Как написать ответ на официальное письмо
Содержание
Кратко о документе
- Название документа: Как написать ответ на официальное письмо
- Когда нужен: Когда нужно подготовить обычный деловой ответ организации и связать его с конкретными вопросами входящего письма.
- Что содержит: Порядок подготовки ответа, примеры точных формулировок и отдельный редактируемый бланк без длинных инструкций внутри письма.
- Категория документов
Скачать и использовать документ
- Тип документа: документ
- Формат: справочный материал
- Версия: справочная версия страницы JDex
- Дата проверки: проверьте актуальность перед использованием
Файл DOCX откроется для редактирования в Word или совместимом редакторе.
Описание документа
Как подготовить письмо
Сначала перечислите вопросы входящего письма, затем дайте результат по каждому. Получатель должен понять, какие сведения уже переданы и что ещё требует уточнения.
Свяжите ответ с запросом
Укажите дату, номер при наличии и предмет входящего письма. Собственный исходящий номер внесите по принятому у вас порядку учёта. Не придумывайте номер для заполнения пустого места.
Поставьте результат в начало
После короткого обращения напишите, что направляете, подтверждаете или пока не можете сообщить. Одна вводная фраза «ваше письмо рассмотрено» не отвечает на вопрос.
Разделите несколько вопросов
Сохраните порядок вопросов или используйте короткие подзаголовки. Для частичного ответа отдельно назовите известные сведения и то, что нужно уточнить; не выдавайте предположение за подтверждённую дату.
Проверьте отправляемый комплект
Сопоставьте упомянутые приложения с файлами, которые действительно будут отправлены. Укажите контакт для уточнений, проверьте подписанта, адрес получателя и даты.
Как сделать формулировку точнее
Общая фраза. Общая формулировка: «В ответ на ваше письмо сообщаем следующее.». Конкретнее: «По пункту 1 направляем перечень позиций; по пункту 2 просим уточнить адрес разгрузки.».
Неизвестный срок. Общая формулировка: «Доставка будет в ближайшее время.». Конкретнее: «Дата доставки пока не подтверждена. После уточнения адреса проверим возможность доставки и ответим отдельно.».
Этот порядок относится к обычной деловой переписке. Для претензии, обращения гражданина или требования органа сначала определите применимые условия и используйте соответствующий документ.
Ниже — отдельный бланк письма. Перед использованием замените поля в квадратных скобках своими сведениями.
Ответ на деловое письмо
Кому: [организация или ФИО получателя]
От: [организация или ФИО отправителя, контакт для ответа]
Дата: [дата] Исх. № [номер при наличии]
На письмо [номер при наличии] от [дата] по вопросу [предмет].
В ответ на ваше письмо сообщаем: [основной результат рассмотрения].
По вопросу [первый вопрос]: [проверенные сведения и документы].
По вопросу [следующий вопрос]: [проверенные сведения либо необходимое уточнение].
[Дальнейшее действие, если оно действительно требуется, и контакт для связи].
Приложения: [перечень фактически приложенных документов]
[должность подписанта] [подпись] [ФИО]
Как выглядит документ
Откройте изображение, чтобы рассмотреть поля и расположение текста. Для заполнения используйте файл Word на этой странице. Учебные примеры показаны отдельно от пустых бланков.
FAQ по документу
Что нужно изменить в образце перед использованием?
Заполните данные сторон, даты, суммы и сроки; проверьте условия под вашу ситуацию, необходимые приложения и подписи. Неподходящие условия согласуйте до подписания или подачи.
Что проверить перед скачиванием или заполнением?
Проверьте название документа, данные сторон, полномочия подписантов, предмет, порядок расчетов или действий и комплект приложений.
Как найти похожий документ?
Используйте связанные документы и категорию документа на этой странице, чтобы перейти к близким шаблонам и материалам.