Служебная записка о нарушении должностных обязанностей сотрудником

Описание документа

Служебная записка о нарушении должностных обязанностей (часто ее также называют докладной запиской) – это внутренний документ компании, с помощью которого один сотрудник письменно информирует своего руководителя о том, что другой сотрудник не выполнил свои рабочие задачи, проигнорировал распоряжение или иным образом нарушил трудовую дисциплину. Это не донос, а рабочий инструмент, предназначенный для решения проблем на ранней стадии и поддержания порядка в коллективе.

Зачем это нужно? Представьте ситуацию в магазине: администратор дает задание продавцу выложить новый товар на витрину к определенному сроку. Продавец отказывается это делать, ссылаясь на занятость или просто потому, что не хочет. В результате витрина остается пустой, новый ассортимент не представлен покупателям, что может привести к упущенной выгоде. Администратор, как ответственное лицо, не может заставить продавца силой, но он может и должен доложить о проблеме вышестоящему руководству (директору магазина). Устный разговор может быть неэффективен или забыт, а письменная записка фиксирует факт и заставляет руководство отреагировать официально.

Давайте разберем образец по частям, чтобы понять, как правильно составить такой документ.

Шапка документа. Здесь все стандартно. Указывается должность и ФИО лица, которому адресована записка (тот, кто имеет полномочия решить проблему). Чаще всего это непосредственный начальник составителя или генеральный директор. Затем указывается, от кого поступает записка – должность и ФИО составителя. Важно писать полные и корректные данные, чтобы не было путаницы.

Название документа. Оно должно сразу давать понять, о чем пойдет речь. «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА О НАРУШЕНИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ» – четко и по делу. Можно также использовать «Докладная записка».

Основной текст. Это самая важная часть. Текст должен быть лаконичным, фактологичным и содержательным. Не нужно эмоций, общих фраз вроде «он плохой работник». Нужно описать конкретный инцидент. В образце используется следующая структура:

1. Вводная фраза: «Довожу до вашего сведения, что...». Это официальное начало.
2. Дата нарушения: Указывается точная дата, когда произошел инцидент (например, 15.02.2019 г.). Это важно для привязки к конкретному дню.
3. Данные нарушителя: Указывается должность и ФИО сотрудника, который допустил нарушение (например, «продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич»).
4. Суть нарушения: Конкретно описывается, в чем именно заключалось нарушение. В примере: «проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара». Чем конкретнее, тем лучше. Можно даже сослаться на номер устного распоряжения или письменной инструкции, если таковая была.
5. Ссылка на обязанности: Обязательно указывается, что эти действия «входят в его должностные обязанности». Это ключевой момент, который превращает простой отказ в нарушение трудовой дисциплины. Желательно знать, что именно прописано в должностной инструкции нарушителя.
6. Последствия: Объясняется, к чему привело или может привести это нарушение. В примере: «По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва». Это показывает руководителю серьезность ситуации и ее потенциальное влияние на бизнес.

Текст должен быть написан в официально-деловом стиле, без оскорблений и уничижительных выражений. Цель – не очернить коллегу, а решить рабочую проблему.

Подпись и дата. В конце составитель указывает свою должность, ставит личную подпись и ее расшифровку (фамилию и инициалы). Также проставляется дата составления записки. Подпись подтверждает, что составитель берет на себя ответственность за изложенную информацию.

После того как записка попадает к руководителю, он обязан ее рассмотреть. Руководитель может провести служебное расследование, поговорить с обеими сторонами и на основании записки принять решение: объявить нарушителю замечание или выговор, а в случае повторных нарушений – даже уволить. Сама записка при этом подшивается в дело и служит документальным подтверждением основания для дисциплинарного взыскания.

Таким образом, служебная записка о нарушении – это важный элемент системы управления и контроля внутри организации. Она помогает поддерживать дисциплину, решать конфликтные ситуации официальным путем и защищает интересы как компании, так и добросовестных сотрудников, которые стремятся выполнять свою работу качественно.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.

Похожие документы