Служебная записка о премировании сотрудника

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА О ПРЕМИРОВАНИИ СОТРУДНИКА

Адресат и отправитель

Генеральному директору ООО « ____________________ » ____________________

Служба эксплуатации

В этой части документа указывается, кому именно направляется обращение и от кого оно исходит. Адресатом является лицо, обладающее правом принимать решения о материальном поощрении сотрудников – как правило, генеральный директор или иной руководитель компании. Важно указать полное и корректное наименование организации. Отправителем выступает структурное подразделение (например, служба, отдел, департамент) или конкретный руководитель этого подразделения. Это показывает, что инициатива о премировании исходит от непосредственного начальства сотрудника, который лучше всех видит его вклад в работу.

Реквизиты служебной записки

Служебная записка от « ______ » ____________________ ______ г. № ______

О премировании ____________________

Каждый внутренний документ должен иметь свои реквизиты для учёта и регистрации. Здесь указывается дата составления записки и её исходящий номер (в соответствии с внутренним документооборотом компании). Номер позволяет в дальнейшем легко найти документ в архиве. Также сразу обозначается тема документа – "О премировании...", что помогает адресату сразу понять суть обращения, не читая весь текст. Указание фамилии и имени сотрудника в теме делает документ персонализированным.

Обращение и контекст ситуации

Уважаемый (ая) ____________________ !

В период с « ______ » ____________________ ______ г. по « ______ » ____________________ ______ г. проводились восстановительно-ремонтные работы газопоршневого электрогенератора ASD-5000FG.

Записка начинается с вежливого обращения к руководителю, что задаёт официально-деловой, но уважительный тон. Далее необходимо создать контекст – описать ситуацию или проект, в рамках которых проявил себя сотрудник. В примере это конкретные восстановительные работы на оборудовании в определённый период. Это важно, так как премия должна быть обоснована конкретными достижениями или особыми обстоятельствами, а не выплачиваться просто так. Описание ситуации делает запрос аргументированным.

Описание заслуг сотрудника

Организация проведения данных работ обеспечивалась инженером службы эксплуатации ____________________ , который в кратчайшие сроки сумел организовать работу по приобретению, доставке и установке необходимых запасных частей.

Это самый важный раздел, в котором раскрывается, чем именно отличился сотрудник и почему он заслуживает поощрения. Нужно не просто констатировать факт его участия, а выделить конкретные действия, которые принесли пользу компании: "в кратчайшие сроки", "организовал работу", "приобрёл, доставил, установил". Упор делается на результат (быстрое восстановление оборудования) и на проявленные деловые качества (организаторские способности, оперативность). Чем конкретнее и весомее будут заслуги, тем больше шансов на положительное решение по премии.

Формулировка просьбы о премировании

На основании вышеизложенного, за высокие результаты в работе, образцовое исполнение своих должностных обязанностей, прошу поощрить инженера службы эксплуатации ____________________ премией в размере двух должностных окладов.

Здесь на основе описанных заслуг формулируется прямая и чёткая просьба к руководству. Используются формальные основания: "на основании вышеизложенного" и стандартные формулировки поощрения: "за высокие результаты", "образцовое исполнение обязанностей". Важно указать точную сумму или размер премии. В примере это "два должностных оклада", что является понятной и часто используемой мерой. Также можно указать фиксированную сумму. Чёткость в просьбе облегчает руководителю принятие решения.

Подпись инициатора

Начальник службы эксплуатации

____________________ / ____________________

«___» ____________________ 202___ г.

Документ завершается подписью лица, которое является инициатором премирования – как правило, непосредственного руководителя сотрудника. Подпись с расшифровкой (ФИО) и указанием должности придаёт документу официальный статус и показывает, что предложение вносится ответственным лицом. Дата подписания ставится рядом с подписью. После этого служебная записка передаётся адресату (генеральному директору) для рассмотрения и принятия решения. На её основании затем может быть издан приказ о премировании.