Должностные обязанности начальника вспомогательного отдела

Описание документа

Должностные обязанности начальника вспомогательного отдела: что входит в его работу

В любой компании, помимо основных производственных или коммерческих отделов, существуют подразделения, которые обеспечивают их работу. Это так называемые вспомогательные (или обеспечивающие) отделы: административно-хозяйственный отдел (АХО), отдел информационных технологий (-поддержка), служба снабжения, транспортный отдел, отдел охраны труда и другие. Руководитель такого отдела — начальник вспомогательного отдела — играет критически важную роль, хотя его работа часто остается «за кадром». Какие именно задачи лежат на его плечах? Давайте разберемся простым языком, без сложных юридических формулировок.

Представьте, что компания — это большой и сложный механизм. Основные отделы (продажи, производство) — это его главные шестерни. А вспомогательный отдел — это система смазки, крепежные болты, источник энергии. Если смазки нет, шестерни начинают скрипеть и останавливаются. Начальник вспомогательного отдела — это как раз тот человек, который отвечает за то, чтобы «система смазки» работала безотказно. Его главная цель — создать условия, в которых основные отделы могут эффективно выполнять свои функции, не отвлекаясь на бытовые, технические или организационные проблемы.

Ключевые направления работы начальника вспомогательного отдела

Работу руководителя такого подразделения можно условно разделить на несколько больших блоков.

1. Управление отделом и стратегическое обеспечение

Начальник не просто самый опытный сотрудник, а полноценный менеджер. Он планирует работу отдела, ставит задачи подчиненным, контролирует их выполнение и несет ответственность за конечный результат. Он должен глубоко понимать «Положение об отделе» — внутренний документ, который описывает, за что именно его подразделение отвечает. Его задача — перевести эти формальные требования в конкретные ежедневные действия своей команды.

Важнейшая часть его работы — быть связующим звеном между своим отделом и другими подразделениями. Он должен постоянно общаться с коллегами, выяснять их потребности (нужна ли новая мебель, работает ли интернет, достаточно ли канцтоваров) и обеспечивать их удовлетворение. Часто он также готовит различные документы: служебные записки с предложениями по улучшению работы, инструкции по использованию оборудования, отчеты о проделанной работе.

2. Оперативное управление ресурсами и безопасностью

Это, пожалуй, самая затратная и ответственная часть. Отдел обычно управляет определенными ресурсами: деньгами на хозяйственные нужды, офисной техникой, транспортными средствами, запасами материалов. Начальник должен следить, чтобы эти ресурсы использовались экономно и по назначению, не разбазаривались.

Отдельная большая тема — безопасность. Сюда входит сразу несколько аспектов:

Охрана труда: Следить, чтобы в офисе или на производственной площадке соблюдались все правила, не было опасных ситуаций, сотрудники были проинструктированы.
Пожарная безопасность: Проверять наличие и исправность огнетушителей, планов эвакуации, проводить учения.
Информационная безопасность: Обеспечивать защиту коммерческой тайны, служебной информации. Это может касаться как документов в сейфе, так и настройки прав доступа к корпоративной сети.

3. Работа с персоналом отдела

Начальник вспомогательного отдела — это еще и руководитель команды. В его подчинении могут быть завхозы, системные администраторы, водители, курьеры. Его задачи как менеджера:

Распределять задачи
Заботиться о развитии команды: Понимать, кому из сотрудников нужно повышение квалификации, организовывать обучение, создавать условия для карьерного роста.
Поддерживать дисциплину: Следить за соблюдением рабочего графика, правил поведения в офисе. Он же вносит предложения о премировании отличившихся работников или, наоборот, о дисциплинарных взысканиях для нарушителей.

4. Отчетность и соблюдение законодательства

Любая управленческая деятельность сопровождается документами. Начальник отдела отвечает за всю отчетность, которую должен предоставлять его отдел: финансовые отчеты по израсходованным средствам, отчеты по охране труда, акты выполненных работ и т.д.

Кроме того, он обязан хорошо знать не только специфику своей работы, но и общие законы, которые регулируют трудовые отношения и безопасность. Это нужно, чтобы его решения и действия не противоречили Трудовому кодексу и другим нормативным актам, защищая и компанию, и сотрудников от возможных проблем.

Какие качества важны для такого руководителя?

Исходя из обязанностей, можно выделить ключевые качества успешного начальника вспомогательного отдела:

Организаторские способности: Умение планировать, распределять и контролировать.
Коммуникабельность: Постоянное взаимодействие с разными отделами и людьми требует умения договариваться и слушать.
Ответственность и хозяйская хватка: Он должен относиться к ресурсам компании как к своим собственным, бережно и рационально.
Внимательность к деталям: В вопросах безопасности, отчетности и распределения задач мелочей не бывает.
Стрессоустойчивость: Вспомогательный отдел часто работает в режиме «тушения пожаров» — срочные поломки, незапланированные от руководства.

Зачем нужен готовый шаблон должностных обязанностей?

Готовый и хорошо структурированный перечень обязанностей, как представленный на этой странице, полезен и для самого начальника отдела, и для компании в целом. Для руководителя — это четкий план действий и понимание зоны своей ответственности. Для руководства компании и отдела кадров — это основа для составления трудового договора, проведения аттестации, оценки эффективности работы. Такой документ помогает избежать недопонимания: все знают, чего друг от друга ждать.

Используя профессионально составленный шаблон, вы можете адаптировать его под специфику именно вашей организации, дополнив или убрав некоторые пункты, и получить идеальную инструкцию для вашего руководителя вспомогательного отдела.

ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ НАЧАЛЬНИКА ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ОТДЕЛА

Обязанности по управлению отделом и обеспечению его работы

Осуществляет общее руководство деятельностью отдела. Гарантирует выполнение всех задач, которые возложены на отдел согласно внутреннему регламентирующему документу (Положению). Способствует эффективной и бесперебойной работе ключевых производственных или функциональных подразделений компании. Занимается подготовкой и разработкой требуемой документации, вносит предложения по улучшению работы, формирует рекомендации и рабочие инструкции.

Этот раздел описывает ключевую управленческую роль начальника. Здесь речь идет о том, что он не просто сотрудник, а руководитель, который несет ответственность за весь отдел. Его задача — сделать так, чтобы отдел работал как слаженный механизм и выполнял те функции, для которых он создан. Важный момент — помощь основным отделам компании. Это значит, что вспомогательный отдел (например, АХО, отдел снабжения, IT-поддержки) существует для того, чтобы обслуживать нужды других подразделений, и начальник должен выстраивать работу именно с этой целью. Разработка документов, предложений и инструкций — это про создание правил игры и поиск способов работать лучше.

Обязанности по управлению ресурсами, безопасностью и персоналом

Обеспечивает разумное и экономичное расходование материальных, финансовых и технических ресурсов, находящихся в ведении отдела. Организует мероприятия по защите сведений, которые относятся к государственной, коммерческой или служебной тайне.

Осуществляет равномерное и справедливое распределение рабочей нагрузки между сотрудниками отдела. Создает обстановку и условия, способствующие профессиональному развитию и повышению квалификации подчиненных.

Осуществляет контроль за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, требований по охране труда, технике безопасности, промышленной санитарии и противопожарной защите. Следит за состоянием производственной и трудовой дисциплины в коллективе.

Вносит на рассмотрение руководства предложения о поощрении сотрудников, отличившихся в работе, а также о применении дисциплинарных мер к тем, кто нарушает трудовую и производственную дисциплину.

Обеспечивает своевременное составление и предоставление всей отчетности, которая установлена для отдела.

Этот большой блок описывает повседневные практические задачи руководителя, которые можно разделить на несколько групп. Во-первых, это хозяйственные вопросы: он должен следить, чтобы отдел не тратил ресурсы зря, будь то канцтовары, бюджет или оборудование. Во-вторых, это безопасность — как физическая (охрана труда, пожарная безопасность), так и информационная. Начальник отвечает за то, чтобы секретные данные компании не утекли. В-третьих, это работа с людьми: он должен распределять задачи так, чтобы никто не был перегружен, а кто-то без дела, заниматься развитием команды (например, отправлять на курсы), следить за дисциплиной и порядком. И наконец, он несет ответственность за всю «бумажную» работу отдела — отчеты, которые нужно сдавать в другие отделы или руководству.

Требуемые знания для выполнения обязанностей

Для качественного выполнения своих функций должен знать и понимать:

Документы директивного и нормативного характера, которые регулируют работу отдела.
Нормативные акты, положения и методические указания, определяющие порядок выполнения работ в отделе.
Основные принципы экономики, организации трудового процесса и управления.
Действующее трудовое законодательство Российской Федерации, а также законы и нормы в области охраны труда.
Правила внутреннего трудового распорядка конкретной организации.
Нормативы и правила по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.

Этот раздел — не просто список того, что нужно знать. Это, по сути, перечень тех областей, в которых начальник отдела должен быть компетентен, чтобы принимать верные решения. Он должен разбираться не только в специфике работы своего отдела (документы по деятельности), но и в общих управленческих и экономических принципах. Знание трудового законодательства и правил охраны труда необходимо, чтобы не нарушать права сотрудников и обеспечивать их безопасность, избегая штрафов и несчастных случаев. Этот список показывает, что хороший руководитель — это не только опытный специалист в своей области, но и человек с широким кругозором, понимающий, как его работа вписывается в общий контекст законов и правил ведения бизнеса.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.