Должностная инструкция специалиста по кадрам - образец для HR

Описание документа

В любой организации, где работает больше одного человека, рано или поздно встает вопрос о кадровом учете. Прием, перевод, отпуска, увольнение, ведение трудовых книжек, отчетность — все это требует внимания, знаний и четких правил. Должностная инструкция специалиста по кадрам — это и есть тот самый набор правил, который превращает хаотичные процессы в отлаженный механизм.

Зачем она нужна?

Специалисту по кадрам: Это его карта и компас. Инструкция дает четкое понимание: что я должен делать? На что я имею право? За что меня могут спросить? Она помогает планировать работу, расставлять приоритеты и чувствовать уверенность в своих действиях, особенно новичку без опыта.
Руководителю: Это инструмент управления и контроля. С инструкцией легче ставить задачи, оценивать результаты работы сотрудника и проводить аттестацию. Она также четко определяет зону ответственности кадровика, чтобы не возникало ситуаций «я думал, это делает бухгалтерия».
Всей компании: Это основа юридической безопасности. Ошибки в кадровых документах могут привести к штрафам от трудовой инспекции, судебным искам от сотрудников и финансовым потерям. Четкая инструкция, которая обязывает специалиста соблюдать закон, минимизирует эти риски.

О чем подробно говорится в инструкции?

Общие положения (Портрет сотрудника): Определяется, кого мы ищем: человек с высшим образованием (любым, опыт не обязателен). Далее — огромный список того, что он должен знать. Это не только Трудовой кодекс, но и структура компании, основы психологии, экономики и даже правила пожарной безопасности. Кадровик — это «мозг» персонала, ему нужно понимать контекст. Здесь же указано, кто его начальник и кто будет его замещать во время отпуска.
Функции (Суть работы): Все просто и глобально: 1) Обеспечить компанию нужными людьми. 2) Правильно оформить все документы по этим людям. Это две главные цели его работы.
Должностные обязанности (Конкретные задачи): Здесь функции дробятся на конкретные действия. Обязанности показывают, что работа кадровика — это микс аналитики, коммуникации и рутины:
- Аналитика и стратегия: Изучать структуру персонала, прогнозировать потребность в кадрах, анализировать текучесть, участвовать в планировании обучения и карьеры сотрудников.
- Коммуникация и работа с людьми: Участвовать в подборе, помогать адаптироваться новичкам, информировать о вакансиях, работать с вузами.
- Документооборот и контроль (самая ответственная часть): Контролировать оформление всех приказов (прием, перевод, увольнение), ведение трудовых книжек, выдачу справок, подготовку документов для пенсий и льгот, составление отчетов. Одна ошибка здесь может создать человеку большие проблемы.
Права (Инструменты для работы): Чтобы выполнять все эти обязанности, специалисту нужны полномочия. Он имеет право запрашивать информацию у коллег из других отделов, участвовать в обсуждении решений, просить помощи у руководства. Без этих прав он беспомощен.
Ответственность (Границы и последствия): Работа с персональными данными и юридически значимыми документами несет высокие риски. Раздел напоминает, что за халатность последует дисциплинарное взыскание, за нарушение закона — административная или уголовная ответственность, а за причиненный компании ущерб — материальная.
Заключительные положения (Юридический акт): Самый важный пункт: инструкция вступает в силу для сотрудника только после того, как он с ней ознакомился под роспись. Эта подпись — защита для обеих сторон.

Как использовать этот образец?

Адаптируйте: Скачанный образец — отличная основа. Обязательно заполните пустые поля: впишите название вашей компании в шапку, укажите должность руководителя, которому подчиняется кадровик (п. 1.4), перечислите конкретные внутренние документы вашей организации (п. 1.3).
Доработайте при необходимости: Если в вашей компании на кадровика возлагаются дополнительные задачи (например, расчет зарплаты или организация корпоративных мероприятий), добавьте их в раздел обязанностей.
Согласуйте и ознакомьте: Готовый проект согласуйте с руководителем отдела и юристом. При приеме нового сотрудника на должность специалиста по кадрам первым делом ознакомьте его с этой инструкцией под роспись, прежде чем подписывать трудовой договор. Храните лист ознакомления в личном деле.

Грамотно составленная должностная инструкция — это не бюрократия, а основа эффективной и безопасной работы с самым ценным ресурсом компании — ее людьми.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ

____________________ ____________ (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

____________________ ____________ (наименование должности)

________ (подпись) ____________________ ____________ (инициалы, фамилия)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Специалист по кадрам должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
источники обеспечения организации кадрами;
методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
порядок избрания (назначения) на должность;
порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
порядок составления отчетности по кадрам;
основы психологии и социологии труда;
основы экономики, организации труда и управления;
средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.3. Специалист по кадрам в своей деятельности руководствуется:

Уставом (Положением) ____________________ ____________________ _________________;
настоящей должностной инструкцией;
____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ______.

1.4. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно ____________________ ____________________ _________________

1.5. В период отсутствия специалиста по кадрам (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

Этот раздел задает основу: кого мы ищем и в каких рамках он работает. Требуется высшее образование, но опыт не обязателен — это хорошая точка входа в профессию. Далее идет обширный список знаний: от законов и структуры компании до психологии и техники. Специалист должен разбираться не только в бумагах, но и в людях и процессах. Важно указать, какими документами он руководствуется (Устав компании, эта самая инструкция) и кто его непосредственный начальник. Пункт о замещении на время отсутствия предотвращает хаос: всегда ясно, кто будет выполнять кадровую работу, если основной сотрудник в отъезде или на больничном.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Комплектование организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.2. Обеспечение своевременного оформления установленной документации по кадрам.

Здесь, всего в двух пунктах, сформулирована суть работы кадровика. Первая функция — стратегическая: обеспечить компанию нужными людьми, с правильными навыками, в нужное время. Вторая — операционная и юридическая: все документы (приказы, трудовые книжки, отчеты) должны быть оформлены верно и вовремя. Эти две функции — два кита, на которых держится вся кадровая служба: живой поиск людей и безупречная работа с документами.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист по кадрам исполняет следующие обязанности:

Выполняет работу по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее структурных подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с организациями аналогичного профиля.
Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале организации.
Составляет установленную отчетность.

Это самый объемный и важный раздел, где абстрактные «функции» превращаются в конкретные ежедневные дела. Обязанности идут от стратегических к рутинным. Специалист не просто закрывает вакансии, а анализирует структуру персонала, думает о будущих потребностях и кадровом резерве. Он работает с внешней средой (рынок труда, вузы) и внутренней (адаптация новичков, обучение, дисциплина). Ключевая часть — безупречное документооборот: от приказа о приеме до справки в пенсионный фонд. Ошибка здесь может стоить компании штрафа или работнику — положенных льгот. Это работа, требующая внимательности, знания закона и системного подхода.

4. ПРАВА

Специалист по кадрам имеет право:

Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

Права здесь — не привилегии, а рабочие инструменты. Без них специалист не сможет эффективно выполнять свои обязанности. Право запрашивать информацию у руководителей подразделений критически важно для подготовки приказов или анализа текучести. Право участвовать в обсуждениях позволяет влиять на кадровую политику, а не просто быть исполнителем. Право требовать содействия — это защита от ситуаций, когда, например, бухгалтерия задерживает справку или IT-отдел не предоставляет доступ к базе данных. Эти права уравновешивают его высокую ответственность за документы и процессы.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Специалист по кадрам привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Этот раздел четко обозначает границы. Ответственность наступает за некачественную работу (дисциплинарная — замечание, выговор), за нарушения закона (административная или уголовная — например, за разглашение персональных данных) и за причиненный компании реальный финансовый ущерб (материальная ответственность). Это напоминание о том, что работа с кадрами — это не только общение с людьми, но и серьезная зона юридических и финансовых рисков. Знание этого раздела мотивирует специалиста к внимательности и соблюдению всех процедур.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Финальный и юридически самый важный пункт. Инструкция становится обязательной для сотрудника только с момента его ознакомления под роспись. Эта подпись в листе ознакомления — ключевой документ для работодателя. В случае спора о том, знал ли сотрудник о своих обязанностях или нет, именно эта роспись будет решающим доказательством. Поэтому никогда нельзя пропускать этот шаг при приеме на работу или изменении инструкции. Это защищает интересы и работодателя, и самого сотрудника, четко фиксируя «правила игры» с самого начала.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.