Запрос коммерческого предложения (КП): образец 2024

Описание документа

Что такое запрос коммерческого предложения и зачем он нужен?

Запрос коммерческого предложения (запрос КП) – это официальный документ, который одна организация (заказчик) направляет потенциальным поставщикам или подрядчикам с целью получить информацию о стоимости товаров, работ или услуг. Это первый шаг в процессе закупки, который помогает заказчику собрать и сравнить рыночные предложения, оценить условия сотрудничества и выбрать наиболее выгодного партнера. По сути, это письмо с вопросом: «Сколько будет стоить сделать для нас вот это, на таких-то условиях?». Запрос КП широко используется как в государственных закупках, так и в коммерческой деятельности компаний любого размера.

Ключевые цели отправки запроса КП

Отправляя запрос коммерческого предложения, компания-заказчик решает несколько важных задач:

Сбор рыночных цен: Понимание текущего уровня цен на необходимые товары или услуги. Это помогает сформировать реалистичный бюджет и избежать переплаты.
Сравнение предложений: Возможность объективно сравнить не только цены, но и условия разных поставщиков (сроки, гарантии, порядок оплаты, дополнительные услуги).
Выявление потенциальных партнеров: По ответам на запрос можно составить список надежных и заинтересованных поставщиков.
Формализация требований: Процесс составления запроса заставляет заказчика четко сформулировать, что именно ему нужно, в каком количестве и с какими характеристиками.
Легитимизация закупки: Наличие запросов КП и полученных на них ответов является документом, обосновывающим выбор поставщика и цену контракта, что особенно важно для внутреннего аудита и проверок.

Как правильно заполнить запрос коммерческого предложения?

1. Шапка документа и адресат

Укажите полное наименование вашей организации, дату составления и вежливое обращение к представителю компании-поставщика (например, «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые господа!»). Важно указать, что ответ на запрос не создает для заказчика никаких юридических обязательств по заключению договора. Это защищает вас от возможных претензий со стороны поставщика, если вы в итоге выберете не его.

2. Описание объекта закупки

Это самый важный раздел. Нужно максимально подробно описать, что вы хотите купить или заказать.

Наименование объекта: Общее название (например, «Поставка оргтехники и мебели для офиса»).
Характеристики: Детальное описание требований к качеству, функционалу, материалам, экологическим стандартам. Чем конкретнее, тем лучше. Например, не просто «компьютер», а «стационарный ПК с процессором 5 не ниже 10-го поколения, оперативной памятью 16 ГБ 4, накопителем 512 ГБ».
Таблица с позициями: Если товаров или услуг несколько, удобно оформить их в таблице. Указывайте наименование каждой позиции, код ОКПД2 (это важно для отчетности и классификации) и единицы измерения. Код ОКПД2 можно найти в открытых электронных справочниках.

3. Условия будущего контракта

Здесь вы задаете рамки сотрудничества, чтобы поставщики понимали, на каких условиях им нужно рассчитывать свое предложение.

Порядок оплаты: Укажите желаемую схему расчетов. Например: «100% предоплата», «30% аванс, 70% после поставки и подписания акта», «Оплата по факту в течение 10 банковских дней».
Гарантийные обязательства: Пропишите свои ожидания по гарантийному сроку и объему гарантий. Например: «Гарантийный срок на все оборудование – 36 месяцев». Это влияет на конечную цену.
Условия поставки/исполнения: Опишите, куда, как и в какие сроки нужно доставить товар или выполнить работу. Например: «Доставка до склада заказчика по адресу…», «Выполнение работ в выходные дни», «Поставка партиями в течение 2 недель».

4. Организационные моменты

Четко укажите дедлайн для предоставления коммерческого предложения. Это дисциплинирует поставщиков и позволяет вам планировать дальнейшие действия. Обязательно укажите контактные данные ответственного лица (ФИО, должность, , телефон), чтобы поставщики знали, кому направлять вопросы и ответы. Также сформулируйте требования к самому ответу: в нем должна быть четко указана цена за единицу и общая стоимость, срок действия предложения (например, 30 дней) и, если требуется, расшифровка расчета цены.

Что делать после получения ответов на запрос КП?

Систематизировать ответы: Соберите все полученные коммерческие предложения в одну таблицу для удобства сравнения.
Провести сравнительный анализ: Оцените не только цену, но и все условия: сроки, гарантии, репутацию поставщика, полноту выполнения ваших требований.
Задать уточняющие вопросы: Если в каких-то предложениях информация неполная или непонятная, свяжитесь с поставщиком для уточнений.
Выбрать поставщика: На основе комплексного анализа примите решение о выборе партнера.
Уведомить о решении: Победителю можно направить письмо о принятии его коммерческого предложения, которое станет основанием для заключения договора. Остальным участникам вежливо сообщить об отказе, поблагодарив за участие.

Частые ошибки при составлении запроса КП

Слишком размытые требования: Если вы напишете «канцелярские товары», вы получите предложения на все – от дешевых ручек до дорогих ежедневников, и сравнить их будет невозможно.
Отсутствие важных условий: Не указав срок действия цены, вы можете столкнуться с тем, что выбранный поставщик перед заключением договора ее повысит.
Нереальные сроки: Постановка слишком сжатых сроков для подготовки КП может отпугнуть добросовестных поставщиков или привести к получению некачественно подготовленных ответов.
Игнорирование кода ОКПД2: Для компаний, работающих с госзаказом или ведущих строгую аналитику, отсутствие кодов классификации создаст проблемы в учете.

Грамотно составленный запрос коммерческого предложения – это эффективный инструмент управления закупками, который экономит время, деньги и помогает выстроить взаимовыгодные отношения с надежными поставщиками.

ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Наименование организации: ____________________ ____________________ ____________________ ____________

Дата: «______» ____________________ _________ года

Уважаемый, ____________________ ____________________ ____________________ ____________!

В целях получения ценовой информации направляем Вам запрос и просим предоставить информацию о стоимости поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг согласно указанным характеристикам.

Ответ на запрос не влечет за собой возникновения каких-либо обязательств заказчика.

1. Наименование объекта закупки

____________________ ____________________ ____________________ ____________

2. Качественные, функциональные и экологические характеристики объекта закупки

____________________ ____________________ ____________________ ____________

3. Требования к закупаемым позициям

Наименование товара, работы, услуги	Код по ОКПД2	Единицы измерения
____________________ ___	____________________ ___	____________________ ___
____________________ ___	____________________ ___	____________________ ___
____________________ ___	____________________ ___	____________________ ___

В этой таблице вы детализируете, что именно хотите закупить. В первой колонке пишете название позиции (например, "Ноутбук бизнес-класса", "Услуги по уборке офиса", "Поставка офисной бумаги"). Во второй колонке указывается код по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2). Этот код помогает точно идентифицировать товар или услугу. Его можно найти в открытых справочниках в интернете. В третьей колонке указывается единица измерения (штуки, килограммы, метры, комплекты и т.д.). Если позиций много, таблицу можно продолжить на следующих листах.

4. Требования к условиям исполнения контракта

Требования к условиям исполнения контракта установлены следующие:

Порядок оплаты: ____________________ ____________________ ____________________ ____________

Требования к гарантийному сроку товара, работы, услуги и (или) объему предоставления гарантий их качества: ____________________ ____________________ ____________________ ____________

Требования к порядку поставки товаров, выполнению работ, оказанию услуг: ____________________ ____________________ ____________________ ____________

Этот раздел определяет "правила игры" для будущей сделки. Здесь вы формулируете свои ожидания от сотрудничества. В "Порядке оплаты" указываете, как и когда готовы платить (например, "100% предоплата", "50% аванс, 50% после приемки", "оплата в течение 30 банковских дней с даты получения товара"). В "Требованиях к гарантийному сроку" прописываете, какой гарантии вы ожидаете на товар или работу (например, "гарантийный срок - 24 месяца с даты передачи товара"). В "Требованиях к порядку..." описываете, как должна происходить доставка, выполнение работ или оказание услуг (сроки, место, способ доставки, требования к упаковке и сопроводительным документам). Чем четче будут требования, тем точнее и сопоставимее будут полученные от поставщиков коммерческие предложения.

5. Срок предоставления информации

Просим предоставить ценовую информацию в срок до: ____________________ ____________________ ____________________ ____________

6. Контактное лицо

Ответственное должностное лицо, осуществляющее сбор ценовой информации, адрес электронной почты, номер контактного телефона: ____________________ ____________________ ____________________ ____________

7. Требования к содержанию ответа

Из ответа на запрос должны однозначно определяться цена единицы товара, работы, услуги и общая цена контракта на условиях, указанных в запросе, срок действия предлагаемой цены, расчет такой цены с целью предупреждения намеренного завышения или занижения цен товаров, работ, услуг.

Руководитель организации (должность, ФИО) ____________________ ____ / ____________________ ____

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.