать от имени хранителя, с расшифровкой подписи и датой.
Направьте с подтверждением получения. Отправьте заказным письмом с уведомлением, курьерской службой или через систему электронного документооборота (ЭДО). Обязательно сохраните доказательство отправки и (желательно) получения. Электронная почта подойдет, если у вас есть согласие на такой обмен и вы можете доказать факт получения письма.

Что делать после отправки запроса?

Если получено согласие (письменный ответ, резолюция на вашем письме, ), вы можете производить расходы. Лучше зафиксировать порядок и сроки возмещения в дополнительном соглашении или в том же письме-согласии.
Если получен отказ или ответа нет в срок, вы стоите перед выбором:
- Понести расходы на свой страх и риск. Помните, что взыскать их с поклажедателя вы сможете только в пределах увеличения стоимости спасенной вещи, что часто сложно доказать и оценить.
- Не нести расходы. Но тогда вы должны понимать, что несете ответственность за сохранность вещи в рамках обычной заботливости. Если вещь будет испорчена из-за того, что вы не произвели необходимых действий, на которые не получили согласия, это может быть расценено как ваша вина.
В такой ситуации крайне желательно проконсультироваться с юристом, так как риски высоки.
Если вещь требует немедленных действий (например, чтобы предотвратить пожар), а связаться с поклажедателем оперативно невозможно, вы можете действовать в его интересах и затем потребовать возмещения необходимых расходов. Но это также рискованная с юридической точки зрения ситуация.

Чем отличается от простого увеличения платы?

Важно не путать. Увеличение обычной ежемесячной платы за хранение — это изменение существенных условий договора, которое требует согласия обеих сторон и, как правило, оформляется дополнительным соглашением. Запрос на чрезвычайные расходы — это разовое обращение по конкретному, экстраординарному случаю. Он не меняет базовый тариф на будущее.

Использование данного запроса позволяет хранителю действовать прозрачно, в рамках закона, и четко распределять финансовые риски при возникновении форс-мажорных ситуаций, связанных с сохранностью вверенного имущества.

ЗАПРОС СОГЛАСИЯ ПОКЛАЖЕДАТЕЛЯ НА ЧРЕЗВЫЧАЙНЫЕ РАСХОДЫ НА ХРАНЕНИЕ ВЕЩИ

КОМУ:
____________________ ____________________ ____________________

ОТ:
____________________ ____________________ ____________________

Это стандартная шапка для официального письма или запроса. В строке "КОМУ" указываются полные реквизиты поклажедателя — того, кто сдал вещь на хранение. Это может быть как физическое лицо (ФИО, адрес), так и юридическое (название компании, адрес, контактное лицо). В строке "ОТ" указываются ваши данные как хранителя — человека или организации, которая взяла вещь на ответственное хранение и теперь обращается с запросом. Эта информация нужна для идентификации сторон и правильной доставки документа.

ТЕКСТ ЗАПРОСА

Между ____________________ ____________________ ____________________ (поклажедатель) и ____________________ ____________________ ____________________ (хранитель) был заключен договор хранения № ______ от «______» 2025 г., размер платы составляет ______ рублей в день.

Согласно статье ______ договора № ______ плата за хранение уплачивается в течение ______ дней с момента выставления счета на оплату (окончания каждого дня (месяца) хранения и т.д.).

Однако возникла необходимость произвести чрезвычайные расходы на хранение вещи в размере ______ рублей, что подтверждается ____________________ ____________________ ____________________.

В этой части вы излагаете суть ситуации. Сначала напоминаете об основном договоре хранения: кто стороны, его номер и дата, какая обычная плата была оговорена. Затем указываете, какие именно непредвиденные расходы возникли и какую сумму они составляют. Ключевой момент — обоснование. Нужно указать, чем подтверждается необходимость этих расходов (например, "что подтверждается счетами за экстренный ремонт склада", "актом о необходимости проведения специальной обработки", "коммерческим предложением на услуги по усиленной охране"). Без такого обоснования запрос будет голословным.

ПРОСЬБА О СОГЛАСИИ И СРОК ОТВЕТА

В соответствии с пунктом 2 статьи 898 Гражданского кодекса Российской Федерации просим Вашего согласия на указанные расходы в срок до «______» 2025 г.

Здесь содержится сама просьба и ссылка на закон, который дает вам право ее предъявлять. Пункт 2 статьи 898 ГК РФ гласит, что если для сохранения вещи требуются чрезвычайные расходы, хранитель вправе потребовать их возмещения от поклажедателя, но должен спросить на это согласие. Вы устанавливаете разумный срок, в течение которого поклажедатель должен дать ответ (например, 5-10 рабочих дней). Этот срок важен: если ответ не будет получен в установленный период, у хранителя могут возникнуть иные права и обязанности, предусмотренные той же статьей закона.

ПОДПИСЬ ХРАНИТЕЛЯ

____________________ ____ / ____________________ ____

«______» 2025 г.

Документ заверяется подписью уполномоченного лица от имени хранителя. В первой строке указывается должность подписавшего (например, "Директор", "Индивидуальный предприниматель"), а после знака дроби "/" — его расшифровка (Фамилия И.О.). Также ставится дата составления и отправки запроса. Подпись придает документу юридическую значимость и подтверждает, что запрос является официальным обращением.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.