Дефектная ведомость на устранение неисправностей

Описание документа

Дефектная ведомость – это документ, который фиксирует все обнаруженные неполадки, поломки или недостатки в каком-либо объекте: оборудовании, технике, здании, инженерной системе и т.д. Ее главная цель – не просто констатировать факт «что-то сломалось», а составить четкий, структурированный список того, что именно не так и что нужно сделать, чтобы это исправить. Этот документ является отправной точкой для организации любого ремонта, от мелкого починить кран в офисе до капитального ремонта сложного производственного станка.

Давайте разберем, как устроена стандартная дефектная ведомость и для чего нужна каждая ее часть.

В самом верху документа обычно находится слово «Утверждаю». Под ним оставляются строки для подписи, указания должности и, иногда, даты утверждения лица, которое имеет право санкционировать проведение ремонтных работ и расходование средств на них. Это может быть директор, главный инженер, начальник участка. Утверждение означает, что руководство ознакомилось с выявленными дефектами и согласилось с необходимостью их устранения. Без этой подписи ведомость может считаться недействительной или просто информационной запиской.

Далее следует заголовок – «ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ» с присвоенным ей номером. Номер важен для внутреннего документооборота компании, чтобы можно было легко найти и сослаться на конкретный документ. Рядом указывается город, где составлен документ, и дата его составления.

Следующий блок – вводная часть. Здесь в свободной форме, но четко и понятно описывается, что именно подвергалось осмотру. Это может быть: «При осмотре автомобиля марки 60, гос. номер А123ВС777», или «При осмотре кровли административного здания по адресу ул. Ленина, д.10», или «При осмотре конвейерной линии 3 в цехе сборки». Затем констатируется факт: «выявлены дефекты в работе» (или «выявлены повреждения», «обнаружены неисправности»). Эта фраза является основанием для составления всего последующего перечня.

После этого следует ключевая фраза: «Для устранения выявленных дефектов необходима замена следующих запасных частей:» (иногда может быть «необходимо выполнение следующих работ» или «необходимы следующие материалы»). Она прямо указывает на цель документа – не просто описать проблему, а определить ресурсы для ее решения.

Основное содержание ведомости – это таблица. Она представляет собой систематизированный список всего необходимого для ремонта. Таблица обычно состоит из нескольких граф:

п/п – порядковый номер позиции в списке.
Наименование – здесь нужно максимально точно и подробно описать, что требуется. Не просто «датчик», а «Датчик температуры охлаждающей жидкости 038 919 501 ». Это критически важно для закупочного отдела или подрядчика, чтобы они приобрели именно ту деталь, которая нужна.
Ед. изм. – единица измерения: штуки (шт.), метры (м), килограммы (кг), литры (л), комплекты (компл.) и т.д.
Количество – сколько единиц каждого наименования требуется.

В предоставленном шаблоне таблица содержит 20 строк, что позволяет внести достаточно много позиций. Если дефектов больше, таблицу можно продолжить на следующей странице или составить приложение. Заполнение этой таблицы – задача специалиста, который разбирается в устройстве неисправного объекта (механика, инженера, технолога). Он должен на основе осмотра определить, какие именно узлы и детали вышли из строя и не подлежат ремонту, а требуют замены.

В нижней части ведомости находится блок «Составили:». Здесь ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы) тот сотрудник, который непосредственно проводил осмотр и заполнял ведомость. Чаще всего это главный механик, инженер по оборудованию, мастер участка или другой ответственный специалист. Его подпись подтверждает, что перечисленные в таблице данные соответствуют реально выявленным дефектам.

Таким образом, дефектная ведомость выполняет несколько важных функций. Во-первых, это документ-основание для списания старых и приобретения новых запасных частей, для утверждения сметы на ремонт. Во-вторых, это инструкция для исполнителей (ремонтной бригады или подрядной организации), где четко указан объем работ и необходимые материалы. В-третьих, это отчетный документ, фиксирующий состояние объекта на определенную дату. После выполнения ремонта на основе этой же ведомости (или акта выполненных работ) можно проверить, все ли заявленные дефекты были устранены.

Использование единого шаблона дефектной ведомости упорядочивает процесс организации ремонтов в компании, делает его прозрачным и контролируемым, а также помогает избежать недопонимания между подразделениями (например, между производственным цехом, который обнаружил поломку, и отделом закупок, который должен купить запчасти).

ОБРАЗЕЦ ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ

Утверждение документа

Утверждаю

______

Реквизиты ведомости

ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ № ______

г. ______ «______» ______ 2025 г.

Основание и цель составления

При осмотре ______ выявлены дефекты в работе.

Для устранения выявленных дефектов необходима замена следующих запасных частей:

№	Наименование	Ед.изм.	Количество
1	______	______	______
2	______	______	______
3	______	______	______
4	______	______	______
5	______	______	______
6	______	______	______
7	______	______	______
8	______	______	______
9	______	______	______
10	______	______	______
11	______	______	______
12	______	______	______
13	______	______	______
14	______	______	______
15	______	______	______
16	______	______	______
17	______	______	______
18	______	______	______
19	______	______	______
20	______	______	______

Подпись составителя

Составили:

Главный механик ______ / ______

Этот документ – дефектная ведомость – является стандартным бланком, который используется для официальной фиксации неисправностей, поломок или дефектов, обнаруженных в каком-либо оборудовании, техническом устройстве, здании или ином объекте. Его основное назначение – задокументировать факт наличия проблем и составить четкий перечень необходимых действий и материалов для их устранения. В начале документа стоит гриф «Утверждаю» с полями для подписи и указания должности утверждающего лица (например, начальника цеха, директора по производству). Это придает ведомости официальный статус и означает, что руководство согласовало необходимость ремонта. Далее указываются реквизиты самой ведомости: ее уникальный номер (для учета в документообороте), город составления и дата. Затем в свободной форме описывается, что именно было осмотрено (например, «токарный станок модели Х», «система вентиляции офиса») и констатируется факт обнаружения дефектов. Основную часть документа занимает таблица. Это самый важный элемент. В таблице перечисляются все запасные части, материалы или работы, необходимые для ремонта. Для каждой позиции указывается порядковый номер, точное наименование (чтобы не было путаницы при заказе), единица измерения (штуки, метры, килограммы) и требуемое количество. Таблица на 20 строк дает возможность подробно описать даже сложный ремонт. Заполнение этой таблицы требует технической компетенции – это обычно делает специалист (главный механик, инженер, техник), который проводил осмотр. В конце ведомости составитель ставит свою подпись с расшифровкой, тем самым подтверждая правильность указанных данных и принимая на себя ответственность за составленный перечень. Таким образом, дефектная ведомость служит связующим звеном между этапом диагностики проблемы и этапом организации ремонта: на ее основании будет сформирована заявка на материалы, составлена смета или заключен договор с подрядной организацией.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.