Должностная инструкция машинистки

Описание документа

Должностная инструкция машинистки: что входит в обязанности

Должностная инструкция машинистки — это внутренний документ компании, который детально описывает, чем должна заниматься сотрудница на этой позиции, какие у нее есть права и за что она несет ответственность. Хотя сегодня профессия машинистки, работающей на печатной машинке, стала редкостью, ее обязанности трансформировались в задачи секретаря-референта или офис-менеджера, работающего с текстовыми редакторами. Тем не менее, классическая инструкция остается полезным образцом для понимания структуры подобных документов и распределения задач технического исполнителя в офисе.

Для чего нужна такая инструкция?

Инструкция выполняет несколько важных функций. Во-первых, она служит четким руководством для самой сотрудницы. Принимая должность, машинистка точно знает, что от нее требуется, кому она подчиняется и какими правилами должна руководствоваться. Это предотвращает недопонимание и конфликты на почве «а я думала, что это не моя работа».

Во-вторых, инструкция — это инструмент для руководителя. Она позволяет объективно оценивать качество работы сотрудницы, проводить аттестацию и, при необходимости, обосновывать дисциплинарные взыскания за невыполнение обязанностей.

В-третьих, документ помогает правильно организовать рабочий процесс и распределить задачи между сотрудниками канцелярии или машинописного бюро.

Ключевые разделы инструкции и их смысл

1. Общие положения. Это «паспорт» должности. Здесь указывается, к какой категории персонала относится машинистка (технический исполнитель), как ее принимают на работу и кто ее непосредственный начальник. Самая интересная часть — требования к квалификации. Инструкция делит машинисток на две категории: и . Основное различие — скорость печати. Первая категория (более 200 ударов в минуту) предполагает более высокую квалификацию и, как следствие, возможно, более высокую оплату труда. Это показывает, что даже для, казалось бы, простой технической работы существовала градация по уровню мастерства.

2. Функции. Краткое описание основных направлений работы. У машинистки их всего два: печатать документы и следить за сохранностью оборудования. Функции задают общие рамки деятельности.

3. Должностные обязанности. Самая подробная часть. Здесь функции превращаются в конкретные действия. Машинистка должна не просто «печатать», а:

Печатать с разных источников: с рукописного текста, с уже отпечатанного листа (чтобы не было ошибок при перепечатке), и даже готовить матрицы для создания множества копий (ранний аналог ксерокса).
Расшифровывать аудиозаписи с диктофона или печатать под диктовку в реальном времени. Это требует хорошего слуха, внимания и скорости.
Ухаживать за машинкой: чистить, смазывать, заправлять красящую ленту. В современном контексте это аналогично обязанности сотрудника следить за исправностью принтера или компьютера.

Этот список — готовый план рабочего дня.

4. Права. Этот раздел уравновешивает список обязанностей и защищает сотрудницу. Машинистка имеет право:

Знакомиться с решениями руководства, касающимися ее работы (быть в курсе).
Вносить предложения по улучшению рабочего процесса (проявлять инициативу).
Запрашивать у коллег из других отделов нужную информацию для выполнения задания (иметь доступ к данным).
Требовать от руководства создания нормальных условий для работы (исправная техника, своевременные указания).

Эти права предотвращают ситуацию, когда на сотрудницу взваливают обязанности, но не дают полномочий для их выполнения.

5. Ответственность. В этом разделе четко очерчены последствия недобросовестной работы. Машинистка отвечает:

За плохое исполнение своих обязанностей (например, за много ошибок в документе или систематические опоздания).
За нарушение законов в процессе работы (например, за разглашение конфиденциальной информации из документа, который она печатала).
За порчу имущества компании (например, если машинка сломалась из-за ее грубого обращения).

Важный нюанс: везде указано, что ответственность наступает «в пределах, определенных законодательством». Это гарантия того, что наказание будет справедливым и законным.

Актуальность инструкции в современном мире

Прямая работа на пишущей машинке сегодня — это архаика. Однако структура и смысл этой должностной инструкции абсолютно актуальны. Функции машинистки — обработка текстовой информации и работа с офисной техникой — легли в основу обязанностей современных секретарей, администраторов, помощников руководителя. Только вместо машинки теперь компьютер с текстовым редактором, а вместо диктофонных кассет — цифровые аудиофайлы.

Поэтому, составляя инструкцию для офис-менеджера, можно взять за основу этот классический образец:

В «Общих положениях» указать требования к знанию ПК, офисных программ (, ), орфографии и делопроизводства.
В «Обязанностях» детализировать: подготовка документов в электронном виде, расшифровка аудиозаписей совещаний, ведение электронного документооборота, обслуживание оргтехники (принтер, сканер).
Права и Ответственность останутся схожими по смыслу, но будут адаптированы под современные реалии (например, ответственность за сохранность паролей к электронным документам).

Таким образом, должностная инструкция машинистки — это не просто исторический документ, а классическая, проверенная временем форма описания рабочего места технического специалиста, которая может быть с успехом применена и сегодня после соответствующего обновления.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МАШИНИСТКИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Машинистка является техническим исполнителем. На работу она принимается и увольняется приказом директора организации по рекомендации своего непосредственного начальника (Заведующего машинописным бюро, заведующего канцелярией или другого ответственного лица).

1.2. Машинистка 1 категории: для назначения на эту должность требуется начальное профессиональное образование без требований к опыту работы ИЛИ полное среднее общее образование плюс специальная подготовка по утвержденной программе, а также умение печатать со скоростью более 200 ударов в минуту.

Машинистка II категории: для назначения требуется начальное профессиональное образование без требований к опыту работы ИЛИ полное среднее общее образование плюс специальная подготовка по утвержденной программе, а также умение печатать со скоростью до 200 ударов в минуту.

1.3. Непосредственный начальник машинистки: ______ (указывается должность: заведующий машинописным бюро, заведующий канцелярией или иное лицо).

1.4. В своей работе машинистка должна соблюдать:

Действующие нормативные акты и методические рекомендации по профилю работы;
Устав предприятия;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Приказы и распоряжения директора предприятия и своего непосредственного руководителя;
Настоящую должностную инструкцию.

1.5. Машинистке необходимо знать:

Правила и технику машинописи;
Правила русской орфографии и пунктуации;
Стандарты оформления организационно-распорядительных документов (УСОРД);
Порядок расположения текста при печати различных документов;
Правила оформления деловых писем с использованием стандартных бланков;
Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов;
Основы научной организации труда;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда и техники безопасности.

1.6. На время отсутствия машинистки (отпуск, болезнь, командировка) ее обязанности временно исполняет другой сотрудник, назначенный в установленном порядке. Этот сотрудник несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него задач.

Раздел «Общие положения» — это основа инструкции. Здесь описывается, кем является машинистка в структуре компании (технический исполнитель), кто ее нанимает и увольняет, а также кому она подчиняется. Особое внимание уделено требованиям к квалификации: в зависимости от скорости печати (больше или меньше 200 знаков в минуту) сотруднику присваивается I или II категория, что может влиять на уровень зарплаты. Также здесь перечислены все правила и документы, которыми машинистка должна руководствоваться в работе, от устава компании до инструкций по охране труда. Это не просто формальность: знание этих документов помогает сотруднику понять рамки своей ответственности и правильно выполнять задачи. В конце раздела прописан механизм замещения на время отпуска или болезни, что обеспечивает непрерывность рабочего процесса.

II. ФУНКЦИИ

На машинистку возлагается выполнение следующих основных функций:

2.1. Выполнение работ по машинописи.

2.2. Обеспечение сохранности и исправности пишущей машинки, закрепленной за ней.

В разделе «Функции» кратко и емко описывается основное предназначение должности. По сути, это ответ на вопрос «Чем в целом занимается машинистка?». Здесь всего два пункта, но они охватывают всю суть работы: 1) Печатать различные документы на машинке — это ее ключевая производственная задача. 2) Следить за состоянием своего основного рабочего инструмента — пишущей машинки. Это значит не просто использовать ее, но и содержать в чистоте, вовремя менять красящую ленту, сообщать о неисправностях. Таким образом, функции задают общее направление деятельности, которое затем детализируется в обязанностях.

III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для реализации установленных функций машинистка обязана выполнять следующие конкретные обязанности:

3.1. Выполнять машинописные работы, включая подготовку матриц для размножения копий. Печатать документы с различных оригиналов: рукописных текстов, отпечатанных на машинке или типографским способом, используя пишущие машинки разных моделей.

3.2. Расшифровывать и печатать на машинке тексты, записанные на магнитные носители с помощью диктофона или магнитофона. Также выполнять печать под прямую диктовку руководителя или другого сотрудника.

3.3. Контролировать техническое состояние закрепленной за ней пишущей машинки, обеспечивать ее сохранность и осуществлять правильный уход (чистку, смазку, заправку).

Это самый важный для ежедневной работы раздел. Он раскрывает, КАК ИМЕННО машинистка выполняет свои функции. Обязанности — это конкретные действия. Например, функция — «выполнять машинописные работы», а обязанности уточняют: печатать с рукописей, с аудиозаписей (расшифровывать диктовку) и даже готовить матрицы для копировальных аппаратов (ранее это было аналогом создания «мастер-копии» для ротатора). Обратите внимание на разнообразие источников для печати: это не только бумажные листы, но и магнитные ленты. Также важна обязанность по уходу за оборудованием. В эпоху пишущих машинок это было критически важно, так как поломка могла остановить работу всего отдела. Этот раздел — прямая памятка для сотрудника о том, что от него требуется каждый день.

IV. ПРАВА

Машинистка имеет следующие права:

4.1. Ознакамливаться с проектами управленческих решений руководства компании, которые затрагивают сферу ее деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение своего руководства предложения, направленные на улучшение и оптимизацию работы, связанной с выполнением обязанностей, перечисленных в данной инструкции.

4.3. Запрашивать и получать от руководителей других отделов и специалистов организации информацию и документы, необходимые для качественного выполнения своих трудовых задач.

4.4. Требовать от администрации предприятия создания необходимых условий и оказания содействия для исполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав.

Раздел «Права» уравновешивает раздел «Обязанности» и защищает интересы сотрудника. Он дает машинистке не только обязанности, но и инструменты для их качественного выполнения. Например, право знакомиться с проектами решений позволяет ей быть в курсе изменений, которые могут повлиять на ее работу. Право вносить предложения по оптимизации поощряет инициативу: возможно, машинистка знает, как ускорить процесс расшифровки аудиозаписей или рациональнее организовать рабочее место. Право запрашивать информацию и документы у других отделов снимает барьеры и позволяет получить нужные исходные данные для печати. Наконец, право требовать содействия от руководства — это гарантия того, что сотрудник не останется один на один с проблемой, будь то неисправная техника или непонятное задание. Эти права создают основу для нормальных рабочих взаимоотношений.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Машинистка несет ответственность за:

5.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, перечисленных в настоящей инструкции, в рамках, установленных действующим трудовым законодательством РФ. (Это, как правило, дисциплинарная ответственность: замечание, выговор).

5.2. Правонарушения, совершенные в ходе трудовой деятельности, в рамках, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ. (Например, разглашение служебной тайны, содержащейся в печатаемых документах).

5.3. Причинение материального ущерба имуществу работодателя в рамках, установленных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. (Например, поломка пишущей машинки из-за грубого нарушения правил эксплуатации).

Заключительный раздел четко обозначает границы ответственности сотрудника. Он служит напоминанием о том, что недобросовестное отношение к работе может иметь последствия. Ответственность делится на три вида: 1) За плохое выполнение прямых обязанностей (опоздания, ошибки в документах, невыполнение плана) — это самая распространенная ситуация, регулируемая Трудовым кодексом. 2) За нарушения закона в процессе работы — тут последствия серьезнее, вплоть до уголовных, если действия были умышленными и нанесли вред. 3) За порчу имущества компании — если оборудование сломалось по вине машинистки. Важно, что во всех случаях указано «в пределах, определенных законодательством». Это значит, что наказание должно соответствовать тяжести проступка и быть законным. Этот раздел не стоит воспринимать как угрозу, а скорее как определение правил игры, которые защищают и работника, и работодателя.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.