ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА О СНИЖЕНИИ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

Наименование документа

Письмо от Арендатора с просьбой не увеличения арендной платы

Эта строка определяет суть всего письма. Она сразу дает понять адресату (арендодателю, владельцу недвижимости), о чем пойдет речь: арендатор (тот, кто снимает помещение) обращается не с требованием, а с просьбой или предложением, касающимся размера арендной платы. Формулировка "с просьбой не увеличения" подразумевает, что в текущих условиях арендатор хочет избежать роста платежей или даже добиться их снижения. Это задает тон всего дальнейшего общения – не конфронтационный, а дипломатичный и партнерский.

Адресат письма

Генеральному директору

____________________ ___________________

Господину ___________

Уважаемый ____________________ _________!

Здесь указывается, кому именно направлено письмо. Обращение к высшему руководителю компании-арендодателя (генеральному директору) увеличивает шансы на то, что просьба будет рассмотрена на должном уровне, а не останется без внимания в отделе аренды. Важно правильно указать название компании и ФИО руководителя. Вежливое обращение "Уважаемый" и упоминание имени-отчества создают уважительный и личный контакт, что важно для конструктивного диалога.

Упоминание о партнерских отношениях

Мы высоко ценим сложившиеся между нашими компаниями крепкие партнерские отношения и выражаем надежду на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

Это вступительная, дипломатическая часть письма. Ее цель – создать положительный эмоциональный фон, напомнить о долгосрочных и успешных отношениях между арендатором и арендодателем. Подчеркивание ценности партнерства и надежды на будущее сотрудничество смягчает последующее изложение проблемы. Это стратегический ход: вы не начинаете с жалоб, а сначала показываете, что дорожите отношениями и видите в арендодателе партнера, а не противника.

Обоснование просьбы (макроэкономические условия)

Экономически ситуация вообще, и в розничном секторе, в частности, за последние месяцы существенно ухудшилось. Экономика России в 2014 году продолжает замедлятся, что безусловно, сказывается на выручках наших магазинов.

В этом разделе вы приводите объективные, внешние причины, которые вынуждают вас обратиться с просьбой. Вы апеллируете не к своим внутренним проблемам, а к общеизвестным макроэкономическим трудностям: общему спаду, кризису в вашей отрасли (например, в розничной торговле). Это делает вашу просьбу более обоснованной и понятной. Вы показываете, что сложности носят не частный, а системный характер, и вы от них не застрахованы. Это формирует у арендодателя понимание контекста.

Прямое обращение с предложением

В это непростое для всех время, мы вынуждены обратиться к Вам с предложением о пересмотре размера арендной ставки по Договору аренды.

Это переход от описания проблемы к сути просьбы. Фраза "в это непростое для всех время" подчеркивает общность трудностей. Ключевое слово "вынуждены" показывает, что это не прихоть, а необходимость. Термин "предложение о пересмотре" звучит мягче, чем "требование о снижении", что оставляет пространство для переговоров. Вы официально заявляете о намерении обсудить условия договора.

Обоснование просьбы (финансовое состояние бизнеса)

При существующих финансовых условиях договора аренды магазин не приносит прибыль, а лишь окупает операционные расходы.

Здесь вы переходите от общих экономических проблем к конкретной ситуации вашего бизнеса на этой арендуемой площади. Вы честно сообщаете, что текущая арендная ставка делает работу нерентабельной: магазин работает "в ноль" или даже в убыток, лишь покрывая текущие расходы (зарплата, коммуналка, товар). Это сильный аргумент, так как арендодателю, вероятно, невыгодно, чтобы его арендатор разорился и освободил помещение, ведь поиск нового может занять время и привести к потерям.

Итог и повторение просьбы

Проводя итог вышеизложенному, вынуждены для нормализации финансовых показателей магазина обратиться к Вам с предложением о пересмотре коммерческих условий действующего между нашими компаниями договора аренды.

Этот абзац подводит черту под всеми предыдущими аргументами (и экономическими, и финансовыми) и еще раз, уже в более сконцентрированной форме, повторяет ваше предложение. Акцент делается на цели — "нормализация финансовых показателей", что звучит разумно и обоснованно. Повторное употребление слова "предложение" поддерживает партнерский тон переговоров.

Конкретное коммерческое предложение

Просим снизить ежемесячную арендную плату на сумму ____________________ _________ на период ____________________ _________ , и зафиксировать ее в размере ____________________ _________ в месяц. Достигнутые договоренности закрепить подписанием Дополнительного соглашения.

Это самая важная, конкретная часть письма. Вы переходите от общих слов к цифрам. Нужно четко указать: на какую сумму (или процент) вы просите снизить платеж, на какой срок (например, "на 6 месяцев", "до конца 2024 года") и какая итоговая сумма должна быть установлена. Также вы предлагаете юридически оформить новые условия через дополнительное соглашение к договору. Конкретность показывает серьезность ваших намерений и облегчает арендодателю принятие решения.

Указание на взаимную выгоду

Мы рассчитываем, что данная мера поможет выйти магазину на нормальные показатели, и наши компании с минимальными потерями справятся со сложившейся неблагоприятной ситуацией.

Здесь вы показываете арендодателю, что ваша просьба — это не просто попытка сэкономить, а шаг к взаимовыгодному решению. Вы подчеркиваете, что временное снижение аренды поможет вашему бизнесу выжить и остаться платежеспособным арендатором, что в итоге выгодно и для него. Фраза "с минимальными потерями справятся... наши компании" создает образ общего фронта борьбы с кризисом, что располагает к сотрудничеству.

Заключительная вежливая форма

С уважением и надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Генеральный директор

____________________ ______ / ____________________ ______

Письмо завершается стандартной, но важной вежливой формой. Выражение "С уважением и надеждой..." перекликается с началом письма, замыкая его в единый, партнерский круг. Указание должности подписанта (Генеральный директор) и его подпись с расшифровкой придают документу официальный вес и показывают, что просьба исходит от руководства компании, а не от рядового сотрудника.