Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам: образец

УТВЕРЖДАЮ ______ (ФАМИЛИЯ, ИНИЦИАЛЫ) (ДИРЕКТОР; ИНОЕ ЛИЦО, УПОЛНОМОЧЕННОЕ УТВЕРЖДАТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ) ______ (НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ЕЕ ОРГАНИЗАЦИОННО - ПРАВОВАЯ ФОРМА) «______» ____________ 20___ Г. М.П. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ ______ (НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ) «______» ____________ 20___ Г. № ______

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет права, ответственность и обязанности заместителя директора по общим вопросам ______ (далее — «предприятие»).

1.2. Заместитель директора по общим вопросам подчиняется ______ (наименование должности руководителя).

1.3. На должность заместителя директора по общим вопросам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и опыт работы на руководящих должностях не менее ______ лет.

1.4. Заместитель директора по общим вопросам должен знать:

• распоряжения, постановления, приказы и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
• организационную структуру предприятия и перспективы его развития;
• средства организационной и вычислительной техники, связи;
• сроки и порядок составления отчетности;
• средства механизации ручного труда;
• порядок приобретения мебели, оборудования, канцелярских товаров, инвентаря и оформления расчетов за услуги;
• основы организации труда, экономики, управления и производства, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, нормы и правила охраны труда.

1.5. В своей деятельности заместитель директора по общим вопросам руководствуется:

• нормативными и законодательными актами, регулирующими производственно-хозяйственную деятельность предприятия;
• уставом предприятия, правилами трудового распорядка, распоряжениями, приказами и другими указаниями руководителя предприятия;
• настоящей должностной инструкцией.

1.6. На период отсутствия заместителя директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на назначенное в установленном порядке лицо, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.

Раздел «Общие положения» устанавливает фундаментальные принципы работы заместителя директора по общим вопросам в организации. В первую очередь, определяется подчиненность: этот руководитель отчитывается непосредственно директору или иному высшему руководству, что подчеркивает высокий статус должности. К кандидату предъявляются строгие требования: обязательно высшее образование и значительный опыт работы на руководящих постах (конкретный срок определяется организацией). Это не просто администратор, а опытный управленец. Перечень необходимых знаний очень широк и охватывает как общие управленческие компетенции (основы экономики, организации труда, трудовое законодательство), так и специфические области: знание нормативных документов по административно-хозяйственной деятельности, понимание структуры и перспектив компании, знакомство с техническими средствами (оргтехника, связь, средства механизации) и правилами закупок (мебель, оборудование, канцтовары). Также сотрудник должен знать правила составления отчетности и охраны труда. Таким образом, этот раздел рисует портрет универсального руководителя среднего звена, который соединяет в себе знания в области управления, хозяйственного обеспечения и права. Указание на замещение на время отсутствия обеспечивает непрерывность управленческих процессов.

2. Функции

На заместителя директора по общим вопросам возлагаются следующие функции:

1. Участие в заключении хозяйственных договоров предприятия и контроль за их точным и своевременным исполнением.
2. Принятие мер по расширению хозяйственных связей предприятия. Контроль за сохранностью имущества предприятия.
3. Обеспечение безопасных и здоровых условий труда для подчиненных, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда.

Раздел «Функции» в сжатой форме описывает основные направления деятельности заместителя директора. В отличие от детальных обязанностей, функции носят более стратегический характер. Первая функция связана с договорной работой: руководитель не просто подписывает бумаги, а участвует в заключении договоров и, что критически важно, контролирует их реальное исполнение, следя за сроками и условиями. Это ключевая задача по обеспечению хозяйственной стабильности. Вторая функция имеет двойную направленность: развитие (расширение хозяйственных связей, поиск новых партнеров и возможностей) и сохранность (контроль за имуществом компании, предотвращение хищений и порчи). Третья функция посвящена кадровой безопасности и социальной ответственности. Заместитель директора обязан создавать и поддерживать безопасные условия труда для своего персонала, а также следить за соблюдением всеми подчиненными норм охраны труда. Это подчеркивает его ответственность не только за материальные активы, но и за человеческий капитал. В совокупности эти три функции определяют его роль как ответственного за операционную (хозяйственную) деятельность, развитие и безопасность на вверенном ему участке.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных функций заместитель директора по общим вопросам обязан:

1. Организовывать эффективное взаимодействие и работу вверенных ему цехов, структурных подразделений и производственных единиц. Направлять их деятельность на развитие производства, повышение эффективности работы предприятия, конкурентоспособности и качества выпускаемой продукции.
2. Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на основе современных технологий и техники, прогрессивных форм организации труда и управления, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
3. Решать вопросы, касающиеся производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
4. Обеспечивать соблюдение законодательства при осуществлении хозяйственно-экономических связей предприятия.

Раздел «Должностные обязанности» конкретизирует функции, переводя их в плоскость практических действий руководителя. Первая обязанность — это классическая управленческая задача: организация и координация. Заместитель директора должен выстраивать слаженную работу между разными подразделениями (цехами, отделами), которые находятся в его подчинении, устраняя конфликты и оптимизируя процессы. Цель этой работы — не просто поддержание статус-кво, а постоянное развитие: повышение эффективности, качества продукции и конкурентоспособности компании на рынке. Вторая обязанность делает акцент на модернизации и оптимизации. Руководитель обязан внедрять современные технологии, передовые методы управления и организации труда. Важная часть — ресурсосбережение: разумное использование резервов и экономное расходование материалов, энергии и других ресурсов, что напрямую влияет на себестоимость и прибыль. Третья обязанность носит общий, но очень важный характер: решение текущих вопросов по хозяйственной деятельности. Это означает, что руководитель является точкой принятия решений по широкому кругу операционных проблем. Четвертая обязанность возвращает нас к правовому полю: руководитель должен обеспечивать законность всех хозяйственных операций и связей компании, минимизируя юридические риски. В целом, обязанности описывают роль эффективного операционного директора, отвечающего за текущую деятельность, ее оптимизацию и соответствие законам.

4. Права

Заместитель директора по общим вопросам имеет право:

1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с органами государственной власти и другими организациями.
2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3. Визировать и подписывать документы в пределах своей компетенции, издавать распоряжения по предприятию за своей подписью.
4. Вносить предложения по улучшению работы предприятия на рассмотрение руководства, вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.
5. Осуществлять контроль деятельности подчиненных ему структурных подразделений предприятия.
6. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия, получать документы и информацию, необходимые для выполнения своих обязанностей.
7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих прав и должностных обязанностей.

Раздел «Права» предоставляет заместителю директора необходимые полномочия для реализации его обширных обязанностей и функций. Права носят как внешний, так и внутренний характер. Внешнее право — представлять компанию в органах власти и при взаимодействии с другими организациями — дает ему статус официального лица компании, уполномоченного вести переговоры и решать вопросы на высоком уровне. Внутренние права обеспечивают эффективность управления. Право знакомиться с проектами решений руководства позволяет быть в курсе стратегических планов и влиять на них на ранней стадии. Право подписывать документы и издавать распоряжения — это основной инструмент оперативного управления, позволяющий отдавать обязательные к исполнению указания. Право контроля за подчиненными подразделениями является прямой производной от управленческой ответственности. Ключевое право — взаимодействовать с руководителями всех отделов и запрашивать у них информацию — снимает возможные административные барьеры и обеспечивает руководителя всеми необходимыми данными для принятия решений. Право вносить предложения по улучшению работы стимулирует инициативу и инновации. Наконец, право требовать содействия от высшего руководства служит гарантией организационной поддержки в сложных ситуациях. В совокупности эти права делают заместителя директора полноправным и влиятельным руководителем.

5. Ответственность

Заместитель директора по общим вопросам несет ответственность:

1. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных гражданским, административным и уголовным законодательством Российской Федерации.
2. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных уголовным, трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

Раздел «Ответственность» определяет последствия недобросовестного или непрофессионального выполнения своих функций. Ответственность является многоуровневой и соответствует высокому статусу должности. Во-первых, руководитель несет общую юридическую ответственность за любые правонарушения, совершенные в ходе работы, в соответствии с гражданским, административным или уголовным кодексом. Это может касаться, например, нарушений экологического, налогового или трудового законодательства. Во-вторых, он несет материальную ответственность за причинение прямого ущерба имуществу компании своими действиями или бездействием. В-третьих, и это наиболее часто применимая мера, он несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или халатное исполнение своих прямых обязанностей, перечисленных в данной инструкции. Это может выражаться в выговоре, замечании или даже увольнении по соответствующим основаниям. Данный раздел подчеркивает, что руководящая должность предполагает не только широкие полномочия, но и соразмерную серьезную ответственность за принимаемые решения, действия подчиненных и итоговые результаты работы вверенных ему направлений. Это уравновешивает права и служит напоминанием о мере доверия, которое оказывает компания такому сотруднику.

Руководитель структурного подразделения:

______

(подпись)

______

(фамилия, инициалы)

«______» ____________ 20___

С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил:

______

(подпись)

______

(фамилия, инициалы)

«______» ____________ 20___