Должностная инструкция помощника руководителя – скачать образец 2024
Описание документа
Что такое должностная инструкция помощника руководителя?
Это важный внутренний документ компании, который четко описывает работу помощника руководителя. Он нужен и работнику, и работодателю. Помощник понимает, что от него ждут, какие задачи выполнять, что он может делать, а что нет, и чем рискует в случае ошибок. Руководитель же получает инструмент для постановки задач и оценки качества работы.
Для кого и зачем нужна эта инструкция?
В первую очередь, она необходима самому помощнику, особенно в начале работы. Документ служит подробной «дорожной картой», избавляя от неопределенности. Вы будете точно знать, что входит в ваши обязанности: планировать график начальника, готовить документы, организовывать встречи, работать с информацией и многое другое.
Для работодателя инструкция – это гарантия, что ключевой сотрудник, работающий бок о бок с руководителем, действует в определенных рамках и понимает свою роль. Она помогает избежать конфликтов на почве «я думал, это не входит в мои обязанности».
Также документ полезен для отдела кадров при приеме на работу, проведении аттестации или в спорных ситуациях.
Основные разделы инструкции простыми словами
1. Общие положения – это «визитная карточка» должности. Здесь указано, кто принимает помощника на работу (директор), кому он подчиняется (непосредственно руководителю), и какие базовые требования к нему предъявляются (высшее образование и опыт от года). Также перечислены правила, по которым он должен играть: законы России, внутренние правила компании и указания начальства. Отдельно прописано, что помощник должен знать: как вести документы, как общаться с людьми, как пользоваться офисной техникой и программами, а также понимать структуру компании.
2. Должностные обязанности – самая объемная и важная часть. Это пошаговый список того, чем помощник будет заниматься каждый день:
- Организация времени руководителя: составление расписания, бронирование переговорных, запись на прием.
- Административная и техническая поддержка: заказ билетов и гостиниц, подготовка комнат для совещаний, обеспечение связи.
- Работа с документами: прием и отправка писем, подготовка проектов приказов, писем, протоколов совещаний, ведение архива.
- Коммуникации: передача поручений от руководителя другим сотрудникам, первый контакт с посетителями и партнерами, ответы на звонки.
- Информационная поддержка: сбор данных для отчетов, подготовка справок и аналитических записок для принятия решений.
3. Права – это «инструменты» для выполнения обязанностей. Чтобы эффективно организовывать встречи, помощник может запросить информацию у любого отдела. Чтобы предлагать улучшения в работе – имеет право высказывать свои идеи. Он может требовать нормальные условия труда (исправный компьютер, доступ к программам) и принимать самостоятельные решения в рамках своей зоны ответственности (например, как лучше организовать конкретную поездку). Важное право – доступ к конфиденциальной информации, необходимой для работы.
4. Ответственность – обратная сторона прав и обязанностей. Здесь перечислено, за что помощника могут привлечь к дисциплинарной или даже материальной ответственности. Это не только очевидные вещи, как причинение ущерба или разглашение коммерческой тайны, но и нарушение сроков, грубое обращение с коллегами или партнерами, предоставление неверной информации. Этот раздел предупреждает о серьезных последствиях недобросовестной работы.
Почему важно использовать готовый образец?
Готовый шаблон должностной инструкции – отличная основа. Он составлен с учетом типовых обязанностей этой позиции и требований трудового законодательства. Вам не нужно изобретать велосипед и думать над формулировками. Достаточно скачать образец, адаптировать его под специфику вашей компании: добавить или убрать какие-то пункты в обязанностях (например, если нужна работа с соцсетями или специфическими программами), указать точное название должности и структурного подразделения. Это сэкономит время и поможет создать юридически грамотный документ.
Использование четкой и понятной должностной инструкции делает рабочие отношения прозрачными, снижает количество конфликтов и помогает выстроить эффективную работу помощника руководителя – одной из ключевых фигур в управлении компанией.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
УТВЕРЖДАЮ:
Директор ____________________ _____
(наименование организации)
____________________ _____
(подпись и ФИО)
«______» ____________________ _____ ______ г.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Работник назначается и увольняется с позиции помощника руководителя распоряжением директора компании.
- Помощник подчиняется персонально руководителю организации.
- В случае отсутствия помощника его полномочия и задачи передаются другому сотруднику, что закрепляется соответствующим организационным распоряжением.
- Кандидат на данную позицию должен иметь законченное высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
- В своей работе помощник обязан руководствоваться:
- действующим российским законодательством;
- внутренними правилами компании, ее Уставом и прочими нормативными актами;
- приказами и указаниями начальства.
- Помощник руководителя обязан владеть знаниями о:
- принятом в компании документообороте;
- стандартах делового общения и этикета;
- порядке подготовки отчетов;
- принципах использования оргтехники и средств коммуникации;
- основам работы с текстовыми редакторами и программами для работы с таблицами;
- основам делопроизводства;
- структуре и штатному расписанию фирмы.
В этом разделе описаны базовые условия работы помощника руководителя: кто его принимает на работу, кому он подчиняется, какие требования предъявляются к его образованию и опыту. Также перечислены основные правила и знания, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. По сути, это введение, которое задает рамки его должности.
II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
На помощника руководителя возлагаются следующие рабочие задачи:
- Составление и согласование ежедневного плана для руководителя: организация встреч, звонков, визитов и других событий.
- Личное участие в мероприятиях руководителя: сопровождение на встречах, приемах, в командировках.
- Обеспечение технической стороны работы руководителя: заказ проездных документов, транспорта; подготовка переговоров и встреч.
- Фиксация хода и итогов собраний, заседаний, обсуждений в виде протоколов и иных документов.
- Доведение поручений и указаний руководства до сведения сотрудников отделов и контроль за их выполнением.
- Сбор сведений, подготовка и представление руководителю аналитических, информационных, справочных и прочих отчетов.
- Ведение документооборота, прием корреспонденции, адресованной руководителю.
- Запись посетителей на личный прием к руководителю и организация их приема.
- Прием на подпись руководителю различных документов и заявлений, их фиксация, учет и передача.
- Подготовка писем, запросов и других бумаг по заданию руководства.
- Организация собраний, совещаний и встреч под руководством директора. Сбор требуемых материалов, уведомление участников о времени, месте и тематике мероприятия.
- Выполнение личных поручений руководителя.
Это основной раздел инструкции. Здесь подробно перечислено, что именно входит в работу помощника руководителя: от планирования графика босса и его сопровождения до подготовки документов и контроля за исполнением поручений. Фактически это список его ежедневных дел и зона ответственности.
III. ПРАВА
Помощник руководителя обладает следующими правами:
- Запрашивать и получать сведения, необходимые для выполнения рабочих задач.
- Вносить предложения руководству по улучшению собственной работы и оптимизации деятельности компании.
- Направлять запросы в подразделения фирмы (по указанию руководителя или по собственной инициативе) для получения документов, требуемых для исполнения обязанностей.
- Требовать от руководства создания необходимых условий для качественного выполнения своей работы.
- Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.
- Иметь доступ к закрытой информации, если этого требует служебная необходимость.
В данном разделе прописаны полномочия, которыми наделен помощник для эффективного выполнения своей работы. Это право на получение информации, внесение предложений, запрос документов и доступ к конфиденциальным данным. Эти права дают ему необходимые инструменты для действий.
IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Помощник руководителя несет ответственность за:
- Предоставление сотрудникам организации неверных сведений.
- Некачественное или неполное выполнение своих трудовых функций.
- Причинение материального ущерба организации, государству, партнерам или сотрудникам.
- Нарушение установленных сроков выполнения заданий.
- Несоблюдение положений внутренних документов компании, решений и постановлений.
- Разглашение коммерческой тайны, персональных данных и иной конфиденциальной информации.
- Совершение действий, выходящих за границы его полномочий.
- Нарушение трудовой дисциплины, правил безопасности, внутреннего распорядка и противопожарных норм.
- Несоблюдение норм делового этикета, грубость в общении с партнерами, посетителями и коллегами.
Заключительный раздел определяет, за что именно помощник руководителя может быть привлечен к ответственности. Перечень включает как профессиональные просчеты (срыв сроков, разглашение тайн), так и нарушение общих правил поведения на работе. Этот список помогает понять границы дозволенного и серьезность последствий их нарушения.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.