Должностная инструкция администратора: образец

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА

УТВЕРЖДАЮ

____________________ ____________________ ____________________ ___________
(наименование должности)

________________ (подпись)
____________________ ____ (инициалы, фамилия)

1. Общие положения

1.1. Должность администратора относится к категории специалистов компании.
1.2. Для занятия данной должности кандидату необходимо иметь среднее профессиональное образование, требования к опыту работы не предъявляются. Альтернативный вариант: наличие начального профессионального образования при условии работы по профилю не менее двух лет.
1.3. Для качественного выполнения задач администратору необходимо знать и понимать:

• Действующие приказы, распоряжения, нормативные документы руководства и вышестоящих органов, которые регулируют деятельность организации.
• Организационную структуру компании, распределение прав и обязанностей среди сотрудников, а также установленные графики их работы.
• Принципы и методы организации качественного обслуживания клиентов (посетителей).
• Перечень услуг или товаров, которые предлагает компания.
• Основные понятия экономики, а также принципы организации труда и управления.
• Базовые знания в области маркетинга и рекламной деятельности.
• Правила планировки, оформления и поддержания порядка в рабочих помещениях и на витринах.
• Основы эстетики и психологии общения.
• Ключевые положения трудового законодательства.
• Правила внутреннего трудового распорядка, принятые в организации.
• Нормы и требования по охране труда и пожарной безопасности.

1.4. В своей повседневной работе администратор руководствуется:

• Уставом (Положением) ____________________ ____________________ _______________ ;
• Текстoм данной должностной инструкции.

1.5. Непосредственный руководитель администратора: ____________________ _________
1.6. На время отсутствия основного сотрудника (отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности переходят к другому работнику, назначенному соответствующим приказом. Этот работник получает все необходимые полномочия и несет полную ответственность за качество выполнения возложенных на него задач.

Этот раздел задает основные правила игры. Он определяет, кто такой администратор по статусу (специалист), какие у него должны быть образование и опыт, чтобы занять эту должность. Далее идет обширный список того, что он должен знать: от внутренних документов компании до основ психологии и маркетинга. Это показывает, что администратор — это не просто «человек на ресепшене», а многофункциональный специалист, от которого требуется широкий кругозор. Также здесь указано, какими документами он руководствуется и кто его начальник.

2. Функции

2.1. Организация качественного, эффективного и вежливого обслуживания всех посетителей компании.
2.2. Контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей, находящихся в помещении.

Здесь сформулированы две глобальные цели работы администратора. Первая — клиентоориентированная: сделать так, чтобы каждому посетителю было комфортно, его быстро и качественно обслужили. Вторая — хозяйственная: следить за тем, чтобы имущество компании (мебель, техника, товары) не пострадало и не было утрачено. Все последующие конкретные обязанности вытекают именно из этих двух ключевых функций.

3. Должностные обязанности

В круг ежедневных задач администратора входит:

1. Обеспечение эффективного, культурного и комфортного обслуживания посетителей.
2. Осуществление контроля за сохранностью всего материального имущества организации.
3. Консультирование клиентов по вопросам, связанным с предоставляемыми услугами или товарами.
4. Принятие оперативных мер для предотвращения или разрешения конфликтных ситуаций с посетителями или между сотрудниками.
5. Рассмотрение жалоб и претензий, касающихся неудовлетворительного обслуживания, и реализация мер по устранению выявленных недостатков.
6. Контроль за эстетичным оформлением помещений, размещением, актуальностью и состоянием рекламных материалов как внутри, так и снаружи здания.
7. Обеспечение чистоты и порядка в самом помещении, а также на прилегающей территории.
8. Контроль за соблюдением подчиненными сотрудниками трудовой дисциплины, правил по охране труда, требований санитарии и гигиены.
9. Своевременное информирование руководства о существующих проблемах в обслуживании и о мерах, которые принимаются для их решения.
10. Организация выполнения подчиненными сотрудниками распоряжений и указаний руководства предприятия.

Это самый большой и важный раздел, который превращает абстрактные «функции» в конкретный список дел на каждый день. Здесь администратор предстает в роли универсального сотрудника: он и консультант для клиентов, и конфликтолог, и менеджер по рекламе, и завхоз, и контролер дисциплины, и связующее звено между рядовыми сотрудниками и начальством. Этот список делает понятным, что работа администратора — это постоянная многозадачность, требующая коммуникабельности, ответственности и инициативности.

4. Права

Администратор обладает следующими правами:

• Принимать участие в обсуждении планов и проектов решений, которые готовит руководство компании.
• По согласованию со своим непосредственным руководителем привлекать к решению рабочих задач других сотрудников.
• Запрашивать у работников других отделов необходимую для работы информацию и документы.
• Участвовать в обсуждении рабочих вопросов, непосредственно связанных с кругом его обязанностей.
• Обращаться к руководству за содействием и поддержкой в случаях, когда это необходимо для исполнения должностных обязанностей.

Права даются не просто так, а как инструменты для выполнения обязанностей. Чтобы контролировать порядок и решать конфликты, администратор может привлекать других сотрудников (с согласия начальства). Чтобы информировать руководство о проблемах, он может запрашивать информацию у коллег. Право участвовать в обсуждениях и требовать содействия — это способ быть услышанным и получить необходимые ресурсы. Этот раздел уравновешивает обширный список обязанностей, давая администратору рычаги для реального влияния на ситуацию.

5. Ответственность

5.1. Администратор может быть привлечен к ответственности в следующих случаях:

• За некачественное выполнение или полное невыполнение обязанностей, перечисленных в данной инструкции, — в соответствии с нормами трудового права РФ.
• За совершение правонарушений или преступлений в ходе своей профессиональной деятельности — в соответствии с административным, уголовным или гражданским законодательством РФ.
• За причинение материального ущерба имуществу компании — в соответствии с нормами трудового права РФ.

Этот раздел напоминает о серьезности занимаемой должности. Администратор отвечает не только за свои действия, но и за порядок в зоне своей ответственности. Если из-за его халатности компания понесет убытки (например, будет испорчено имущество или потерян клиент), он может нести за это материальную ответственность. Если он нарушит закон, последуют соответствующие правовые последствия. Это подчеркивает, что должность связана с высокой степенью доверия и требует добросовестного отношения.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление с текстом настоящей инструкции является обязательной процедурой при приеме сотрудника на работу и должно быть произведено до момента подписания трудового договора.
6.2. Факт того, что работник прочитал и понял инструкцию, подтверждается его личной подписью в специальном листе ознакомления. Этот лист является неотъемлемой частью самой инструкции.

Формальный, но юридически значимый раздел. Он устанавливает правило: нельзя принять человека на должность администратора, не показав ему эту инструкцию. Подпись сотрудника — это доказательство того, что он был предупрежден о своих обязанностях, правах и ответственности. Это защищает интересы работодателя в случае возможных споров и создает четкие и прозрачные стартовые условия для трудовых отношений.