Акт об отказе получения трудовой книжки

Содержание

Кратко о документе

Название документа: Акт об отказе получения трудовой книжки
Когда нужен: Документ, который составляется при отказе работника забрать трудовую книжку после увольнения. Подтверждает, что работодатель предложил получить документ.
Что содержит: реквизиты, описание ситуации, ключевые условия, подписи и приложения по теме документа.
Категория документов

Описание документа

Что такое акт об отказе получения трудовой книжки
Акт об отказе получения трудовой книжки - это официальный документ, который составляет работодатель, когда уволенный сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку. Этот документ служит доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность - предложил работнику забрать важный документ, но получил отказ.
Трудовая книжка - это главный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. В ней записаны все места вашей работы, должности и периоды трудовой деятельности. Когда вы увольняетесь, по закону вы должны получить ее на руки. Но иногда бывают ситуации, когда человек не может или не хочет этого делать.
Когда может понадобиться такой акт
Ситуации бывают разные. Например, сотрудник уволился, но не приходит за трудовой книжкой, хотя его несколько раз предупредили. Или он специально отказывается ее забирать, надеясь создать проблемы работодателю. Бывает, что человек переехал в другой город и физически не может приехать, но и заказным письмом получать не соглашается.
В таких случаях работодатель не может просто выбросить трудовую книжку или хранить ее вечно. Ему нужно официально зафиксировать факт отказа, и именно для этого составляется акт.
Как правильно составить акт
Акт составляется специальной комиссией, обычно из трех человек. Это могут быть сотрудники отдела кадров, бухгалтерии или руководители подразделений. Важно, чтобы комиссия была из разных отделов - это придает документу больше веса.
В акте указывается:

Дата и место составления
Полный состав комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.
Информация об уволенном сотруднике
Дата и причина увольнения
Подтверждение, что работника уведомили о необходимости забрать трудовую книжку
Факт отказа с указанием причины (если она названа)

Все члены комиссии должны подписать акт. Если есть возможность, хорошо бы пригласить для подписания самого работника, но обычно он как раз отказывается это делать.
Что происходит после составления акта
После того как акт составлен и подписан, работодатель может отправить трудовую книжку по почте заказным письмом на адрес, который указан в личных данных сотрудника. Если же и это невозможно (например, нет точного адреса или работник написал отказ от получения по почте), трудовая книжка хранится у работодателя до востребования.
Важно понимать, что акт не освобождает работодателя от ответственности за сохранность трудовой книжки. Он лишь подтверждает, что он пытался вернуть документ владельцу, но столкнулся с отказом.
Почему этот документ важен для обеих сторон
Для работодателя акт служит защитой от возможных претензий со стороны бывшего сотрудника. Если через несколько месяцев или лет человек решит, что его незаконно лишили трудовой книжки, у работодателя будет доказательство, что это не так.
Для работника же важно понимать, что отказываясь от получения трудовой книжки, он создает себе проблемы в будущем. Без этого документа ему будет сложно устроиться на новую работу официально, доказать свой стаж для пенсии или получить социальные пособия.
Если вы оказались в ситуации, когда не можете забрать трудовую книжку лично, лучше написать заявление о согласии на отправку по почте, чем просто отказываться от ее получения. Это сохранит ваши права и избавит от многих проблем в будущем.

АКТ N _______ ОБ ОТКАЗЕ ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г. ___________________

«___» _______________ 2025 г.

Состав комиссии

Комиссия в составе:

____________________ _____ (структурное подразделение, должность, Ф.И.О.);
____________________ _____ (структурное подразделение, должность, Ф.И.О.);
____________________ _____ (структурное подразделение, должность, Ф.И.О.);

в присутствии ____________________ _____ (структурное подразделение, должность, Ф.И.О.), составила настоящий Акт о нижеследующем:

В этом разделе перечисляются члены комиссии, которые участвуют в составлении акта. Обычно это сотрудники из разных отделов компании, например, из отдела кадров, бухгалтерии или руководители подразделений. Также указывается сотрудник, при котором составляется акт. Это нужно для того, чтобы документ был официальным и имел юридическую силу, так как он подтверждается несколькими лицами.

Основание для составления акта

«___» _______________ г. ____________________ _____ (структурное подразделение, должность, Ф.И.О.), уволенный «___» _______________ г. по основанию, предусмотренному п. _______ ч. _______ ст. _______ Трудового кодекса Российской Федерации, приказом от «___» _______________ г. N _______ в соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, «___» _______________ г. был уведомлен о необходимости забрать в отделе кадров ____________________ _____ (наименование или Ф.И.О. работодателя) трудовую книжку либо дать согласие на отправление ее по почте.

Здесь описывается ситуация, которая привела к созданию акта. Речь идет о сотруднике, который был уволен, и ему сообщили, что он должен забрать свою трудовую книжку. Трудовая книжка - это важный документ, в котором записана вся история вашей работы. Если вы ее не заберете, работодатель не может просто ее выбросить - он должен официально зафиксировать ваш отказ.

Факт отказа

____________________ _____ (Ф.И.О.) отказался от получения трудовой книжки, мотивируя отказ следующим: ____________________ _____.

Это самая важная часть акта, где прямо говорится, что работник не хочет забирать свою трудовую книжку. Также здесь можно указать причину отказа, если работник ее назвал. Например, он может сказать, что не может прийти в офис, или что ему не нужна эта книжка. Даже если причина не указана, сам факт отказа фиксируется в этом разделе.

Подтверждение комиссии

Указанное выше подтверждаем:

«___» _______________ г.

____________________ _____ (должность, подпись/Ф.И.О.)

«___» _______________ г.

____________________ _____ (должность, подпись/Ф.И.О.)

«___» _______________ г.

____________________ _____ (должность, подпись/Ф.И.О.)

В заключительной части акта все члены комиссии ставят свои подписи, подтверждая тем самым, что все описанное в документе - правда. Каждый подписывается, указывает свою должность и расшифровку подписи (фамилию и инициалы). Даты рядом с подписями тоже важны - они показывают, когда именно был составлен и подписан акт.

Краткий ответ

Акт об отказе получения трудовой книжки используют, когда нужно зафиксировать состояние, выдачу, списание или другую учетную операцию. На странице можно посмотреть назначение документа, что в него включают, как его применять и какие услуги или документы связаны с этой темой.

Когда нужен документ

Документ, который составляется при отказе работника забрать трудовую книжку после увольнения. Подтверждает, что работодатель предложил получить документ.
Документ нужен для фиксации состояния, выдачи, списания или подтверждения факта хозяйственной операции.
Его используют для внутреннего контроля, передачи данных в бухгалтерию и подтверждения действий ответственных лиц.
Шаблон помогает собрать единый комплект реквизитов без пропуска дат, объектов, количества и подписей.

Что содержит документ

Наименование документа, дату и место составления.
Сведения о сторонах, участниках или ответственных лицах.
Основание для составления и описание ситуации или операции.
Количество, объекты, суммы или иные существенные показатели, если они нужны по теме.
Подписи, должности и приложения, на которые опирается документ.
Описание состояния, выдачи, списания, дефектовки или другой фиксируемой операции.
Данные для учета и внутреннего контроля: единицы измерения, период, ответственное лицо.

Как использовать документ

Заполните реквизиты, даты, участников и фактические данные без сокращений и пропусков.
Сверьте формулировки с реальной ситуацией, внутренними правилами и подтверждающими документами.
Подпишите документ у ответственных лиц и проверьте, нужны ли печать, отметки или дополнительные приложения.
Приложите акты, расчеты, переписку, доверенности или иные материалы, на которые есть ссылка в тексте.
Храните документ вместе с основным комплектом бумаг и используйте его для учета, подачи или подтверждения.
Передайте документ в бухгалтерию, кадровую службу или ответственному сотруднику для дальнейшего учета.

FAQ по документу

Когда нужен Акт об отказе получения трудовой книжки?

Что обычно указывают в Акт об отказе получения трудовой книжки?

Обычно указывают участников, даты, основание, описание ситуации или операции, а также подписи и приложения, если они нужны по теме документа.

Кто подписывает Акт об отказе получения трудовой книжки?

Документ подписывают стороны, ответственные лица, сотрудники или участники процедуры — в зависимости от ситуации и внутренних правил оформления.

Какие документы могут понадобиться вместе с ним?

Обычно рядом используют подтверждающие материалы: договоры, акты, расчеты, справки, переписку, доверенности, кадровые или бухгалтерские документы.

Как хранить такой документ и использовать его в учете?

Храните его вместе с основными подтверждающими бумагами и передавайте в учетный контур, если документ влияет на бухгалтерию, кадры или внутренний контроль.

Что делать дальше

Полезные разделы по теме

Используйте эту страницу как отправную точку: сначала сверьте назначение и реквизиты документа, затем переходите к связанным документам, услугам и справочным материалам по теме.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.