Должностная инструкция менеджера по закупкам - образец

Описание документа

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это подробный документ, который описывает работу специалиста, отвечающего за снабжение компании всем необходимым для её деятельности. Если представить компанию как живой организм, то менеджер по закупкам — это его пищеварительная система: он должен "накормить" бизнес нужными товарами или материалами вовремя, в нужном количестве, надлежащего качества и по оптимальной цене. От эффективности его работы напрямую зависят бесперебойность производства, уровень складских запасов, затраты компании и, в конечном итоге, её прибыль.

Основная задача менеджера по закупкам — это обеспечение оптимального баланса между наличием товара и затратами на его содержание. Что это значит на практике? На складе всегда должно быть достаточно товара, чтобы удовлетворить спрос и не допустить "простоя" в продажах или производстве. Но при этом нельзя закупать слишком много, иначе деньги компании окажутся "заморожены" в излишних запасах, которые к тому же могут устареть или испортиться. Менеджер должен тонко чувствовать этот баланс, постоянно анализируя продажи, прогнозируя спрос и планируя закупки.

Рабочий день менеджера по закупкам — это непрерывный цикл. Он начинается с анализа: что продалось, какие остатки на складе, что скоро закончится. На основе этих данных он формирует заказы текущим поставщикам. Но его работа не ограничивается повторением старых заказов. Важная часть — это поиск новых поставщиков. Он изучает рынок, находит альтернативных производителей или дистрибьюторов, запрашивает у них коммерческие предложения, сравнивает цены, условия оплаты и доставки. Найдя интересный вариант, он готовит обоснованное предложение для начальства, почему с этим поставщиком стоит начать работать.

Следующий ключевой этап — переговоры. Менеджер по закупкам общается с поставщиками, чтобы договориться о наилучших условиях: скидках за объём, отсрочке платежа, особых условиях доставки. Это требует хороших коммуникативных навыков и понимания основ коммерческого права, ведь все договорённости затем фиксируются в договорах. Он должен знать типовые формы договоров поставки, чтобы понимать риски и правильно оформлять документы.

После того как заказ размещён, работа не заканчивается. Менеджер отслеживает его исполнение: вовремя ли отгрузили товар, соответствует ли он заявленному качеству, пришёл ли он в полной комплектации. Он также контролирует финансовую сторону: своевременно ли компания оплачивает счета поставщикам, чтобы не испортить деловую репутацию и не потерять выгодные условия.

Особую ценность представляет его аналитическая функция. Менеджер по закупкам не просто исполняет заявки, а управляет ассортиментом. Он видит, какие товары "не идут", и вместе с отделом маркетинга придумывает, как от них избавиться (распродажа, специальные акции). Он же предлагает, какие новые товары стоит ввести в ассортимент, чтобы увеличить продажи. Он определяет "золотой запас" — минимальный остаток по каждой позиции, ниже которого опускаться нельзя, и особенно тщательно следит за товарами-бестселлерами, не допуская их отсутствия на полках.

Менеджер по закупкам — это ещё и важный источник информации внутри компании. От него ждут данных о сроках следующих поставок, о новых поступлениях, об изменениях в характеристиках товаров. Он консультирует продавцов, чтобы они могли лучше рассказывать о товаре клиентам, а иногда отвечает на вопросы и самих покупателей.

Для успешного выполнения всех этих задач менеджер наделён соответствующими правами. Он может действовать от имени компании при общении с поставщиками, запрашивать любую необходимую информацию у коллег из других отделов, вносить предложения по оптимизации процессов. Ему предоставляется право распоряжаться выделенным бюджетом на закупки в рамках своей компетенции.

Естественно, такая серьёзная работа предполагает и высокую ответственность. Менеджер отвечает за срывы поставок, которые привели к простоям, за закупку некачественного или неликвидного товара, за ошибки в документах. Он обязан хранить в тайне коммерческую информацию компании (закупочные цены, условия контрактов), так как её разглашение может поставить бизнес в невыгодное положение. Как и все сотрудники, он должен соблюдать трудовую дисциплину и правила безопасности.

Таким образом, должностная инструкция менеджера по закупкам — это не просто список обязанностей. Это карта его профессионального мира, которая определяет его как стратега, переговорщика, аналитика и ответственного распорядителя ресурсов компании. Для работодателя эта инструкция — инструмент для постановки чётких целей и оценки эффективности, а для самого менеджера — ясное понимание своих полномочий, зоны ответственности и своей роли в успехе общего дела.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ____________________ __________________

« ______ » ________________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Сотрудник, занимающий должность менеджера по закупкам, относится к категории специалистов.

1.2. Назначение на данную должность и увольнение с неё осуществляется приказом генерального директора компании по представлению и согласованию с начальником отдела закупок.

1.3. В своей непосредственной работе менеджер по закупкам подчиняется начальнику отдела закупок.

1.4. На время отсутствия менеджера (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности и полномочия временно передаются другому сотруднику, что фиксируется отдельным приказом по организации.

1.5. Требования к кандидату: наличие высшего или среднего профессионального образования и опыт работы на аналогичной позиции не менее одного года.

1.6. Менеджер по закупкам должен знать и применять в работе:

Основные положения гражданского и коммерческого законодательства.
Стандартные формы договоров купли-продажи и поставки, требования к оформлению сопутствующей документации.
Ассортимент, классификацию, характеристики и назначение товаров по закреплённым за ним товарным группам.
Методы формирования цен, стратегические и тактические подходы к ценообразованию.
Основные принципы организации процесса закупок.
Действующие в компании формы ведения учёта и составления отчётности.

1.7. В своей профессиональной деятельности менеджер по закупкам руководствуется:

Законодательством Российской Федерации.
Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими внутренними нормативными документами.
Приказами и распоряжениями руководящего состава.
Настоящей должностной инструкцией.

Раздел "Общие положения" задает базовое понимание должности: менеджер по закупкам — это специалист, который работает в отделе закупок под руководством его начальника. Его принимают на работу по приказу директора, но с обязательного согласования с непосредственным руководителем, что подчеркивает важность командной работы. Кандидату нужно иметь за плечами хотя бы год опыта в похожей деятельности, а также профильное образование. Особое внимание уделяется знаниям: он должен разбираться не только в товарах, которые покупает, но и в юридических аспектах (договоры), в ценообразовании и в принципах организации закупок в целом. То есть, от него ждут не просто умения "купить подешевле", а системного подхода к снабжению компании. Этот раздел также определяет, какие документы являются для него главными правилами игры — от законов страны до внутренних приказов.

2. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие обязанности:

Обеспечивает наличие товара по закреплённым за ним товарным группам в оптимальном для бизнеса количестве и ассортименте.
Достигает плановых показателей по скорости оборачиваемости товаров в своих группах (чтобы товар не залёживался на складе).
Занимается поиском новых поставщиков, анализирует их предложения и готовит для руководства обоснованные рекомендации по их привлечению.
Проводит переговоры с поставщиками (как текущими, так и потенциальными) и согласовывает итоговые условия поставки со своим начальником.
Формирует и отправляет заказы поставщикам.
Отслеживает процесс выполнения размещённых заказов (контроль сроков, комплектности).
Контролирует исполнение финансовых и иных обязательств компании перед поставщиками.
Обеспечивает полное и правильное документальное оформление всех сделок.
Анализирует уровень продаж по каждому товару. В случае падения спроса совместно с маркетологами разрабатывает и внедряет меры по снижению неликвидных остатков.
Определяет, какие товары стоит добавить в ассортимент, а какие — исключить из него как бесперспективные.
Устанавливает минимальный неснижаемый остаток по товарам и следит за поддержанием необходимого количества товара на складе.
Обеспечивает постоянное наличие товаров, пользующихся повышенным спросом, регулярно отслеживая их остатки и продажи, чтобы не допустить дефицита.
Своевременно предоставляет всем отделам и службам компании необходимую информацию о товарах (характеристики, наличие, сроки поставок).
Консультирует сотрудников отдела продаж, а при необходимости — и конечных покупателей, по вопросам, связанным с его товарными группами.
Выполняет разовые поручения и задания своего непосредственного руководителя.

Это центральный раздел, который подробно описывает весь рабочий цикл менеджера по закупкам. Его работа — это постоянный баланс. С одной стороны, нужно, чтобы на складе всегда был нужный товар, особенно тот, который быстро продаётся. С другой — нельзя допускать, чтобы деньги компании "замораживались" в виде излишних запасов, которые медленно оборачиваются. Поэтому он не просто покупает, а анализирует продажи, планирует остатки и избавляется от неходового товара. Большая часть его времени уходит на работу с поставщиками: поиск новых, переговоры по ценам и условиям, оформление заказов и контроль их исполнения. Он выступает связующим звеном между внешним рынком (поставщиками) и внутренними процессами компании (склад, продажи, маркетинг). Важно, что он не действует в одиночку: ключевые решения по поставщикам он согласовывает с начальником, а работу с ассортиментом и остатками координирует с маркетинговым отделом. Это делает его работу интегрированной в общую бизнес-стратегию.

3. Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:

Действовать от имени компании в пределах своей компетенции и представлять её интересы в переговорах с другими организациями и учреждениями.
Получать от любых подразделений компании информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей, как напрямую, так и через начальника отдела.
Распоряжаться выделенными ему материальными и финансовыми ресурсами в рамках установленных полномочий.
Вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на совершенствование собственной работы и бизнес-процессов компании в целом.
Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в работе недостатках и вносить предложения по их устранению.
Требовать от руководства создания нормальных и безопасных условий для выполнения своих служебных обязанностей.

Раздел "Права" описывает полномочия, которые даны менеджеру для эффективной и самостоятельной работы. Чтобы вести переговоры с поставщиками, он имеет право представлять компанию. Чтобы принимать обоснованные решения о закупках, он может запрашивать любую нужную информацию у отделов продаж, склада, финансового отдела. Для оперативной работы ему доверяют распоряжаться определёнными ресурсами (например, в рамках утверждённого бюджета на закупки по его группе). Он не просто исполнитель — он может и должен предлагать улучшения в своей работе и в процессах компании, а также сигнализировать о проблемах. Эти права делают его активным участником бизнеса, а не пассивным заказчиком товаров, и позволяют реально влиять на эффективность снабжения.

4. Ответственность менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам несёт ответственность за:

Невыполнение, несвоевременное или недобросовестное выполнение обязанностей, перечисленных в данной инструкции.
Нарушение действующих в компании правил, касающихся сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации (например, условий договоров с поставщиками, закупочных цен).
Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, а также правил по охране труда и пожарной безопасности.

Этот раздел устанавливает чёткие границы ответственности. В первую очередь, менеджер отвечает за результат своей основной работы. Если из-за его ошибки возник дефицит критически важного товара или на складе образовался огромный запас неликвидов — это его ответственность. Особое внимание уделяется конфиденциальности: в его работе много чувствительной информации (цены, условия контрактов), и её разглашение может нанести компании серьёзный ущерб. Как и любой сотрудник, он обязан соблюдать внутренние правила компании и общие нормы безопасности. Этот раздел уравновешивает предоставленные ранее права и напоминает о высокой степени ответственности, связанной с управлением финансовыми потоками компании (деньги уходят на закупки) и формированием её товарного предложения.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.