Сличительная ведомость ИНВ-19
Описание документа
Что такое сличительная ведомость по форме ИНВ-19?
Представьте, что в компании решили проверить, всё ли на складе совпадает с записями в компьютере. Пересчитали коробки, технику, материалы, а потом сели за стол, чтобы сравнить, что должно быть по документам и что нашлось на самом деле. Официальный документ, в который заносятся все эти данные о совпадениях и, что важнее, о расхождениях, и называется сличительной ведомостью. По сути, это итоговый протокол инвентаризации, где "сличают" — то есть сверяют — учетные цифры с реальными.
Зачем она нужна и кто ее заполняет?
Главная цель ведомости — выявить недостачи или излишки товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Недостача может говорить о краже, бесконтрольном списании или ошибках в учете. Излишки — о неоприходованных поступлениях или тех же ошибках. Заполняет документ специально созданная инвентаризационная комиссия, обычно включающая бухгалтера, представителя администрации и материально ответственных лиц (кладовщика, заведующего складом). Именно они, пересчитав все ценности, вносят данные в эту подробную таблицу.
Как "читать" эту ведомость?
Документ начинается с шапки, где указывается название компании, основание для проверки (например, приказ директора ... от...) и даты. Самое главное — большая таблица. В ней для каждой позиции (например, "Ноутбук 1456", "Краска масляная белая, 5 кг") приводятся:
- Данные по учету: сколько числится.
- Фактические данные: сколько найдено.
- Колонки "Излишек" и "Недостача": рассчитываются разницы.
Почему подписи в конце так важны?
Ведомость завершают подписи бухгалтера, который будет проводить итоговые проводки в учете, и, что критически важно, материально ответственных лиц. Подпись кладовщика под документом означает, что он согласен с результатами проверки и признает, например, что недостающие 5 упаковок бумаги действительно отсутствуют, и претензий к комиссии у него нет. Без этой подписи документ может считаться недействительным, а взыскание суммы недостачи с сотрудника — проблематичным.
Как использовать этот документ?
Для руководителя или предпринимателя сличительная ведомость — это инструмент контроля. Она дает четкую картину сохранности имущества. На основе ее итоговых сумм бухгалтерия делает проводки: оприходует излишки или списывает недостачи. Документ служит основанием для возможного взыскания ущерба с виновных лиц и для приведения бухгалтерского учета в соответствие с реальностью. Правильно оформленная ведомость защищает интересы компании при проверках налоговой инспекции.
Простыми словами о сложном
Можно сравнить сличительную ведомость с чеком после похода в магазин. Вы по списку (учетные данные) хотели купить 10 товаров. Кассир (инвентаризационная комиссия) пробивает, что у вас в корзине (на складе). В чеке (ведомости) видно: 8 позиций совпали, по одной позиции вам недоложили (недостача), а одну позицию дали лишнюю (излишек). Итоговая сумма в чеке (финансовый результат инвентаризации) показывает, сколько компания потеряла из-за недостач или приобрела благодаря излишкам.
СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Сведения об организации
Организация: ______
Структурное подразделение: ______
Вид деятельности: ______
Форма по ОКУД: 0317017
Код по ОКПО: ______
В этом разделе заполняются основные реквизиты компании или её отдела, проводящего инвентаризацию. Это нужно, чтобы точно идентифицировать, кто и от какого лица составляет документ. Указываются коды по общероссийским классификаторам, что важно для официальной отчетности и внутреннего документооборота.
Основание для проведения инвентаризации
Основание: приказ, постановление, распоряжение (ненужное зачеркнуть)
Номер документа: ______
Дата документа: ______
Здесь фиксируется причина, по которой начата проверка. Это может быть плановая ревизия по графику, внеплановая проверка по распоряжению руководства или проверка после смены материально ответственного лица. Указание конкретного приказа делает инвентаризацию легитимной и обязательной к исполнению.
Сроки проведения инвентаризации
Дата начала инвентаризации: ______
Дата окончания инвентаризации: ______
Вид операции: ______
В этих строках отмечается период, в течение которого фактически пересчитывались и проверялись ценности. Четкие сроки помогают избежать путаницы, если проверка затянулась или проводилась в несколько этапов. Вид операции уточняет характер инвентаризации (например, плановая, внеплановая, при передаче дел).
Реквизиты ведомости
Номер документа: ______
Дата составления: ______
Это уникальные идентификаторы самого акта сверки. Номер и дата его подписания необходимы для регистрации документа в журналах учета компании и для последующего ссылки на него в бухгалтерских проводках и отчетах.
Предмет инвентаризации
Проведена инвентаризация фактического наличия ценностей, находящихся на ответственном хранении
Формулировка подтверждает, что целью проверки было установление реального количества товаров и материалов, которые числятся за конкретными сотрудниками. Это ключевая фраза, определяющая суть всего документа — сравнение данных учета с реальным положением дел на складе или в кладовой.
Состав инвентаризационной комиссии
Должность: ______
Фамилия, имя, отчество: ______
Должность: ______
Фамилия, имя, отчество: ______
Перечисляются члены комиссии, которые непосредственно участвовали в пересчете. Обычно в нее входят представители бухгалтерии, сотрудники отдела, где проводится проверка, и иногда специалисты по безопасности. Их подписи в конце документа подтверждают, что все процедуры были выполнены и результаты зафиксированы объективно.
Дата, на которую составлена ведомость
по состоянию на «______» ______ г.
Указывается конкретная дата (часто — конец рабочего дня), на момент которой зафиксированы остатки ценностей. Это критически важная информация, так как движение товаров происходит ежедневно, и для корректности проверки нужно знать точную "точку отсчета".
Результаты инвентаризации
При инвентаризации установлено следующее:
| Номер по порядку | Товарно-материальные ценности (наименование, характеристика) | Код (номенклатурный номер) | Единица измерения (код по ОКЕИ, наименование) | Номер инвентарный | Номер паспорта (документа о регистрации) | Результаты инвентаризации (излишек: количество, сумма; недостача: количество, сумма) | Отрегулировано за счет уточнения записей в учете (излишек: количество, сумма, номер счета; недостача: количество, сумма, номер счета) | Пересортица (излишки, зачтенные в покрытие недостач: количество, сумма, порядковый номер; недостачи, покрытые излишками: количество, сумма, порядковый номер) | Приходуются окончательные излишки (количество, сумма, номер счета) | Окончательные недостачи (количество, сумма) |
| Итого | Х | Х | ||||||||
Это основная таблица документа, где построчно перечисляются все проверенные ценности. Для каждой позиции указывается, сколько должно быть по документам и сколько найдено фактически. Выявленные расхождения (излишки или недостачи) разносятся по отдельным колонкам. Особый раздел "Пересортица" позволяет взаимозачесть излишки одного сорта/вида с недостачами другого, если это допустимо. Итоговые суммы излишков к оприходованию и недостач к списанию подводят общий финансовый итог проверки.
Подтверждение ознакомления с результатами
С результатами сличения ознакомлен:
Бухгалтер: ______ (подпись) ______ (расшифровка подписи)
Материально ответственное(ые) лицо(а): ______ (должность) ______ (подпись) ______ (расшифровка подписи)
Материально ответственное(ые) лицо(а): ______ (должность) ______ (подпись) ______ (расшифровка подписи)
Заключительный блок, где бухгалтер и сотрудники, отвечающие за сохранность ценностей, подтверждают свое согласие с выводами комиссии. Подпись материально ответственного лица особенно важна — она означает, что сотрудник претензий к результатам не имеет и принимает выявленные недостачи (или подтверждает излишки) к учету. Это завершает процедуру инвентаризации.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.