Лист ознакомления с приказом

Описание документа

Лист ознакомления с приказом: зачем он нужен и как его вести

В любой организации регулярно издаются приказы: о приеме на работу и увольнении, об отпусках, о назначении ответственных, об изменении правил или режима работы. Но издать приказ – это только половина дела. Вторая, не менее важная часть – убедиться, что все сотрудники, которых он касается, с ним ознакомлены и понимают его содержание. Именно для этого и существует специальный документ – лист ознакомления с приказом. Это не простая формальность, а важный кадровый инструмент, который защищает интересы как работодателя, так и работника.

По своей сути, лист ознакомления – это журнал или таблица, куда сотрудники вносят свои подписи, подтверждая, что они прочитали конкретный приказ. Этот документ служит официальным доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность по доведению локальных нормативных актов и распоряжений до сведения персонала. В случае возникновения спора, например, о дисциплинарном взыскании за нарушение правил, которые были утверждены приказом, лист ознакомления станет ключевым доказательством в суде, что сотрудник был предупрежден об этих правилах.

Какие приказы требуют обязательного ознакомления?

Далеко не каждый приказ требует сбора подписей. Обычно лист ознакомления прикладывается к приказам, которые:

Касаются лично каждого сотрудника: Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении или взыскании. С ними знакомится сам работник.
Устанавливают общие правила: Приказы об утверждении правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений об оплате труда, о защите персональных данных, о коммерческой тайне. С такими документами должны быть ознакомлены все сотрудники или определенные категории.
Вводят изменения в условия труда: Любые изменения, затрагивающие режим работы, оплату, нормы выработки, требования охраны труда, должны быть доведены до сведения работника под подпись.
Назначают ответственных: Приказы о назначении ответственных за пожарную безопасность, первую помощь, ведение документации и т.д.

Если приказ носит чисто оперативный характер (например, "назначить встречу в пятницу"), лист ознакомления не требуется.

Как правильно заполнить лист ознакомления? Разбираем шаблон

1. Заполнение "шапки". Это основа основ. Нужно точно и без ошибок перенести из приказа:
Название организации: ОАО, ООО, АО и полное наименование.
Номер и дата приказа: Цифры должны полностью совпадать.
Тема приказа: Кратко, но емко. Например: "о введении нового графика сменности с 01.10.2024". Эта строчка позволяет сразу понять, с каким документом знакомится сотрудник.

2. Работа с таблицей. Это зона ответственности кадровика или секретаря, который организует процесс ознакомления.
Подготовка списка: Заранее определите круг сотрудников, которых касается приказ. Можно предварительно вписать их ФИО и должности в таблицу от руки или на компьютере – это ускорит процесс и исключит ошибки в написании имен.
Процесс ознакомления: Сотруднику дают для прочтения сам приказ и чистый лист ознакомления (или лист с уже вписанными его данными). После прочтения он ставит свою подпись в соответствующей графе и указывает дату.
Важность даты: Дата ознакомления критически важна. Она должна быть не ранее даты издания приказа. Например, приказ издан 10-го числа, а ознакомиться с ним сотрудник мог 11-го или позже. Дата фиксирует момент, с которого сотрудник считается информированным.

Юридическая сила и роль подписи

Подпись сотрудника на листе ознакомления имеет серьезное юридическое значение. Она подтверждает, что:

Работнику был предоставлен текст приказа для прочтения.
Он не только увидел документ, но и (предполагается) понял его содержание.
С момента подписания он не может ссылаться на незнание требований или правил, изложенных в приказе.

Если сотрудник отказывается подписывать лист ознакомления, работодатель должен составить об этом специальный акт в присутствии свидетелей. Этот акт будет служить альтернативным доказательством факта ознакомления (или попытки ознакомления). Сам отказ не отменяет действия приказа, но процедура должна быть соблюдена.

Практические советы по использованию шаблона

1. Используйте отдельный лист для каждого приказа. Не стоит делать единый "журнал ознакомления со всеми приказами". Это запутает учет. Один приказ – один лист.

2. Храните лист вместе с приказом. После завершения сбора подписей лист ознакомления подшивается к тому приказу, к которому он относится, и хранится с ним в одной папке. Это упрощает архивный поиск.

3. Следите за корректностью данных. Проверяйте, чтобы ФИО и должность в листе совпадали с данными в трудовом договоре и приказе о приеме.

4. Адаптируйте размер таблицы. В шаблоне 26 строк. Если сотрудников меньше, лишние строки можно зачеркнуть. Если больше – распечатайте второй лист и пронумеруйте строки далее.

5. Не забывайте про новых сотрудников. Если приказ носит постоянный характер (например, правила внутреннего распорядка), новый сотрудник должен быть ознакомлен с ним при приеме на работу. Для этого можно использовать копию первоначального листа или завести отдельный.

Лист ознакомления – это простой, но мощный инструмент документооборота, который страхует компанию от множества трудовых споров и конфликтов. Использование готового шаблона, такого как представленный, позволяет стандартизировать эту процедуру, сделать ее быстрой, понятной и юридически безупречной. Это вклад не только в порядок в документах, но и в культуру доверия и ясности внутри коллектива.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПРИКАЗОМ

1. ШАПКА ДОКУМЕНТА С РЕКВИЗИТАМИ ПРИКАЗА

Лист ознакомления

с приказом ОАО « ________________ »

№________________ от « ________________ » ________________ 2019 года

____________________ ____________________ ____________________ ___________

Это верхняя часть документа, содержащая всю необходимую информацию для его идентификации. Указано, что это именно "Лист ознакомления", что сразу определяет его функцию. Далее следует ссылка на конкретный приказ: указывается организационно-правовая форма и название компании (например, ОАО "Ромашка"), номер приказа, дата его издания и год. Самая важная часть – краткое указание темы или сути приказа в строке, начинающейся с "о". Это может быть "о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка", "об утверждении графика отпусков" или "о назначении на должность". Эта шапка четко привязывает лист ознакомления к определенному распорядительному документу, не позволяя его перепутать с другими.

2. ТАБЛИЦА ДЛЯ ВНЕСЕНИЯ ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ

№ п/п	Ф.И.О.	Должность	Подпись	Дата
1	______	______	______	______
2	______	______	______	______
3	______	______	______	______
4	______	______	______	______
5	______	______	______	______
6	______	______	______	______
7	______	______	______	______
8	______	______	______	______
9	______	______	______	______
10	______	______	______	______
11	______	______	______	______
12	______	______	______	______
13	______	______	______	______
14	______	______	______	______
15	______	______	______	______
16	______	______	______	______
17	______	______	______	______
18	______	______	______	______
19	______	______	______	______
20	______	______	______	______
21	______	______	______	______
22	______	______	______	______
23	______	______	______	______
24	______	______	______	______
25	______	______	______	______
26	______	______	______	______

Это основная и самая объемная часть документа – таблица, предназначенная для сбора подтверждений от сотрудников. Она имеет четкую структуру из пяти граф. "№ п/п" – порядковый номер для удобства учета. "Ф.И.О." – здесь сотрудник должен разборчиво вписать свои фамилию, имя и отчество. "Должность" – указывается его текущая позиция в компании, что важно, если приказ касается определенных категорий работников. "Подпись" – собственноручная роспись сотрудника, которая является юридическим подтверждением факта, что он прочитал и понял содержание приказа. "Дата" – число, когда произошло ознакомление. Такая таблица позволяет в одном месте собрать доказательства ознакомления всего коллектива или целевой группы, избегая необходимости хранить отдельные расписки или делать отметки на самом приказе. Количество строк (26) является примерным и может быть увеличено или уменьшено в зависимости от числа сотрудников.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.