Должностная инструкция офис-менеджера

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее одного года.
3. Офис-менеджер принимается на работу и увольняется директором организации.
4. Офис-менеджер должен знать:
   • Постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся управления персоналом.
   • Основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе.
   • Принципы построения организационной структуры офиса.
   • Основы психологии и этики взаимоотношений внутри рабочего коллектива.
   • Порядок ведения деловой документации.
   • Порядок заключения договоров.
   • Правила пользования оргтехникой.
   • Основы экономики, организации труда и управления.
   • Основы работы с электронной почтой, факсовыми программами, MS Word, MS Excel, основы работы с системой «1С:Предприятие».
   • Закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги.
   • Все бизнес-процессы, проходящие в организации.
   • Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
   • Правила внутреннего трудового распорядка.
   • Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:
   • Действующим законодательством.
   • Внутренними нормативными актами работодателя.
   • Трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
6. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Раздел "Общие положения" определяет базовый статус и требования к офис-менеджеру. Это должность специалиста, что подразумевает наличие специальных знаний и навыков, а не просто выполнение поручений. Кандидат должен иметь высшее образование, причём желательно с дополнительной подготовкой именно по направлению "офис-менеджмент", а также как минимум год практического опыта в административной работе. Это показывает, что работодатель ждёт от сотрудника осознанного подхода, а не обучения с нуля. Офис-менеджер назначается и увольняется лично директором, что подчёркивает его важную роль в обеспечении работы всего офиса. Он подчиняется тоже непосредственно директору, что часто делает его "правой рукой" руководителя в оперативных вопросах. Список необходимых знаний очень обширен: от юридических документов и психологии до владения конкретными компьютерными программами (Word, Excel, 1С) и понимания всех бизнес-процессов компании. По сути, офис-менеджер должен быть универсальным специалистом, который понимает, как работает компания изнутри, чтобы эффективно её обслуживать. Раздел также устанавливает правила игры (законы и внутренние акты) и предусматривает замещение на время отсутствия.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
   • Организует проверку готовности офисного оборудования (компьютеров, факсов, телефонов, принтеров) к работе, контролирует санитарное состояние помещений, соблюдение норм пожарной и санитарной безопасности.
   • Обеспечивает офис канцелярскими товарами, расходными материалами и другими необходимыми ценностями, отвечает за их хранение, распределение между сотрудниками и рациональное использование.
   • Поддерживает чистоту и порядок в офисе.
2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации:
   • Принимает корреспонденцию, адресованную руководителю, распределяет её по отделам или исполнителям.
   • Принимает документы и заявления на подпись руководителя.
   • Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
   • Обеспечивает рабочее место руководителя техникой и канцтоварами, создаёт условия для его эффективной работы.
   • Следит за своевременным рассмотрением документов в других отделах, проверяет правильность их оформления перед подачей на подпись руководителю, при необходимости редактирует.
   • Организует телефонные переговоры руководителя, записывает информацию в его отсутствие, передаёт и принимает информацию по факсу и другим каналам связи.
   • По поручению руководителя составляет письма, запросы, готовит ответы.
   • Оформляет приказы директора и доводит их до сведения сотрудников.
   • Готовит совещания и заседания (сбор материалов, оповещение участников, регистрация), ведёт и оформляет протоколы.
   • Контролирует исполнение сотрудниками приказов и распоряжений, а также сроков выполнения поручений руководителя.
   • Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства.
   • Печатает служебные материалы для руководителя или вводит информацию в базу данных.
3. Ведёт делопроизводство.
4. Ведёт регистрацию и учёт входящей и исходящей документации.
5. Не менее двух раз в день проверяет и рассылает электронную почту. Контролирует получение и отправку обычной почты через отделения связи.
6. Организует приём посетителей, способствует оперативному рассмотрению обращений и предложений сотрудников.
7. Формирует дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивает сохранность документации компании и в установленные сроки сдаёт её в архив.
8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей в офисе.
9. Консультирует посетителей по вопросам услуг компании. Принимает меры по предотвращению и урегулированию конфликтных ситуаций.
10. Информирует руководство о недостатках в обслуживании посетителей и о мерах по их устранению.
11. Оформляет заказы, договоры поставки и иную документацию с поставщиками товаров для компании, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
12. Ведёт учёт поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
13. Ведёт учёт складских запасов товаров и контролирует их минимальный остаток на складе.
14. Координирует завершение рабочего дня и подготовку офиса к следующему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение оборудования и освещения.
15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

Это самый большой раздел, который с максимальной детализацией описывает, чем занимается офис-менеджер каждый день. Его обязанности можно разделить на несколько ключевых блоков. Первый блок — это обеспечение жизнедеятельности офиса как физического пространства: чтобы всё работало (техника), всего хватало (канцтовары) и везде был порядок. Второй и, пожалуй, самый важный блок — это работа с руководством. Офис-менеджер выступает личным ассистентом директора: фильтрует его входящую информацию, готовит документы, организует встречи, контролирует исполнение его поручений другими сотрудниками. Фактически, он является центром коммуникации и контроля в офисе. Третий блок — это документооборот и делопроизводство. Он отвечает за весь "бумажный" (и электронный) поток: регистрирует письма, ведёт архив, следит за правильностью оформления документов. Четвёртый блок — это работа с внешними контрагентами (посетители, поставщики) и учёт товаров. Он может консультировать клиентов, оформлять заказы на поставку и даже вести учёт складских остатков. Таким образом, офис-менеджер — это "диспетчер" и "администратор" всего офиса, человек, от которого зависит бесперебойность всех внутренних процессов и комфортная рабочая атмосфера.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями и распоряжениями руководства, которые касаются его работы.
2. Вносить предложения, касающиеся улучшения рабочих процессов в компании.
3. Запрашивать от других структурных подразделений организации и специалистов информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.
4. Требовать от руководства создания надлежащих условий для работы и соблюдения положений Трудового кодекса РФ.

Раздел "Права" описывает полномочия, которые необходимы офис-менеджеру для эффективного выполнения своих многочисленных обязанностей. Чтобы быть в курсе изменений, он имеет право знакомиться с новыми приказами и положениями. Чтобы оптимизировать свою работу и работу офиса в целом, он может вносить рационализаторские предложения. Для выполнения своих задач (например, контроля исполнения поручений или подготовки отчёта) он может запрашивать информацию у любых отделов компании — от бухгалтерии до отдела продаж. И, как любой сотрудник, он имеет право требовать от работодателя безопасные и нормальные условия труда в соответствии с законом. Эти права, хотя и кажутся скромными по сравнению с правами руководителей, на самом деле дают ему необходимый доступ к информации и инструмент для влияния на улучшение офисной среды.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. За использование имущества и средств предприятия в личных или иных интересах, противоречащих интересам учредителей компании.

Заключительный раздел устанавливает чёткие границы ответственности. В первую очередь, офис-менеджер отвечает за качественное выполнение всего того огромного списка обязанностей, который был перечислен выше. Если он плохо организовал совещание, потерял важный документ, не обеспечил офис бумагой или не проконтролировал исполнение поручения директора — это основания для привлечения к дисциплинарной ответственности. Поскольку он имеет доступ к материальным ценностям (оргтехника, канцтовары) и финансовой информации (договоры с поставщиками), он несёт материальную ответственность за причинённый компании ущерб. Особо отмечена ответственность за использование ресурсов компании в корыстных целях, что является серьёзным нарушением доверия. Также он, как и любой гражданин, несёт ответственность за совершённые правонарушения в рамках закона. Этот раздел напоминает, что роль офис-менеджера, несмотря на её кажущуюся "обслуживающую" природу, связана с высокой степенью доверия и, соответственно, серьёзной ответственностью.