Ходатайство о награждении почетной грамотой
Описание документа
Ходатайство о награждении почетной грамотой: как правильно оформить просьбу
В любой организации важно не только требовать результаты, но и вовремя отмечать достижения сотрудников. Одной из самых распространенных и уважаемых форм поощрения является почетная грамота. Однако просто купить красивый бланк недостаточно. Для того чтобы награждение было официальным, обоснованным и соответствовало внутренним правилам компании, необходимо оформить специальный документ – ходатайство о награждении почетной грамотой. Это служебная записка, которую руководитель подразделения направляет высшему руководству с предложением поощрить конкретного сотрудника.
Ходатайство – это не пустая формальность, а важный управленческий инструмент. Оно выполняет несколько функций: во-первых, фиксирует факт признания заслуг, во-вторых, формализует процедуру поощрения, делая ее прозрачной, и в-третьих, служит документальным основанием для издания приказа или распоряжения о награждении. Представленный шаблон показывает минимальную, но достаточную структуру такого документа.
Кто, кому и зачем подает ходатайство?
Кто подает (инициатор): Обычно это непосредственный начальник сотрудника – руководитель отдела, управления, цеха или иного структурного подразделения. Именно он лучше всех видит ежедневную работу, достижения и вклад своего подчиненного. В некоторых случаях инициатором может выступить коллега или коллектив, но тогда документ все равно должен быть завизирован руководителем.
Кому подается (адресат): Ходатайство адресуется лицу, имеющему право принимать решения о награждениях и издавать соответствующие приказы. Как правило, это генеральный директор организации, директор филиала или иное первое лицо. В крупных компаниях таким правом может обладать вице-президент по персоналу или специальная наградная комиссия.
Зачем подается (цель): Основная цель – получить официальное разрешение и основание для награждения. Без такого документа бухгалтерия не сможет списать средства на покупку грамоты, отдел кадров – внести запись в личное дело, а руководство – публично объявить благодарность. Ходатайство превращает устную похвалу в официальный акт признания.
Разбираем шаблон по пунктам: как заполнять
1. Адресат. В самом верху необходимо точно указать должность и ФИО руководителя. Можно добавить название организации. Ошибка в адресате может задержать рассмотрение документа.
2. Название. Строка «ХОДАТАЙСТВО о награждении Почетной грамотой» должна быть четко видна. Она сразу определяет суть документа.
3. Текст просьбы – самое важное. Стандартная формулировка «Прошу Вас наградить почетной грамотой сотрудника…» является устоявшейся и корректной.
Что писать в первом поле (кандидат): Укажите полное ФИО сотрудника и его должность. Например: «ведущего инженера-конструктора Петрова Алексея Сергеевича». Это исключает путаницу.
Что писать во втором поле (повод): Это основание для награждения. Будьте конкретны! Вместо размытого «за хорошую работу» напишите: «в связи с успешным внедрением проекта «Альфа», позволившего сократить затраты на 15%» или «в честь 10-летнего юбилея работы в компании». Конкретный повод делает ходатайство убедительным и обоснованным.
Что делает ходатайство эффективным?
1. Своевременность. Подавайте ходатайство заблаговременно, особенно если награждение планируется к конкретной дате (юбилею, профессиональному празднику, итогам года).
2. Обоснованность. Четкая и весомая причина – залог положительного решения. При возможности кратко укажите ключевые достижения сотрудника прямо в тексте или оформите их в виде приложения (краткой справки или характеристики).
3. Соблюдение субординации. Документ должен идти «снизу вверх»: от непосредственного руководителя к высшему руководству. Пропуск звена может быть воспринят как нарушение этикета.
4. Процедура согласования. Блок «СОГЛАСОВАНО» в шаблоне не случаен. Если в компании принято, чтобы ходатайство визировал, например, заместитель директора по направлению, это следует сделать. Это показывает, что предложение поддержано на разных уровнях управления.
5. Официальный вид. Документ должен быть напечатан на фирменном бланке или содержать реквизиты отдела. Обязательны подпись инициатора с расшифровкой и дата.
Чем ходатайство отличается от представления или характеристики?
Важно не путать эти документы. Характеристика – это развернутая оценка личных и профессиональных качеств сотрудника. Представление к награде – это более подробный документ, который часто включает биографическую справку, перечень заслуг и обоснование соответствия критериям награды. Ходатайство – это именно краткая служебная записка-просьба, инициирующая процедуру награждения. Часто ходатайство является сопроводительным документом к более подробному представлению или характеристике.
Что происходит после подачи ходатайства?
После того как директор рассматривает ходатайство и накладывает резолюцию (например, «Согласен», «Подготовить приказ»), документ передается в отдел кадров или секретариат. На его основе издается приказ о награждении, который является основанием для вручения грамоты, внесения записи в трудовую книжку (если это предусмотрено) и, возможно, выплаты премии. Само ходатайство подшивается в дело или передается в личное дело сотрудника как документ-основание.
Используя данный шаблон, вы сможете быстро и правильно оформить инициативу по поощрению вашего коллеги или подчиненного. Помните, что грамотно составленное ходатайство – это не только протокол, но и акт признания, который мотивирует сотрудника и укрепляет корпоративную культуру.
ХОДАТАЙСТВО О НАГРАЖДЕНИИ ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ
Директору ____________________ __________
____________________ ___________________
____________________ ___________________
1. ШАПКА ДОКУМЕНТА С УКАЗАНИЕМ АДРЕСАТА
Директору ____________________ __________
____________________ ___________________
____________________ ___________________
Это начало любого официального обращения внутри организации. Здесь указывается должность и полное имя лица, к которому направляется ходатайство — обычно это генеральный директор, руководитель филиала или другое уполномоченное лицо, имеющее право принимать решения о награждениях. Могут быть указаны и дополнительные реквизиты, такие как название отдела или структурного подразделения. Корректное указание адресата гарантирует, что документ попадет именно к тому, кто обладает необходимыми полномочиями для его рассмотрения и удовлетворения просьбы.
2. НАИМЕНОВАНИЕ И СУТЬ ОБРАЩЕНИЯ
ХОДАТАЙСТВО о награждении Почетной грамотой
Центральная и заглавная строка документа, которая сразу сообщает о его цели и содержании. Название «Ходатайство» указывает на то, что это не приказ и не распоряжение, а официальная просьба, которая подлежит рассмотрению. Уточнение «о награждении Почетной грамотой» конкретизирует предмет обращения. Таким образом, с первых строк читатель понимает, что это за документ и какого рода действие в нем предлагается совершить. Это важный элемент структуры, который задает тон всему последующему тексту.
3. ОСНОВНАЯ ПРОСЬБА С УКАЗАНИЕМ КАНДИДАТА И ПОВОДА
Прошу Вас наградить почетной грамотой сотрудника ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ___, в связи с ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ___
Это ключевой раздел, в котором содержится сама просьба. Он состоит из трех обязательных элементов: вежливое введение («Прошу Вас»), конкретное действие («наградить почетной грамотой») и указание объекта действия («сотрудника»). Далее следуют два поля для заполнения. В первое вносится полное имя и, как правило, должность сотрудника, которого предлагается наградить. Во втором поле указывается причина или повод для награждения. Это может быть юбилей работы в компании, значительные профессиональные достижения, успешное завершение важного проекта, личный вклад в развитие организации или иные заслуги. От формулировки причины во многом зависит убедительность всего ходатайства.
4. ПОДПИСЬ ИНИЦИАТОРА ХОДАТАЙСТВА
Начальник структурного подразделения
____________________ ___________________ / ____________________ ___________________
Здесь документ подписывает лицо, которое инициирует процедуру награждения — обычно непосредственный руководитель сотрудника или начальник отдела. Указание его должности («Начальник структурного подразделения») подтверждает его служебные полномочия для выдвижения такой инициативы. Подпись и ее расшифровка (ФИО) придают документу официальный статус и персональную ответственность. Это означает, что руководитель не только поддерживает кандидатуру, но и берет на себя ответственность за достоверность изложенных в ходатайстве сведений о заслугах сотрудника.
5. БЛОК СОГЛАСОВАНИЯ С ВЫШЕСТОЯЩИМ РУКОВОДИТЕЛЕМ
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель руководителя
____________________ ___________________ / ____________________ ___________________
Этот раздел предназначен для процедуры внутреннего согласования. Прежде чем ходатайство попадет к окончательному decision-maker (директору), оно может проходить визирование у вышестоящего руководителя, например, заместителя директора или руководителя направления. Его подпись в этом блоке означает, что с кандидатурой и поводом для награждения ознакомились на более высоком уровне управления и не имеют возражений. Это добавляет документу весомости и демонстрирует, что инициатива поддержана не только на уровне непосредственного начальства, но и руководством среднего звена. Не во всех организациях эта ступень обязательна, но ее наличие свидетельствует о более строгой иерархии и процедуре согласования.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.