Должностная инструкция заведующего складом — образец 2024
Описание документа
Для чего нужна эта должностная инструкция?
Должностная инструкция заведующего складом — это ключевой документ для любого бизнеса, где есть товарные запасы. Она необходима собственникам, директорам по логистике, руководителям отделов и, конечно, самому заведующему складом. Для работодателя инструкция служит четким техническим заданием: она определяет, какой специалист нужен (требования к образованию и опыту), что он должен делать, какими полномочиями обладает и за что отвечает. Это основа для подбора кандидата, оценки его работы, проведения аттестации и, при необходимости, применения дисциплинарных мер. Для самого завсклада документ является «дорожной картой» и защитой: он дает ясное понимание своих задач, прав и пределов ответственности, что позволяет работать эффективно и уверенно.
Ключевые особенности должности заведующего складом
1. Управленец и материально ответственное лицо в одном лице. Это главная дихотомия позиции. С одной стороны, заведующий складом — это руководитель: он управляет командой кладовщиков, грузчиков, организует их работу, занимается их обучением и дисциплиной. С другой стороны, он несет персональную (часто полную материальную) ответственность за все ценности, находящиеся на складе. Это сочетание требует уникального набора качеств: организаторские способности, внимательность к деталям, стрессоустойчивость и абсолютная честность.
2. Эксперт по процессам, а не просто хранитель. Современный завскладом — это не сторож, а технолог складской логистики. Инструкция обязывает его не только обеспечивать сохранность, но и рационально размещать товары, оптимизировать использование площадей, внедрять современные системы учета (, 1С) и связи. Его цель — сделать так, чтобы нужный товар можно было найти и отгрузить максимально быстро и с минимальными затратами. Он участвует в инвентаризациях, контролирует погрузку и следит за возвратом тары — то есть управляет всеми сопутствующими процессами.
3. «Связующее звено» между отделами. Склад находится на стыке многих бизнес-процессов: от закупок (приемка товара) до продаж и отгрузки (отпуск товара). Поэтому заведующий складом должен активно взаимодействовать с руководителями других подразделений: с отделом закупок — по вопросам графика поставок и качества товара, с отделом продаж — по готовности и отгрузке заказов, с бухгалтерией — по учету и отчетности. Право запрашивать информацию у других отделов, закрепленное в инструкции, формализует это взаимодействие.
4. Ответственность за безопасность. Помимо материальной ответственности за товар, на завскладе лежит ответственность за безопасность людей и помещений. Он обязан контролировать соблюдение правил охраны труда (особенно во время погрузочно-разгрузочных работ), следить за исправностью оборудования и, что крайне важно, за состоянием противопожарных средств. Склад — объект повышенной пожарной опасности, и эта часть его работы жизненно важна.
Как адаптировать этот образец под свою компанию?
Типовая инструкция — это отличный каркас, но его нужно «оживить» под конкретные условия.
- Заполните пропуски: Укажите точное наименование вашей компании, должность непосредственного руководителя завсклада (например, «коммерческий директор» или «начальник отдела логистики»). Определите и впишите требуемый стаж работы в пункте 1.2.
- Конкретизируйте обязанности: Добавьте специфику вашего склада. Например: «контроль сроков годности товаров», «работа с маркировкой и -метками», «организация работы с опасными грузами (если применимо)», «взаимодействие с транспортными компаниями по графику отгрузок».
- Уточните права: Можно детализировать право подписи («имеет право подписывать товарные накладные на отгрузку до суммы рублей»).
- Укажите специфику материальной ответственности: Если с сотрудником заключается отдельный договор о полной материальной ответственности, можно добавить на это ссылку в разделе 5.
- Добавьте (ключевые показатели): Для такой должности полезно в раздел функций или обязанностей добавить цели: «обеспечивать точность учета (норматив расхождений при инвентаризации — не более 0,1%)», «обеспечивать своевременность отгрузок (99% заказов отгружены в день поступления)», «соблюдение нормативов по потерям при хранении».
- Обязательное ознакомление под подпись: После заполнения и утверждения инструкции заведующий складом должен быть с ней ознакомлен под личную подпись. Факт получения им своего экземпляра также фиксируется. Это юридически значимый шаг, особенно в контексте материальной ответственности.
Итог
Грамотно составленная должностная инструкция заведующего складом — это мощный инструмент для наведения порядка и повышения эффективности в одной из самых важных и затратных областей бизнеса — управлении запасами. Она защищает интересы компании, четко определяя зону ответственности ключевого сотрудника, и одновременно дает ему необходимые полномочия и ясность задач для успешной работы. Инвестиция времени в ее разработку и адаптацию окупается снижением потерь, ускорением оборотов и созданием надежной системы учета материальных ценностей.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО СКЛАДОМ
____________________ ___
(наименование учреждения)
«______» _______________ г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает обязанности, права и зону ответственности заведующего складом ____________________ ___ (далее — «предприятие»).
1.2. На должность заведующего складом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и опыт работы в аналогичной должности не менее ______ лет, либо лицо со средним (полным) общим образованием и опытом работы заведующим складом не менее ______ лет.
1.3. Прием на работу и увольнение заведующего складом осуществляется приказом директора предприятия.
1.4. Заведующий складом находится в непосредственном подчинении у ____________________ ___.
1.5. На период временного отсутствия заведующего складом (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качество их выполнения.
1.6. Заведующий складом должен знать:
- Действующие технические условия и стандарты, регламентирующие хранение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
- Методические материалы и нормативные акты, касающиеся организации складского хозяйства.
- Характеристики хранимых ТМЦ: размеры, виды, марки, сортность, качественные показатели и установленные нормы их расхода.
- Правила и порядок складирования, размещения, хранения ТМЦ, а также инструкции по их учету.
- Организацию погрузочно-разгрузочных работ.
- Условия договоров по хранению и транспортировке грузов, аренде оборудования и складских площадей.
- Нормы и правила охраны труда, пожарной и технической безопасности.
- Порядок проведения расчетов за выполненные работы и оказанные услуги.
- Правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникационного оборудования и связи.
- Основы организации производства, экономики, управления и труда.
- Положения действующего трудового законодательства.
1.7. В своей деятельности заведующий складом руководствуется:
- Техническими условиями и стандартами на хранение ТМЦ.
- Методической и нормативной документацией по складскому хозяйству.
- Распоряжениями и указаниями вышестоящего руководства по вопросам своей компетенции.
- Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
- Уставом предприятия.
- Приказами и распоряжениями директора предприятия и своего непосредственного руководителя.
- Настоящей должностной инструкцией.
В этом разделе закладывается фундамент для работы ключевого сотрудника, отвечающего за материальные ценности компании. Определяется его место в структуре (подчинение директору или другому руководителю) и формальные требования: наличие образования (профессионального или общего) и обязательный опыт работы на аналогичной позиции, который нужно указать в пропусках. Особое внимание уделяется знаниям: завскладом должен быть экспертом не только в правилах хранения и характеристиках товаров, но и в договорной работе, охране труда, основах экономики и даже в работе с компьютерной техникой. Это показывает, что современный заведующий складом — это не просто «кладовщик», а административный работник с широким кругозором, способный управлять сложным хозяйственным объектом. Пункт о заместителе на время отсутствия обеспечивает непрерывность операций на складе, что критически важно для бизнеса.
2. Функции
На заведующего складом возложены следующие основные функции:
- Контроль за корректным ведением учета всех складских операций.
- Обеспечение полной сохранности товарно-материальных ценностей, находящихся на складе.
- Подготовка и представление установленной отчетности.
- Общее руководство деятельностью персонала склада и организацией его работы.
- Внедрение современных технологий (компьютерной техники, систем связи) для совершенствования складского хозяйства.
- Контроль за соблюдением подчиненными работниками норм и правил по охране труда и технике безопасности.
- Организация работы по повышению квалификации сотрудников склада.
Этот раздел является сжатым резюме всей деятельности заведующего складом. Он выделяет семь ключевых направлений его работы. Первые три функции — учет, сохранность и отчетность — это классическая «святая троица» материальной ответственности. Руководство работой склада подразумевает управление людьми и процессами. Очень важна функция по внедрению современных средств — она прямо указывает на необходимость цифровизации и оптимизации, что выводит роль завсклада из состояния рутинного хранения в состояние постоянного улучшения процессов. Функции по контролю охраны труда и повышению квалификации персонала подчеркивают его роль как руководителя, отвечающего не только за «железо» и товары, но и за безопасность и профессиональный рост своей команды. По сути, это перечень стратегических целей, достижению которых должны быть подчинены его ежедневные обязанности.
3. Должностные обязанности
Заведующий складом обязан:
- Гарантировать сохранность всех товарно-материальных ценностей на складе и неукоснительное соблюдение установленных для них режимов хранения (температура, влажность и т.д.).
- Организовывать работу склада по приему, отпуску (отгрузке) и хранению ТМЦ. Рационально размещать ценности с учетом оптимального использования площади, удобства поиска и оперативного доступа.
- Обеспечивать правильное оформление и своевременную сдачу всех приходных и расходных документов (накладных, актов и т.п.).
- Контролировать техническое состояние складских помещений, оборудования и инвентаря, организовывать их своевременный ремонт и обслуживание.
- Следить за наличием, исправностью и готовностью к применению средств противопожарной защиты.
- Организовывать проведение погрузочно-разгрузочных работ на территории склада в строгом соответствии с нормами по охране труда, инструкциями и правилами безопасности.
- Принимать непосредственное участие в проведении плановых и внеплановых инвентаризаций ТМЦ.
- Обеспечивать сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам многооборотной тары, поддонов и другого погрузочного реквизита.
- Участвовать в разработке и реализации мероприятий по повышению эффективности работы склада, внедрению современных технологий учета и управления, снижению затрат на транспортировку и хранение.
- Контролировать ведение учета складских операций и составление установленной отчетной документации.
Это самый детальный и практический раздел, описывающий, что конкретно заведующий складом делает каждый день. Обязанности вытекают из функций и покрывают весь жизненный цикл товара на складе: от момента приема (проверка, оформление документов) до момента отпуска (организация отгрузки). Особое внимание уделяется организации пространства — рациональное размещение напрямую влияет на скорость работы и сохранность товаров. Обязанности по контролю за состоянием помещений, оборудования и пожарной безопасности делают его ответственным за инфраструктуру. Участие в инвентаризациях — ключевой элемент контроля. Пункт о возврате тары демонстрирует внимание к деталям и работе с партнерами. Наконец, обязанность участвовать в совершенствовании процессов и внедрении технологий показывает, что от завсклада ожидают не просто поддержания статус-кво, а активного поиска путей для развития и оптимизации вверенного ему участка работы. Это портрет proactive-руководителя среднего звена.
4. Права
Заведующий складом имеет право:
- Вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение работы складского хозяйства и повышение его эффективности.
- Знакомиться с проектами управленческих решений, касающихся вопросов складской деятельности.
- Взаимодействовать с руководителями других подразделений компании, запрашивать и получать от них необходимые для работы документы и информацию.
- Визировать и подписывать документы в пределах своей компетенции.
- Вносить директору предприятия предложения о назначении, увольнении и переводе сотрудников склада.
- Требовать от руководства предприятия обеспечения условий и оказания содействия, необходимых для исполнения своих должностных обязанностей.
- Выдвигать предложения о поощрении отличившихся работников или о применении дисциплинарных взысканий к нарушителям.
Этот раздел предоставляет заведующему складом необходимый набор полномочий для эффективного управления. Права сбалансированы и практичны. Право вносить предложения и знакомиться с решениями дает ему возможность влиять на процессы и быть в курсе стратегии. Право взаимодействовать с другими отделами критически важно для координации (например, с отделом закупок по поставкам или с отделом продаж по отгрузкам). Право подписи документов в рамках компетенции делегирует ему административную ответственность. Наиболее весомыми являются кадровые права: внесение предложений по приему, увольнению, переводу, поощрениям и взысканиям. Это делает его полноценным руководителем своего подразделения, отвечающим за формирование команды и дисциплину. Право требовать содействия от руководства защищает его в ситуациях, когда для решения проблемы необходимы ресурсы или решения на уровне вышестоящего менеджмента. В совокупности эти права превращают его из простого исполнителя в самостоятельного руководителя среднего звена.
5. Ответственность
Заведующий складом несет ответственность:
- За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, перечисленных в настоящей инструкции, в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.
- За правонарушения, совершенные в ходе профессиональной деятельности, в рамках, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
- За причинение материального ущерба имуществу работодателя в порядке и пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения:
____________________ ___ / ____________________ ___
С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил:
____________________ ___ / ____________________ ___
Заключительный раздел четко очерчивает виды и границы ответственности, что логично для должности, связанной с материальными ценностями. Ответственность делится на три основных вида. Первый — дисциплинарная ответственность за невыполнение прямых обязанностей (например, за беспорядок на складе, нарушение правил хранения). Второй — юридическая ответственность за правонарушения (например, нарушения правил безопасности, приведшие к ЧП). Третий, и часто самый значимый, — материальная ответственность. Учитывая, что заведующий складом отвечает за сохранность часто очень дорогостоящих товаров, этот пункт имеет огромное практическое значение. Обычно с таким сотрудником дополнительно заключают договор о полной материальной ответственности. Формулировки отсылают к действующему законодательству, что означает: конкретные меры (выговор, увольнение, возмещение ущерба) применяются не произвольно, а в строгом соответствии с нормами ТК РФ и ГК РФ. Это защищает как работника от необоснованных претензий, так и работодателя, давая ему законные рычаги воздействия в случае нарушений.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.