Книга учета движения трудовых книжек

Описание документа

Книга учета движения трудовых книжек: для чего она нужна и как ее вести

Трудовая книжка — один из главных документов в жизни любого работающего человека. В ней фиксируется весь профессиональный путь: куда и когда человек устраивался, какую должность занимал, за что получал поощрения. Работодатель не просто делает в ней записи — он на время трудоустройства принимает этот документ на ответственное хранение. А чтобы не было путаницы, потерь и вопросов "где чья книжка?", существует специальный журнал — Книга учета движения трудовых книжек. Это не просто тетрадка, а важный кадровый регистр, который должен быть в каждой организации.

Представьте, что в компанию каждый месяц устраиваются новые люди. Каждый приносит свою трудовую книжку. Кто-то увольняется — книжку нужно вернуть. Где фиксировать, что книжка принята, кому она принадлежит и когда возвращена? Вот для этих целей и создана эта Книга. По сути, это подробный "дневник" или "инвентарная опись" всех трудовых книжек, которые проходят через руки кадровика или бухгалтера.

Кто и почему обязан вести эту книгу?

Вести Книгу учета движения трудовых книжек обязана каждая организация или индивидуальный предприниматель, который принимает сотрудников по трудовому договору. Это прямое требование трудового законодательства. Без этого документа невозможно обеспечить надлежащий учет и сохранность столь важных бумаг.

Ответственность за ведение книги обычно лежит на специалисте отдела кадров, бухгалтере или самом руководителе (если в компании нет кадровой службы). Отсутствие книги или ее ненадлежащее ведение может привести к штрафам при проверке Государственной инспекцией труда.

Что конкретно нужно записывать в книге?

Книга представляет собой большую таблицу со множеством граф. Может показаться, что это сложно, но на практике все логично. Запись вносится один раз при приеме сотрудника и завершается при его увольнении. Вот какие данные нужно заполнять:

• Порядковый номер записи ( п/п): Просто номер по порядку.
• Дата приема/заполнения: Число, месяц и год, когда трудовая книжка была принята от нового сотрудника или когда в нее был впервые внесен вкладыш.
• ФИО владельца: Полные данные сотрудника, которому принадлежит книжка.
• Реквизиты книжки: Ее серия и номер. Это как паспортные данные документа. У вкладыша — свои серия и номер.
• Должность и место работы: На какую должность принят человек и в какое подразделение.
• Основание приема: Дата и номер приказа о приеме на работу. Это связывает запись в книге с другим кадровым документом.
• Расписка ответственного лица: Человек, принявший книжку (например, кадровик), должен здесь расписаться. Это подтверждает, что он ее получил и теперь отвечает за ее сохранность.
• Оплата за бланк (если есть): Если сотрудник потерял трудовую книжку и заводит новую, работодатель выдает ему бланк, стоимость которого может удерживаться из зарплаты. Сумма этой оплаты фиксируется здесь.
• Дата выдачи при увольнении: Когда сотрудник увольняется, ему обязаны вернуть трудовую книжку. Дата выдачи проставляется здесь.
• Расписка работника: Самая важная графа при увольнении. Сотрудник собственноручно расписывается в этой графе, подтверждая, что получил свою трудовую книжку на руки. Эта подпись снимает с работодателя ответственность за документ и является доказательством его выдачи.

Почему это так важно? Последствия ошибок

Правильное ведение этой книги защищает в первую очередь самого работодателя. Представьте ситуацию: сотрудник уволился год назад, а теперь приходит и заявляет, что так и не получил свою трудовую книжку, и требует компенсацию за вынужденный прогул, пока он не мог устроиться на новую работу без документа. Если в Книге учета есть его четкая подпись в графе 11, спор будет решен в вашу пользу мгновенно. Если этой записи нет — доказывать факт выдачи будет крайне сложно, и суд, скорее всего, встанет на сторону работника.

Кроме того, книга помогает быстро найти нужную трудовую книжку среди многих других, проверить, все ли документы на месте, и проконтролировать движение кадров.

Электронный или бумажный формат?

Законом предусмотрена именно бумажная форма этой книги. Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации. Вести ее в электронном виде (в или специальной программе) удобно для оперативной работы, но официальным документом, имеющим юридическую силу, будет только бумажная, должным образом оформленная книга. Многие кадровики поступают так: ведут параллельный электронный учет для скорости поиска, а затем переносят данные в официальную бумажную книгу.

Где взять правильный бланк и как его оформить?

Бланк книги утвержден Постановлением Минтруда, и именно эту форму рекомендуется использовать. Ее можно купить в готовом типографском варианте в магазине канцелярских товаров или распечатать на нашем сайте. При самостоятельной подготовке важно, чтобы книга была надежно скреплена (прошнурована), а на последней странице была наклеена бумажная пломба с указанием количества пронумерованных и прошнурованных страниц, подписью руководителя и печатью организации. Это предотвращает возможность незаметного изъятия или замены листов.

Заключение

Книга учета движения трудовых книжек — это не бюрократическая прихоть, а необходимый инструмент кадрового делопроизводства, который обеспечивает порядок, дисциплину и юридическую безопасность трудовых отношений. Она защищает интересы и работодателя, доказывая факты приема и выдачи документов, и работника, гарантируя учет его главной трудовой "биографии". Использование готового официального бланка избавляет от ошибок в структуре документа и гарантирует его соответствие всем требованиям закона. Скачайте бланк, правильно его оформите и начните вести учет — это основа грамотной кадровой работы.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.

Похожие документы