Письмо об уточнении назначения платежа контрагенту | Образец
Описание документа
Этот документ — это готовый шаблон для решения частой бухгалтерской проблемы. Представьте: ваша компания перевела деньги партнеру за товар или услуги, но в поле «Назначение платежа» при заполнении платежного поручения была допущена ошибка. Например, указан не тот номер договора, неверная дата счета или пропущено слово «НДС». Для вашей бухгалтерии и для бухгалтерии получателя это создает сложности. Платеж может «висеть» как неопознанный, его будет сложно привязать к конкретной сделке, что может привести к путанице в учете и даже к претензиям. Чтобы исправить эту ситуацию, недостаточно просто позвонить и сказать «извините, опечатались». Нужно официальное письменное уведомление и согласование с контрагентом. Именно для этого и предназначен данный шаблон.
Основная задача письма — четко и официально зафиксировать факт ошибки и предложить ее корректный вариант. В нем указываются все детали ошибочного платежа: дата перечисления, номер и дата платежного поручения. Это позволяет получателю легко найти этот платеж в своей выписке из банка. Далее прямо говорится, что ошибка допущена в графе «Назначение платежа» (поле 24 по стандартной форме). Это важное уточнение, так как ошибки в реквизитах счета или ИНН требуют других процедур (возврата и повторного перечисления).
Самое главное в письме — это предложение верной формулировки. Ее нужно написать полностью и без ошибок, именно так, как она должна была выглядеть изначально. Например: «Оплата по договору поставки 123 от 15.03.2023, счет 456 от 20.03.2023, включая НДС 20%». Чем точнее будет формулировка, тем быстрее бухгалтерия контрагента сможет исправить данные у себя и провести платеж.
Ключевая фраза в письме — «Просим дать письменное согласие на уточнение». Эта просьба делает письмо не просто уведомлением, а документом, инициирующим процедуру исправления. Получив такое письмо, контрагент должен либо ответить письмом-согласием, либо (что часто практикуется) поставить визу согласия и печать на самом полученном письме и вернуть его копию отправителю. Это письменное согласие затем подшивается к банковским документам как основание для корректного учета платежа с исправленным назначением.
Письмо подписывается двумя ключевыми фигурами: руководителем и главным бухгалтером. Это показывает серьезность подхода и гарантирует, что просьба исходит от уполномоченных лиц. Отправлять его лучше всего способом, позволяющим зафиксировать факт получения: заказным письмом с уведомлением или через курьера. Также можно продублировать скан по электронной почте для скорости, но бумажный оригинал с подписями предпочтительнее.
Использование такого шаблона помогает быстро и грамотно решить проблему, избегая длительных выяснений и сохраняя хорошие деловые отношения с партнером. Оно демонстрирует вашу ответственность и нацеленность на порядок в документах.
ПИСЬМО ОБ УТОЧНЕНИИ ПЛАТЕЖА
[Фирменный бланк организации]
Руководителю, главному бухгалтеру
____________________ ____________________
(наименование организации-контрагента)
____________________ ____________________
(Ф.И.О. руководителя)
Исх. № ______
от "______" ____________________ ____ г.
"______" ____________________ ____ г. нами была произведена оплата по платежному поручению от "______" ____________________ ____ г. № ______.
В поле 24 «Назначение платежа» платежного поручения была допущена ошибка. Верным следует считать следующее назначение платежа:
«____________________ ____________________».
Просим дать письменное согласие на уточнение в назначении платежа.
Руководитель организации
____________________ ____ / ____________________ ____
Главный бухгалтер
____________________ ____ / ____________________ ____
Этот документ представляет собой официальное письмо, которое организация направляет своему контрагенту (партнеру, поставщику, клиенту) с целью исправления ошибки, допущенной в назначении платежа при проведении банковского перевода. Такая ситуация возникает, когда при оформлении платежного поручения бухгалтер или ответственное лицо неверно заполнило графу «Назначение платежа» — указало не тот номер договора, счета, дату или просто опечатку. В шапке письма указывается, что оно составлено на фирменном бланке, и адресуется одновременно руководителю и главному бухгалтеру компании-получателя платежа, что подчеркивает важность корректного бухгалтерского учета. В тексте письма констатируется факт совершения платежа: указывается дата оплаты, реквизиты платежного поручения (номер и дата). Далее прямо указывается на наличие ошибки в конкретном поле платежки (поле 24) и предлагается исправленная, верная формулировка назначения платежа. Завершается письмо вежливой, но официальной просьбой предоставить письменное согласие на это уточнение. Письмо подписывается двумя ответственными лицами отправителя: руководителем организации и главным бухгалтером, что придает документу дополнительный вес и подтверждает серьезность намерений. Цель письма — обеспечить правильное отражение платежа в учете обеих компаний и избежать возможных вопросов со стороны налоговых органов или взаимных претензий из-за несоответствия платежа документам.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.