Должностная инструкция старшего инспектора по кадрам

Описание документа

В любой компании, где работает больше нескольких человек, возникает необходимость в грамотном управлении персоналом на административно-документальном уровне. Этим занимается кадровая служба, а ключевой фигурой в ней, особенно в средних и крупных организациях, часто является старший инспектор по кадрам. Чтобы его работа была эффективной, системной и соответствовала закону, необходима четкая должностная инструкция.

Данный документ — это детально проработанный шаблон такой инструкции. Он предназначен для регламентации работы сотрудника, который не просто выполняет поручения, а отвечает за весь цикл кадрового документооборота: от приема нового сотрудника до помощи в оформлении его пенсии.

Чем старший инспектор по кадрам отличается от обычного кадровика?

Как следует из названия и требований в инструкции, это более высокая ступень. От него требуется высшее образование и значительный опыт (от 3 лет). Он не только сам выполняет работу, но и часто контролирует других сотрудников отдела. Его обязанности более сложные и ответственные: он готовит материалы для аттестационных комиссий, анализирует текучесть кадров, ведет базу данных по персоналу. По сути, это главный специалист, обеспечивающий юридическую и документальную сторону управления людьми в компании.

Почему такая инструкция критически важна для компании?

Юридическая защита: Ошибки в кадровых документах — одни из самых дорогих. Неправильно оформленное увольнение может привести к суду и восстановлению сотрудника с выплатой ему среднего заработка за все время вынужденного прогула. Инструкция, подробно описывающая порядок действий по ТК РФ, минимизирует такие риски.
Четкость процессов: Она превращает кадровую работу из хаотичного набора задач в отлаженный процесс. Каждый шаг — от открытия вакансии до внесения записи в трудовую книжку — становится регламентированным.
Критерии для найма и оценки: Работодатель точно знает, какого специалиста искать (высшее образование, опыт от 3 лет) и по каким параметрам оценивать его работу (сверился с пунктами обязанностей).
Разделение ответственности: В инструкции четко прописано, за что именно отвечает старший инспектор. Это предотвращает ситуации, когда за ошибку в расчете стажа, сделанную кадровиком, будет отвечать, например, руководитель отдела.

Что дает этот документ самому сотруднику?

Ясность задач: Он видит полную картину своей работы, понимает свою роль и ценность для компании. Это не просто «оформлять документы», а управлять важнейшим ресурсом — человеческим.
Правовую определенность: Он знает, на какие законы и внутренние акты опираться в спорной ситуации, защищая тем самым и интересы компании, и права коллег.
Инструменты для работы: Раздел «Права» дает ему полномочия запрашивать информацию у бухгалтерии, отделов продаж или -службы, что необходимо для подготовки полных и точных документов.
Основу для роста: Понимая весь спектр обязанностей и требуемых знаний, сотрудник может целенаправленно повышать свою квалификацию, изучая новые аспекты трудового права или системы кадрового учета.

Ключевые разделы инструкции простыми словами:

Общие положения: Определяет «кто есть кто»: квалификацию, опыт, кому подчиняется. А главное — огромный список того, что нужно знать. Это портрет высококлассного профессионала.
Трудовые обязанности: Пошаговый гид по всем кадровым операциям. Это ответ на вопрос «Что я должен делать?» в любой рабочей ситуации: от первого дня нового сотрудника до последнего дня перед его пенсией.
Права: Ответ на вопрос «Что я могу делать для эффективной работы?». Это доступ к информации, право вносить улучшения и привлекать коллег. Без этих прав выполнить обязанности в полном объеме было бы невозможно.
Ответственность: Напоминание о высокой цене ошибки. Эта работа связана с судьбами людей (их стаж, пенсия) и репутацией компании. Раздел четко дает понять, что небрежность здесь недопустима.

Внедрение такой инструкции — это вклад в стабильность и правовую безопасность бизнеса. Она помогает создать профессиональную кадровую службу, которая работает не как бюро по оформлению бумажек, а как стратегическое подразделение, обеспечивающее компанию надежными и юридически защищенными кадрами.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СТАРШЕГО ИНСПЕКТОРА ПО КАДРАМ

УТВЕРЖДАЮ

____________________ ____________________ ________________ (наименование должности)

____________________ ____________________ ________________ (подпись)
____________________ ____________________ ________________ (Ф.И.О.)

«___» ___________________ 2025 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция составлена на основе требований Трудового кодекса Российской Федерации и других действующих правовых норм.
1.2. Старший инспектор по кадрам является специалистом в структуре организации.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора (руководителя) компании.
1.4. Претендент на должность должен обладать высшим профессиональным образованием и иметь опыт работы в сфере кадрового делопроизводства не менее трех лет.
1.5. В своей профессиональной деятельности старший инспектор по кадрам опирается на:

Действующее законодательство и нормативные акты, регулирующие работу предприятия.
Устав организации.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Положения настоящей должностной инструкции.

1.6. Старший инспектор по кадрам обязан знать и применять в работе:

Законодательные и нормативные документы, а также методические рекомендации по ведению кадрового учета и документооборота.
Трудовое законодательство во всем его объеме.
Организационную структуру и штатное расписание компании.
Правила оформления, ведения, учета и хранения трудовых книжек сотрудников и их личных дел.
Порядок определения наименований должностей и профессий, расчета общего и непрерывного трудового стажа, оформления льгот, компенсаций и пенсий для работников.
Правила учета движения персонала (прием, перевод, увольнение) и подготовки установленных форм отчетности.
Принципы формирования и ведения электронной базы данных о сотрудниках компании.
Основы правильного делопроизводства.
Принципы работы с компьютерной техникой, средствами коммуникации и связи.
Основные нормы трудового права.
Правила и требования по охране труда на рабочем месте.

Этот раздел — основание для всей дальнейшей работы. Он определяет статус должности (специалист), устанавливает высокий порог входа: необходимо высшее образование и минимум три года опыта, что подчеркивает ответственность позиции. Здесь же перечислен огромный массив знаний, который должен держать в голове старший инспектор: от тонкостей пенсионного законодательства до навыков работы с базой данных. Это не просто бумажная работа, это сложная, требующая высокой квалификации деятельность, связанная с судьбами людей и юридическими рисками компании. Также указано, кто имеет право принимать и увольнять сотрудника на этой должности и какими документами он обязан руководствоваться.

2. Трудовые обязанности

В функционал старшего инспектора по кадрам входит выполнение следующих обязанностей:

Ведение учета численности сотрудников компании и ее подразделений с использованием стандартизированных форм первичных документов.
Оформление всей кадровой документации, связанной с приемом на работу, переводом на другую должность и увольнением сотрудников, в строгом соответствии с трудовым законодательством, внутренними положениями и приказами руководства.
Формирование личных дел на каждого сотрудника, а также своевременное внесение в них всех изменений, касающихся трудовой деятельности.
Подготовка материалов и документов для работы квалификационных, аттестационных комиссий, а также оформление представлений на поощрение и награждение отличившихся работников.
Заполнение, учет и обеспечение сохранности трудовых книжек, расчет трудового стажа работников, выдача справок о текущей и предыдущей трудовой деятельности.
Внесение записей о поощрениях и награждениях в трудовые книжки сотрудников.
Ввод и актуализация информации о количественном и качественном составе персонала, а также обо всех его перемещениях в единую электронную базу данных компании.
Учет использования отпусков работниками, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных оплачиваемых отпусков.
Оформление документов для пенсионного страхования (карточки СНИЛС), а также других бумаг, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и членам их семей, получения установленных льгот и компенсаций.
Анализ причин текучести кадров в организации и участие в разработке программ по ее снижению.
Контроль за работой и деятельностью других сотрудников отдела кадров (при их наличии).

Это ядро документа, где подробно расписано, чем конкретно занимается старший инспектор каждый день. Обязанности охватывают полный цикл жизни сотрудника в компании: от момента приема (оформление документов) до увольнения (запись в трудовой) и даже после него (помощь в оформлении пенсии). Он выступает как оператор (ведет учет), как архивариус (хранит личные дела), как расчетчик (считает стаж), как аналитик (изучает текучесть) и как руководитель (контролирует других кадровиков). Этот список показывает, что старший инспектор — это ключевое звено, обеспечивающее юридическую чистоту и порядок во всех кадровых процессах.

3. Права

Старший инспектор по кадрам обладает следующими правами:

Иметь доступ и знакомиться со всеми внутренними документами компании, которые касаются его сферы деятельности.
Вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение работы организации и оптимизацию кадровых процессов.
Запрашивать у любых структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих обязанностей (как по своей инициативе, так и по поручению руководства).
Привлекать к решению поставленных задач специалистов из других отделов (если это допускается внутренними регламентами отделов, либо с разрешения руководства).
Требовать от руководства компании обеспечения необходимых условий и оказания содействия для полноценного выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав.

Права здесь — не привилегия, а рабочий инструментарий. Чтобы качественно вести учет, инспектор должен иметь доступ ко всей кадровой информации. Чтобы улучшать процессы, он должен иметь возможность вносить предложения. Чтобы собирать данные для отчетов или оформления документов, он должен иметь право запрашивать их у других отделов (например, у бухгалтерии — справки о зарплате). Право привлекать специалистов и требовать содействия показывает, что его работа является межфункциональной и требует координации усилий всей компании. Эти права уравновешивают высокий уровень ответственности.

4. Ответственность

Старший инспектор по кадрам несет установленную законом ответственность:

За недобросовестное или неполное выполнение обязанностей, изложенных в данной инструкции, — в рамках, определенных трудовым законодательством РФ.
За совершение правонарушений в ходе своей профессиональной деятельности — в рамках административного, уголовного или гражданского законодательства РФ.
За причинение материального ущерба имуществу или интересам компании — в рамках трудового и гражданского законодательства РФ.

Этот раздел прямо указывает на серьезные последствия ошибок. Работа с трудовыми книжками, персональными данными, пенсионными документами крайне важна. Ошибка в записи может стоить сотруднику пенсионных баллов, неправильное оформление увольнения может привести к судебному разбирательству с работником. Поэтому инспектор несет не только дисциплинарную, но в определенных случаях и материальную, и даже уголовную ответственность. Это подчеркивает, что должность требует максимальной внимательности, аккуратности и глубокого знания закона.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.