Протокол встречи с заказчиком и исполнителем

Описание документа

Если вы когда-либо участвовали в деловой встрече, то наверняка сталкивались с ситуацией, когда через неделю никто не может точно вспомнить, о чём договорились, кто что должен сделать и какие вопросы остались открытыми. Результаты важного разговора растворяются в памяти, электронные письма теряются, а проект стоит на месте. Чтобы такого не происходило, и существует протокол встречи. Это не бюрократическая формальность, а практический рабочий инструмент, который помогает зафиксировать всё самое важное и превратить слова в конкретные действия.

Представленный шаблон протокола встречи — это структурированный бланк, который подойдёт для обсуждения проекта между заказчиком и исполнителем, для внутренних планерок или любых других рабочих совещаний. Его главная ценность в чёткой логике, которая ведёт участников от обсуждения к результату. Сначала вы вносите базовую информацию: кто, когда, где и зачем собрался. Это необходимо для порядка и чтобы можно было легко найти нужный документ.

Сердце протокола — три ключевых блока: "Обсуждаемые вопросы", "Принятые решения" и "Дальнейшие действия". Это три разных этапа. Сначала вы просто списком фиксируете всё, что было поднято (вопрос 1, вопрос 2...). Затем, напротив каждого или в следующем разделе, записываете суть договорённости по нему (решение 1, решение 2...). И наконец, самое главное — назначаете конкретные задачи: что нужно сделать, к какому числу и кто за это отвечает. Эта последовательность дисциплинирует и помогает не путать обсуждение с результатом.

Но не всегда всё решается одним махом. Для тем, которые требуют дополнительной проработки, в шаблоне есть раздел "Нерешенные вопросы". Вместо того чтобы забыть о сложной теме, вы выносите её в этот список, назначаете ответственного и срок для возврата к ней. Это гарантия, что "сложные" пункты не будут вечно откладываться на потом.

Отдельный и очень полезный раздел — "Запрошенные данные". В ходе дискуссии часто звучит: "Предоставьте, пожалуйста, отчёт", "Уточните цифры", "Пришлите макет". Такие просьбы легко теряются. Записывая их прямо в протокол с указанием дедлайна и того, кто должен предоставить информацию, вы создаёте чёткий реестр "домашних заданий", который легко проверить.

Завершает документ блок для подписей сторон. Это важный формальный шаг, который превращает ваши записи в согласованный документ. Подпись означает: "Я присутствовал, я согласен с тем, как изложены факты, решения и планы". Это страхует от недопонимания и споров в будущем, так как появляется единая точка истины.

Как пользоваться этим шаблоном? Всё просто. Распечатайте его или откройте в текстовом редакторе перед началом встречи. Назначьте одного человека секретарём, который будет заполнять бланк по ходу обсуждения. В конце встречи зачитайте пункты "Принятые решения" и "Дальнейшие действия" вслух, чтобы все участники подтвердили их корректность. Затем разошлите готовый протокол всем присутствовавшим и тем, кого это касается. Используйте этот документ как чек-лист на следующей встрече: что сделано, что нет, почему.

Этот протокол — не отчёт для начальства, а рабочий инструмент для всех участников процесса. Он экономит время (не нужно потом часами восстанавливать ход мыслей), повышает ответственность (задачи записаны и назначены) и двигает проекты вперёд. Скачайте шаблон, адаптируйте его под свои нужды и сделайте ваши встречи по-настоящему результативными.

ПРОТОКОЛ ВСТРЕЧИ

Информация о мероприятии

Менеджер проекта ______

Записывал ______, ______

Дата встречи и место проведения ______, ______

Тема встречи ______

Участники Заказчик (______)

Исполнитель (______)

Здесь собрана ключевая информация о самой встрече: кто её организовал, кто вёл записи, когда и где всё происходило, о чём шла речь и, главное, кто участвовал. Это как "шапка" протокола, которая сразу даёт понять, что это за документ и о каком событии идёт речь.

Обсуждаемые вопросы

______
______
______
______
______
______
______
______

В этом разделе перечисляются все темы, которые поднимались во время беседы. Не решения по ним, а именно вопросы, проблемы, пункты, которые были затронуты. Это помогает восстановить ход встречи и ничего не упустить.

Принятые решения

______
______
______
______
______
______
______
______

Это самый важный блок. Здесь фиксируются итоги обсуждения: какие договорённости были достигнуты, что и кто решил сделать. Именно эти пункты в дальнейшем будут контролироваться на исполнение.

Нерешенные вопросы

№	Вопрос	Срок	Ответственный
1	______	______	______
2	______	______	______
3	______	______	______

Не всегда удаётся всё решить на месте. Этот раздел — для тем, которые остались "в подвешенном состоянии". Чтобы они не потерялись, их записывают сюда, указывая, до какого срока и кто должен их проработать или вернуться к ним.

Запрошенные данные

№	Вопрос	Срок	Ответственный
1	______	______	______
2	______	______	______
3	______	______	______

Часто в ходе обсуждения кому-то из участников требуется дополнительная информация: документы, цифры, справки. Чтобы запросы не затерялись в общем чате или памяти, их фиксируют здесь, как "домашнее задание" с дедлайном и ответственным.

Дальнейшие действия

№	Вопрос	Срок	Ответственный
1	______	______	______
2	______	______	______
3	______	______	______

План работ или конкретные шаги, которые участники договорились сделать после встречи. Это конкретика: что, когда и кем должно быть выполнено, чтобы продвинуть проект или решить вопрос дальше.

Согласование документа

Данный документ согласован обеими сторонами от «______» _______________ г.

Исполнитель: ____________________ _______

Заказчик: ____________________ _______

Финальная часть, которая превращает записи в официальный документ. Подписи сторон подтверждают, что они согласны с тем, как была записана встреча, с решениями и планами. Это страхует от ситуаций "я не это имел в виду" или "мы такого не договаривались".

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.