Докладная записка о невыполнении работником должностных обязанностей

Описание документа

Докладная записка о невыполнении обязанностей: когда и как составлять

Докладная записка о неисполнении трудовых обязанностей — это формальный внутренний документ, который служит сигналом руководству о проблеме с дисциплиной или качеством работы конкретного сотрудника. Это не донос, а инструмент управления, позволяющий задокументировать факт нарушения и инициировать законные процедуры для его исправления. В рабочих коллективах периодически возникают ситуации, когда кто-то систематически опаздывает, игнорирует распоряжения, не выполняет поручения или нарушает правила. Простой устной беседы часто бывает недостаточно, особенно если нарушения повторяются. Докладная записка переводит проблему из сферы личных разговоров в плоскость официальных отношений, что необходимо для справедливого и законного разрешения ситуации.

В каких ситуациях необходима такая записка? Ее составление оправдано при серьезных или повторяющихся нарушениях, которые влияют на работу подразделения или компании в целом. Например: систематические опоздания или прогулы; отказ от выполнения прямого распоряжения руководителя; невыполнение ключевых задач, прописанных в должностной инструкции (не сдал отчет, не обслужил клиента); нарушение правил техники безопасности или внутреннего трудового распорядка; действия (или бездействие), приведшие к материальному ущербу или срыву сроков проекта. Для разовых мелких упущений обычно достаточно устного замечания.

Кто и кому ее пишет? Автором записки, как правило, выступает непосредственный руководитель провинившегося сотрудника (начальник отдела, бригадир, руководитель проекта). Он лучше всех видит качество работы подчиненного и несет ответственность за результаты своего подразделения. Адресатом является вышестоящее руководство: генеральный директор, заместитель директора, руководитель направления или отдел кадров (). Записка подается «по цепочке» для информирования и принятия управленческих решений.

Как правильно составить записку: разбор по разделам.

1. Шапка документа. Указывается должность и ФИО лица, к которому обращается автор (например, «Генеральному директору ООО «Вектор» Петрову П.П.»). Затем пишутся данные автора: его должность, ФИО и контактные данные для связи. Это стандартное оформление служебной записки.

2. Констатация факта (самое важное). Здесь нужно изложить суть проблемы максимально объективно и конкретно. Ключевые элементы:

Кто: Укажите должность и полное ФИО сотрудника.
Когда: Точная дата (или период) нарушения.
Что: Четкое описание проступка. Избегайте эмоций («он опять все испортил»). Пишите факты: «Сотрудник Сидоров И.И., бухгалтер, не предоставил расчетный лист по авансу за март к установленному сроку 05.04.2025, что привело к задержке выплат 10 сотрудникам отдела продаж».
Нарушенный документ: Ссылка на должностную инструкцию, приказ, правило, которое было нарушено. Это доказывает, что обязанность была установлена официально.

Если есть доказательства (письма, скриншоты, отчеты), на них можно сослаться в тексте или приложить.

3. Просьба о мерах. На основе фактов автор предлагает варианты решения. Формулировка: «Прошу Вас рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания…». Важно понимать виды взысканий (замечание, выговор, увольнение) и предлагать адекватную меру. Нельзя сразу требовать увольнения за опоздание. Цель этого раздела — не «наказать», а восстановить дисциплину и предотвратить повторение.

4. Подпись и дата. Без этого документ недействителен. Дата фиксирует момент обнаружения проступка.

Что происходит после подачи записки? Руководство, получив документ, обязано его рассмотреть. Стандартная процедура включает:

Запрос объяснений у сотрудника: Ему вручают уведомление с требованием дать письменное объяснение своего поступка в течение двух рабочих дней.
Оценка объяснений: Если причина уважительная (болезнь, авария), взыскание может не применяться. Если объяснений нет или они неуважительные, процедура продолжается.
Издание приказа: Руководитель издает приказ о применении дисциплинарного взыскания (объявлении выговора и т.д.), с которым сотрудника знакомят под подпись.

Докладная записка является первичным документом в этой цепочке и основным доказательством того, что работодатель обнаружил проступок.

Юридические аспекты и риски. Составляя записку, важно помнить о правах работника. Нельзя указывать ложные сведения или писать записку на основе личных неприязненных отношений — это может быть расценено как клевета. Все утверждения должны быть подтверждены. Процедура применения взыскания должна строго соблюдаться, иначе его легко отменить в суде. Докладная записка, таким образом, — это не только инструмент воздействия, но и документ, который должен быть составлен юридически грамотно, чтобы защитить интересы компании в случае возможного спора.

В итоге, грамотно составленная докладная записка помогает поддерживать здоровую рабочую атмосферу, где права и обязанности всех сторон четко определены и соблюдаются, а конфликты решаются в правовом поле.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О НЕИСПОЛНЕНИИ РАБОТНИКОМ ТРУДОВЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ

____________________ __

(должность, наименование работодателя)

____________________ __

(Ф.И.О.)

от ____________________ __

(наименование должности, Ф.И.О.)

телефон: ____________________ __, факс: ____________________ __

адрес электронной почты: ____________________ __

Изложение факта нарушения

Довожу до Вашего сведения, что работник ____________________ __ (должность, Ф.И.О.) "___" ____________________ __ г. не исполнил следующую работу: ____________________ __, (указать неисполнение трудовых обязанностей) входящую в его должностные обязанности согласно должностной инструкции от "___" ____________________ __ г. № ____________________ __.

В этой части автор записки (обычно руководитель подразделения или ответственный сотрудник) констатирует факт дисциплинарного проступка. Здесь важно максимально точно и беспристрастно описать произошедшее. Указывается должность и ФИО работника, допустившего нарушение, а также конкретная дата инцидента. Далее в свободной форме, но четко и лаконично описывается, в чем именно выразилось неисполнение обязанностей. Например: «не подготовил еженедельный отчет о продажах», «не вышел на смену без предупреждения», «не провел плановый инструктаж по технике безопасности». Критически важным является указание на то, что данная работа действительно входит в круг обязанностей сотрудника, со ссылкой на конкретный документ — должностную инструкцию с ее номером и датой утверждения. Это превращает запись из субъективного мнения в объективное указание на нарушение установленных правил. Тон изложения должен быть официально-деловым, без эмоций и оценочных суждений.

Требование о принятии мер

С учетом изложенного прошу Вас рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания в форме ____________________ __.

Это итоговая, «просительная» часть записки, где автор формулирует свое обращение к руководству. На основе изложенных фактов выдвигается конкретное предложение о мерах воздействия. Автор не назначает взыскание самостоятельно (это прерогатива работодателя), а именно просит рассмотреть вопрос о его применении. В пропуске указывается предполагаемая форма взыскания: замечание, выговор или, в случае серьезного или повторного проступка, увольнение. Выбор формы должен быть адекватен тяжести нарушения. Например, за однократное опоздание обычно просят рассмотреть вопрос о замечании, а за грубое нарушение, повлекшее ущерб, — о выговоре. Эта часть показывает, что составитель не просто информирует, но и предлагает путь решения проблемы, беря на себя ответственность за рекомендацию. Запись становится основанием для начала официальной процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом.

Дата и подпись составителя

"___" ____________________ __ г.

____________________ __ (подпись) / ____________________ __ (Ф.И.О.)

Официальный документ должен быть правильно оформлен. В этом разделе проставляется дата составления докладной записки. Дата имеет юридическое значение, так как с нее начинается отсчет сроков для дальнейших процедур (например, месяц для применения дисциплинарного взыскания с момента обнаружения проступка). Затем составитель ставит свою личную подпись, которая удостоверяет, что он согласен с текстом записки и подтверждает изложенные факты. Рядом с подписью обязательно указывается фамилия и инициалы составителя для расшифровки. Подпись руководителя подразделения или непосредственного начальника придает документу вес и показывает, что ситуация рассмотрена на уровне управления. Без даты и подписи документ не имеет силы и не может служить основанием для кадровых решений. Этот блок завершает оформление, после чего записка передается на рассмотрение вышестоящему руководителю или в отдел кадров.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.