Ведомость выдачи материальных ценностей - бланк и образец заполнения
Описание документа
Ведомость выдачи материальных ценностей - это важный документ, который используется в различных учреждениях и организациях для оформления выдачи материалов, инвентаря, канцелярских принадлежностей и других товарно-материальных ценностей сотрудникам. Если вы работаете в бюджетной организации, на предприятии или в любой компании, где есть складские запасы, этот документ поможет вам вести учет движения материалов.
Основное назначение ведомости - зафиксировать факт передачи материальных ценностей от материально ответственного лица (например, кладовщика) сотруднику для выполнения служебных обязанностей. Представьте ситуацию: в офисе нужно выдать сотруднику канцелярские товары для работы, на производстве - инструменты и материалы для выполнения заказа, в учебном заведении - хозяйственный инвентарь для уборки помещений. Во всех этих случаях используется ведомость выдачи материальных ценностей.
Документ имеет четкую структуру, которая начинается с реквизитов учреждения. Здесь указывается полное наименование организации, структурное подразделение (отдел, цех, участок), а также данные ответственного лица. Это важно для идентификации документа в общем документообороте предприятия.
Особое внимание уделяется утверждению документа руководителем. Подпись директора или другого уполномоченного лица придает ведомости официальный статус и подтверждает, что выдача материалов осуществляется в соответствии с установленными правилами и нормативами. Без этой подписи документ не имеет юридической силы.
Бухгалтерский раздел ведомости заполняется главным бухгалтером или уполномоченным финансовым работником. Здесь отражаются бухгалтерские проводки - указываются счета дебета и кредита, на которые относятся операции по выдаче материалов. Этот раздел особенно важен для организаций, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с законодательными требованиями.
Ключевой частью ведомости является блок, посвященный непосредственно выдаче материалов. Здесь указывается сотрудник, который выдает ценности (обычно это материально ответственное лицо - кладовщик, завхоз), и исполнитель - сотрудник, который получает материалы для работы. Подписи обеих сторон подтверждают факт передачи ценностей.
Наиболее подробно заполняется раздел с детализацией выданных ценностей. Для каждого материала указывается:
- Наименование и код по классификатору
- Единица измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.)
- Фамилия и инициалы получателя
- Количество выданного материала
- Подпись получателя в графе "Расписка в получении"
Также указывается цена за единицу материала и общая сумма, что позволяет вести стоимостной учет и правильно списывать материалы в бухгалтерском учете.
Ведомость выдачи материальных ценностей обычно составляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии вместе с другими первичными документами. Срок хранения таких документов устанавливается в соответствии с законодательством о архивном деле и может составлять несколько лет.
Правильное заполнение ведомости помогает не только вести учет материалов, но и решать возможные спорные ситуации. Если возникает вопрос о том, кто и когда получил те или иные ценности, ведомость служит официальным подтверждением. Для руководителя это инструмент контроля за использованием материальных ресурсов, для бухгалтера - основание для списания материалов, для материально ответственного лица - документ, снимающий с него ответственность за выданные ценности.
Использование унифицированной формы 0504210 не является строго обязательным для коммерческих организаций - они могут разрабатывать собственные формы документов. Однако для бюджетных учреждений применение этой формы предусмотрено нормативными актами Министерства финансов России.
ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА НУЖДЫ УЧРЕЖДЕНИЯ
РЕКВИЗИТЫ УЧРЕЖДЕНИЯ
Учреждение: ______
Структурное подразделение: ______
Ответственное лицо: ______
Форма по ОКУД: 0504210 Дата: ______
по ОКПО: ______
В этом разделе указываются основные сведения об организации, которая осуществляет выдачу материальных ценностей. Здесь заполняется полное наименование учреждения, его структурного подразделения, а также данные ответственного сотрудника. Указываются коды по общероссийским классификаторам ОКУД и ОКПО, которые необходимы для систематизации документооборота и статистической отчетности. Дата составления ведомости фиксирует момент выдачи материалов.
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Руководитель: ______
(подпись) (расшифровка подписи)
20______ г.
Данный раздел содержит подпись руководителя учреждения или уполномоченного лица, который утверждает ведомость выдачи материальных ценностей. Подпись руководителя придает документу юридическую силу и подтверждает правомерность выдачи материалов. Указание даты утверждения важно для определения срока действия документа и для архивного учета.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
Принято к учету: ______
Бухгалтерская запись: дебет ______ кредит ______
Главный бухгалтер: ______
(подпись) (расшифровка подписи)
Этот блок предназначен для отражения операций в бухгалтерском учете. Здесь указываются корреспондирующие счета (дебет и кредит), на которые относятся операции по выдаче материальных ценностей. Подпись главного бухгалтера подтверждает правильность бухгалтерских проводок и соответствие выдачи материалов установленным правилам и нормативам.
ВЫДАЧА МАТЕРИАЛОВ
Материалы выдал: ______
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Исполнитель: ______
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
В разделе указываются данные сотрудника, который непосредственно осуществляет выдачу материальных ценностей со склада или из кладовой. Подпись материально ответственного лица подтверждает факт передачи ценностей. Также указывается исполнитель - сотрудник, который получил материалы для выполнения служебных заданий. Этот раздел фиксирует момент передачи ответственности за материалы от кладовщика к исполнителю.
ДЕТАЛИЗАЦИЯ ВЫДАННЫХ ЦЕННОСТЕЙ
| Материальные ценности | Единица измерения | Получатель | Количество | Расписка в получении |
| наименование ______ код ______ | наименование ______ код ______ | ______ | ______ | ______ |
Цена за единицу: ______ Сумма: ______
Итого: ______
Основной раздел ведомости содержит подробную информацию о выдаваемых материальных ценностях. Для каждого материала указывается наименование, код по классификатору, единица измерения, количество и данные получателя. Получатель ставит свою подпись в графе "Расписка в получении", подтверждая факт получения ценностей. Указание цены и суммы позволяет вести стоимостной учет материалов. Итоговая сумма по ведомости используется для бухгалтерского учета и списания материалов.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.