Комплектовочная ведомость форма КВ-1 - образец заполнения

Описание документа

Что такое комплектовочная ведомость

Комплектовочная ведомость — это важный документ, который используется при отправке товаров, оборудования или материалов заказчику. Этот документ служит для точного учета всего, что входит в отправляемую партию, и обеспечивает контроль за комплектностью поставки.

Представьте ситуацию: предприятие производит сложное оборудование, которое состоит из множества деталей и узлов. При отправке этого оборудования заказчику необходимо убедиться, что все компоненты упакованы, правильно маркированы и сопровождаются необходимой документацией. Именно для этих целей и создается комплектовочная ведомость.

Для чего нужна эта ведомость

Основное назначение документа — обеспечить прозрачность и порядок в процессе отгрузки товаров. Без правильно оформленной комплектовочной ведомости могут возникнуть серьезные проблемы:

Потеря отдельных компонентов при транспортировке
Несоответствие поставки заявленным требованиям
Задержки монтажа и запуска оборудования из-за отсутствия необходимых деталей
Споры между поставщиком и получателем о комплектности поставки

Документ особенно важен при поставках сложного промышленного оборудования, строительных материалов партиями или любых других товаров, которые требуют точного соблюдения спецификации.

Как заполняется ведомость

Документ имеет четкую структуру, которая включает несколько основных разделов. В верхней части указывается номер заказа, к которому относится ведомость, а также информация о листах документа и чертежах.

Основная часть содержит таблицу, в которую заносятся следующие данные:

Номер места — указывается в формате дроби, где знаменатель показывает общее количество мест в партии, а числитель — порядковый номер конкретного места
Наименование — название товара, детали или оборудования
Номер чертежа или позиции — ссылка на техническую документацию
Количество — число единиц в данном месте
Род упаковки — тип используемой упаковки (ящик, коробка, паллет и т.д.)

Особенности работы с документом

Одной из важных особенностей комплектовочной ведомости является требование о размещении ее экземпляров в разных местах. Один экземпляр помещается в специальный карман на упаковке для быстрого доступа, а два других — внутри ящика. Это обеспечивает сохранность документации и позволяет получателю быстро идентифицировать груз.

Документ может заполняться как от руки, так и на печатной машинке, что делает его универсальным для предприятий с разным уровнем технического оснащения. Однако в современных условиях чаще используется компьютерное заполнение с последующей распечаткой.

Кто участвует в оформлении

В процессе составления и проверки комплектовочной ведомости участвуют несколько ответственных лиц:

Специалист, комплектующий заказ — непосредственно занимается подбором и упаковкой товаров
Проверяющий комплектовку — осуществляет контроль правильности комплектации
Начальник подразделения — несет общую ответственность за процесс
Составитель контрольного экземпляра — отвечает за документальное оформление

Такая многоуровневая система подписей обеспечивает высокую степень надежности и минимизирует вероятность ошибок при комплектации и отгрузке.

Практическое применение

Комплектовочная ведомость широко используется в различных отраслях промышленности, строительства, торговли. Особенно она важна при:

Поставках промышленного оборудования
Отгрузке строительных материалов
Комплектации крупных партий товаров
Международных поставках с таможенным оформлением
Отправке запасных частей и комплектующих

Правильно оформленная комплектовочная ведомость не только облегчает процесс приемки товаров получателем, но и служит доказательством исполнения обязательств поставщиком в случае возникновения спорных ситуаций.

КОМПЛЕКТОВОЧНАЯ ВЕДОМОСТЬ (ОТПРАВОЧНАЯ) ФОРМА КВ-1

К заказу № ______

Лист 1

Черт. 00.000.00.00000 Листов 00

Основные указания по заполнению

1. Номер товарного места указывается в виде дроби: знаменатель показывает общее количество мест в партии, числитель - порядковый номер конкретного места.

2. Документ может заполняться рукописным способом или с использованием печатной машинки.

3. Один экземпляр комплектовочной ведомости должен быть помещен внутрь первого места отправления.

Этот раздел содержит важные инструкции по правильному оформлению документа. Здесь объясняется, как нумеровать места в грузовой партии - общее количество и порядковый номер каждого места. Указано, что документ можно заполнять как от руки, так и на печатной машинке, что важно для предприятий с разным уровнем технического оснащения. Особое внимание уделяется тому, что один экземпляр ведомости обязательно должен находиться в первом месте отправления - это обеспечивает быструю идентификацию всего груза при получении.

Таблица комплектации

№ места	Наименование	№ чертежа № позиции	Количество	Род упаковки
1	______	______	______	______
______	______	______	______	______
______	______	______	______	______
______	______	______	______	______
______	______	______	______	______
______	Нетто: кг	Брутто: кг	______	______
______	Примечание:	______	______	______

Основная таблица документа предназначена для детального описания каждого места в отправляемой партии. В ней последовательно указывается номер места, наименование товара или детали, номер чертежа или позиции по технической документации, количество единиц в месте и тип используемой упаковки. В нижней части таблицы предусмотрены строки для указания веса нетто и брутто, а также для дополнительных примечаний. Эта таблица является ключевым элементом документа, так как содержит всю необходимую информацию для идентификации и учета отправляемых ценностей.

Инструкции по упаковке документов

Один экземпляр упаковочного листа необходимо поместить в специальный карман для документов.

Два экземпляра упаковочного листа следует разместить внутри ящика, соблюдая осторожность чтобы не повредить защитную пленку.

В данном разделе подробно описывается как правильно распределить экземпляры сопроводительных документов при упаковке груза. Один экземпляр помещается в специальный карман на внешней стороне упаковки для быстрого доступа, а два других - внутри ящика для обеспечения сохранности. Особо подчеркивается необходимость аккуратного размещения документов чтобы не повредить защитную пленку упаковки. Эти инструкции помогают обеспечить сохранность документов во время транспортировки и облегчают процесс приемки груза получателем.

Подписи ответственных лиц

Заказ скомплектовал:	______
Комплектовку проверил:	______
Начальник:	______
Контрольный экземпляр составил:	______

Заключительный раздел документа содержит поля для подписей всех сотрудников, участвовавших в процессе комплектации и проверки заказа. Здесь расписывается специалист, который непосредственно комплектовал заказ, сотрудник осуществлявший проверку комплектности, руководитель подразделения и лицо, ответственное за составление контрольного экземпляра документа. Многоуровневая система подписей обеспечивает контроль качества на каждом этапе подготовки груза к отправке и распределяет ответственность между участниками процесса.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.