Приказ о подотчетных лицах - образец

Описание документа

Данный документ представляет собой официальный приказ об утверждении перечня подотчетных лиц и установлении порядка работы с подотчетными денежными средствами в организации. Подотчетные средства - это деньги, которые выдаются сотрудникам на различные хозяйственные и операционные нужды: покупку канцелярии, материалов, оплату услуг, командировочные расходы и другие текущие потребности компании.

Приказ издается с целью создания четкой системы контроля за движением наличных денежных средств в организации. Без такого документа работа с подотчетными суммами может быть хаотичной и приводить к финансовым нарушениям, нецелевому использованию средств и проблемам при налоговых проверках.

В приказе определяется круг сотрудников, которые имеют право получать деньги под отчет. Обычно это работники, чьи должностные обязанности связаны с регулярными хозяйственными расходами: офис-менеджеры, специалисты по закупкам, курьеры, руководители отделов. Четкий перечень подотчетных лиц предотвращает ситуацию, когда деньги могут требовать все желающие без реальной необходимости.

Документ устанавливает строгий порядок выдачи подотчетных сумм. Для получения денег сотрудник должен написать заявление с указанием конкретной цели расходов и необходимой суммы. Важным условием является предоставление полного отчета по предыдущему авансу - это не позволяет накапливать неотчитанные суммы и дисциплинирует работников.

Особое внимание в приказе уделяется обязанностям подотчетных лиц. Они должны использовать деньги строго по целевому назначению и своевременно представлять авансовые отчеты с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций, накладных). Установленный срок отчетности - 3 календарных дня - обеспечивает оперативность и не позволяет затягивать сдачу документов.

Контроль за исполнением приказа обычно возлагается на главного бухгалтера, поскольку именно бухгалтерия ведет учет подотчетных сумм, проверяет авансовые отчеты и следит за соблюдением установленного порядка.

Правильно оформленный приказ о подотчетных лицах помогает организации избежать финансовых нарушений, обеспечивает прозрачность использования денежных средств и облегчает ведение бухгалтерского учета. Документ также служит доказательством установленного порядка при проверках налоговых органов.

ПРИКАЗ О ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦАХ

Реквизиты организации и документа

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«____________________ ______»

Приказ № __________

г. ____________________ ______

«______» _________________ 20____ г.

В этом разделе указываются полные реквизиты организации и приказа. Наименование компании должно соответствовать учредительным документам и включать организационно-правовую форму. Номер приказа присваивается согласно внутренней нумерации документов предприятия. Указывается город, где расположена организация, и дата составления приказа. Эти реквизиты важны для правильной регистрации документа в журнале приказов и для его дальнейшего архивного хранения. Дата также определяет момент вступления приказа в силу.

Цель издания приказа

«О подотчетных лицах»

С целью обеспечения контроля за использованием подотчетных сумм

Здесь формулируется тема и цель издания приказа. Основная задача документа - установить порядок выдачи и контроля за использованием подотчетных средств в организации. Подотчетные суммы - это денежные средства, которые выдаются сотрудникам на хозяйственные нужды, командировочные расходы, покупку материалов и другие операционные цели. Контроль за этими средствами необходим для предотвращения злоупотреблений и обеспечения целевого использования денег.

Список подотчетных лиц

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Подотчетные денежные средства выдавать следующим сотрудникам:

____________________ ______ (ФИО, должность)

В этом разделе определяется круг сотрудников, которые имеют право получать подотчетные денежные средства. Указываются фамилии, имена, отчества и должности этих работников. Обычно подотчетными лицами назначаются сотрудники, которые по роду своей деятельности регулярно несут расходы от имени компании: руководители подразделений, специалисты по закупкам, курьеры, административный персонал. Четкое определение перечня подотчетных лиц помогает избежать неконтролируемой выдачи денежных средств.

Порядок выдачи средств

2. Бухгалтерии производить выдачу наличных денежных средств из кассы вышеперечисленным лицам на основании письменного заявления с указанием назначения аванса при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Этот раздел устанавливает процедуру выдачи подотчетных сумм. Бухгалтерия обязана выдавать деньги только при соблюдении двух условий: наличии письменного заявления сотрудника с указанием цели получения средств и предоставлении полного отчета по предыдущему авансу. Такой порядок обеспечивает системный подход к выдаче денег и предотвращает накопление неотчитанных сумм. Заявление должно содержать конкретную цель расходов и необходимую сумму.

Обязанности подотчетных лиц

3. Подотчетным лицам:

Производить расходы полученных денежных средств строго на цели, предусмотренные при их получении;
Представлять авансовые отчеты об израсходовании авансовых сумм не позднее 3 календарных дней со дня получения аванса.

Здесь определяются обязанности сотрудников, получающих подотчетные средства. Первое требование - строго целевое использование денег в соответствии с заявленными целями. Второе требование - своевременное представление авансового отчета с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций, накладных). Установленный срок в 3 календарных дня обеспечивает оперативность отчетности и не позволяет накапливать неотчитанные суммы. Это дисциплинирует сотрудников и упрощает бухгалтерский учет.

Контроль исполнения

4. Контроль за исполнением приказа возложить на Главного бухгалтера ____________________ ______

В этом разделе назначается ответственное лицо за контроль выполнения приказа. Обычно эти функции возлагаются на главного бухгалтера, поскольку именно бухгалтерия ведет учет подотчетных сумм и проверяет авансовые отчеты. Главный бухгалтер следит за соблюдением установленного порядка выдачи средств, своевременностью представления отчетов и правильностью оформления документов. Назначение ответственного ensures системный подход к контролю за подотчетными суммами.

Подпись руководителя

Генеральный директор

____________________ ______ / ____________________ ______

В этом разделе ставит свою подпись генеральный директор организации. Указывается его должность, ставится личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы). Подпись руководителя придает документу юридическую силу и означает, что приказ вступает в действие с момента подписания. Генеральный директор несет ответственность за установленный в приказе порядок работы с подотчетными средствами.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.