Спецификация к договору поставки товара
Описание документа
Спецификация к договору поставки – это важнейший документ, который делает основной договор конкретным и работающим. Если сам договор поставки можно сравнить с рамочным соглашением о правилах сотрудничества, то спецификация – это конкретный заказ или наряд на одну поставку.
Что такое спецификация и зачем она нужна?
Представьте, что вы заключаете договор на год с поставщиком канцтоваров. В договоре вы прописываете общие условия: как оплачивать, как принимать товар, кто отвечает за порчу. Но что и в каком количестве вы будете закупать каждый месяц? Вот для этого и нужны спецификации. Это приложение к договору, которое составляется каждый раз при новой поставке и содержит полный перечень товаров, их количество, цену и общую сумму.
Спецификация выполняет несколько ключевых функций:
1. Детализация: Она превращает общие фразы договора в четкий и понятный список. Не просто «канцтовары», а «шариковые ручки синие – 100 шт., блокноты А4 – 50 шт.».
2. Юридическая сила: Подписанная обеими сторонами спецификация становится неотъемлемой частью договора и имеет такую же юридическую силу. На ее основании производится оплата и принимается товар.
3. Фиксация цен: В спецификации жестко фиксируются цены на момент поставки. Это защищает обе стороны от неожиданных изменений стоимости.
4. Основание для оплаты и отгрузки: Для бухгалтерии поставщика спецификация – основание выставить счет. Для бухгалтерии покупателя – основание его оплатить. Для кладовщика – документ, по которому сверяется пришедший товар.
Как правильно заполнить спецификацию?
Данный шаблон содержит все необходимые элементы:
Шапка документа: Указывается номер спецификации, дата ее составления, а также реквизиты основного договора, к которому она является приложением. Это критически важно, чтобы не было путаницы.
Таблица с перечнем товаров/услуг: Это сердце документа. Заполняйте ее максимально подробно.
- Наименование: Пишите точное и полное название товара, желательно как оно указано в каталоге или прайсе. Избегайте общих формулировок.
- Кол-во, шт.: Указывается в штуках, килограммах, метрах или других принятых для данного товара единицах измерения.
- Цена за единицу: Указывается цена за одну единицу товара в валюте договора (обычно рубли).
- Стоимость, руб.: Рассчитывается автоматически как произведение цены на количество. Эта колонка помогает быстро проверить итоговую сумму.
Итоговые суммы: Внизу таблицы подводятся итоги:
- Итого: Общая стоимость всех товаров в таблице без учета НДС.
- НДС: Сумма налога на добавленную стоимость. Если ваша компания работает без НДС, пишется «Без НДС».
- Всего: Итоговая сумма к оплате, включая НДС.
Общая стоимость услуг составляет: В этой строке итоговая сумма прописывается прописью, что исключает возможность подделки или разночтений цифр.
Срок изготовления/поставки: Очень важный пункт! Здесь указывается конкретная дата или период, к которому товар должен быть произведен, отгружен или доставлен. С этого момента начинается отсчет выполнения обязательств.
Частые ошибки и на что обратить внимание:
Несоответствие договору: Убедитесь, что условия спецификации (например, базис поставки) не противоречат основному договору.
Нечеткие формулировки: Название «металлическое изделие» вместо «болт М8х50 оцинкованный» может привести к поставке не того, что нужно.
Отсутствие подписей: Спецификация должна быть подписана уполномоченными представителями обеих сторон. Без подписей она не имеет юридической силы.
Используя этот готовый шаблон, вы сможете быстро и грамотно оформлять каждую поставку, делая ваше деловое взаимодействие четким, прозрачным и защищенным от возможных споров.
СПЕЦИФИКАЦИЯ К ДОГОВОРУ ПОСТАВКИ
Спецификация №1 от «________» ________ г. к Договору №________ от «________» ________ г.
ПЕРЕЧЕНЬ ТОВАРОВ И УСЛУГ
| Наименование | Кол-во, шт. | Цена за единицу | Стоимость, руб. |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ______ | ______ | ______ |
Итого: ________
НДС: ________
Всего: ________
Общая стоимость услуг составляет: ________
Срок изготовления: «________» ________ г.
Это основная часть спецификации - таблица, где подробно перечисляется всё, что поставляется. Для каждого товара или услуги указывается название, сколько штук (количество), цена за одну штуку и общая стоимость. Это нужно, чтобы обе стороны точно понимали, что именно, в каком объеме и по какой цене будет передаваться. Такой детальный список помогает избежать споров в будущем, например, если придет не тот товар или не в том количестве.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.