Авансовый отчет по форме АО-1

Описание документа

Авансовый отчет: как отчитаться за выданные деньги

Авансовый отчет — это обязательный финансовый документ, который составляет сотрудник, получивший от организации наличные деньги «под отчет» — то есть вперед, для выполнения служебных заданий. После того как средства потрачены (например, на командировку, покупку канцтоваров или оплату услуг), работник должен не только вернуть неиспользованный остаток, но и подробно отчитаться о каждом потраченном рубле, приложив все подтверждающие чеки. Именно для этого оформляется авансовый отчет по унифицированной форме АО-1.

Для чего нужен этот документ?

Главная цель авансового отчета — обеспечить законность, прозрачность и целевое использование денежных средств компании. Он решает несколько важных задач:

Контроль расходов: Руководство и бухгалтерия видят, на что именно были потрачены средства, и соответствуют ли эти траты заявленной цели.
Подтверждение затрат для налогообложения: Только расходы, оформленные через утвержденный авансовый отчет с оправдательными документами (чеками, билетами), могут быть приняты к учету и уменьшить налогооблагаемую прибыль компании.
Взаиморасчеты с сотрудником: Отчет четко фиксирует, должен ли работник вернуть остаток денег в кассу или, наоборот, ему нужно доплатить перерасход.
Дисциплина финансовой отчетности: Процедура учит сотрудников ответственно относиться к корпоративным финансам и собирать все необходимые документы.

Проще говоря, авансовый отчет — это «квитанция» компании о том, что выданные деньги использованы правильно.

Кто и когда заполняет авансовый отчет?

Отчет заполняет сотрудник, который получил деньги под отчет. Сделать это он обязан в строго установленный срок — обычно в течение 3 рабочих дней после:

Истечения срока, на который были выданы деньги (например, после возвращения из командировки).
Или после израсходования всей выданной суммы.

Просрочка со сдачей отчета может рассматриваться как нарушение финансовой дисциплины, и с сотрудника могут удержать выданную сумму из зарплаты.

Пошаговый разбор формы АО-1

Шаг 1. Заголовочная часть и утверждение. Вверху указываются реквизиты компании. Самое важное здесь — подпись руководителя, который «УТВЕРЖДАЕТ» отчет и соглашается с общей суммой расходов к принятию. Без этой подписи бухгалтерия не начнет проверку.

Шаг 2. Данные о сотруднике и авансе. Заполняются сведения о подотчетном лице и, что критически важно, «Назначение аванса». Эта запись (например, «командировка в г. Москва с 10.04.2024 по 12.04.2024») является основанием для проверки обоснованности всех последующих трат.

Шаг 3. Расчетная таблица (лицевая сторона). Это арифметическое ядро отчета. Здесь производятся все вычисления: учитывается задолженность с прошлого раза, прибавляется новый полученный аванс, вычитается сумма всех расходов. В результате получаются ключевые цифры: Остаток (деньги к возврату) или Перерасход (деньги к доплате). Эта таблица сразу дает наглядный финансовый итог.

Шаг 4. Проверка бухгалтерией и итоговые проводки. После сдачи отчета его проверяет бухгалтер. Он ставит свою подпись и указывает сумму, которую компания принимает к учету (она может быть меньше фактически потраченной, если какие-то расходы превышают установленные нормы, например, суточные). Затем оформляются кассовые ордера: на внесение остатка или на выдачу перерасхода. На этом взаимодействие сотрудника с кассой заканчивается.

Шаг 5. Оборотная сторона (таблица расходов). Самая трудоемкая, но самая важная часть. Сюда построчно вносятся все оправдательные документы: каждый чек из магазина, билет на поезд, квитанция за гостиницу. Для каждого указывается дата, номер, краткое содержание и сумма. Именно эта детализация позволяет проверить целесообразность расходов. В конце таблицы сотрудник расписывается, подтверждая достоверность данных.

Шаг 6. Расписка (отрывной талон). Эта часть отдается сотруднику на руки. Она является официальным подтверждением того, что он своевременно сдал отчет и все документы в бухгалтерию. Храните эту расписку!

Какие документы нужно прикладывать к отчету?

Без подтверждающих документов авансовый отчет недействителен. К отчету обязательно прикладываются:

Кассовые чеки и товарные чеки (желательно, чтобы на товарном чеке был перечень товаров).
Билеты: проездные документы на поезд, самолет, автобус.
Квитанции: например, об оплате гостиницы или услуг.
Бланки строгой отчетности (БСО): если услуги оказывал ИП или организация, работающая без ККТ.

Важно! Все чеки должны быть четкими, читаемыми, с указанием даты, суммы и названия организации-продавца. Если чек напечатан на термобумаге и выцвел, заранее сделайте его копию.

Частые ошибки и как их избежать

Просрочка сдачи отчета. Помните о сроке в 3 дня. Если не успеваете, заранее сообщите об этом бухгалтерии и руководителю.
Отсутствие чека на какую-либо покупку. Если чек утерян, расход, как правило, не может быть принят к учету. Восстановить его почти невозможно. Будьте предельно внимательны.
Несоответствие трат назначению аванса. Нельзя потратить деньги, выданные на канцтовары, на обед в ресторане. Такие расходы не будут утверждены.
Некорректное заполнение таблицы на оборотной стороне. Путаница в датах, номерах или суммах чеков затянет проверку. Заполняйте таблицу аккуратно и последовательно.
Несданный остаток наличных. Если после всех трат у вас остались деньги, их обязательно нужно сдать в кассу по приходному ордеру. Хранение подотчетных сумм у себя запрещено.

Авансовый отчет, несмотря на кажущуюся сложность, — это логичный и структурированный документ. Его аккуратное и своевременное заполнение защищает интересы как компании, обеспечивая чистоту финансовых операций, так и самого сотрудника, избавляя его от претензий и вопросов со стороны работодателя и налоговых органов. Используйте готовый бланк формы АО-1 — это гарантирует, что вы учтете все необходимые реквизиты и данные.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Унифицированная форма N АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ОТЧЕТА

Наименование организации: ______

Код по ОКПО: ______

Форма по ОКУД: 0302001

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме ______ руб. ______ коп.

Руководитель:

должность ______

подпись ______

расшифровка подписи ______

"______" "______" 20______ г.

В самом начале отчета указываются основные реквизиты компании и утверждающая подпись руководителя. Здесь нужно вписать полное название организации, ее код по общероссийскому классификатору предприятий (ОКПО), а также поставить отметку, что отчет утвержден. Подпись руководителя подтверждает, что он ознакомился с расходами сотрудника и согласен с представленной суммой к утверждению. Это важный формальный шаг, который запускает дальнейшую процедуру проверки и списания средств бухгалтерией.

ИНФОРМАЦИЯ О ПОДОТЧЕТНОМ ЛИЦЕ И АВАНСЕ

Номер отчета: ______

Дата составления: ______

Структурное подразделение: ______

Подотчетное лицо: ______ (фамилия, инициалы)

Табельный номер: ______

Профессия (должность): ______

Назначение аванса: ______

Этот блок идентифицирует сотрудника, который получал деньги под отчет, и цель выдачи средств. Заполняются стандартные кадровые данные: отдел, в котором работает сотрудник, его ФИО, табельный номер, должность. Ключевой пункт — «Назначение аванса». Здесь нужно четко указать, на какие цели были выданы деньги: например, «командировочные расходы», «хозяйственные нужды», «закупка канцтоваров». Эта запись связывает выдачу денег с конкретной деловой целью и является основанием для проверки обоснованности последующих трат.

РАСЧЕТ СУММ АВАНСА И РАСХОДОВ

Наименование показателя	Сумма, руб. коп.	Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс		дебет
- остаток	______	счет, субсчет ______ сумма, руб. коп. ______
- перерасход	______	кредит счет, субсчет ______ сумма, руб. коп. ______
Получен аванс 1. из кассы	______
1a. в валюте (справочно)	______
2. ______	______
Итого получено	______
Израсходовано	______
Остаток	______
Перерасход	______

Это ядро авансового отчета — таблица для расчета. Сначала учитывается, что осталось или, наоборот, было перерасходовано с прошлого раза. Затем указывается сумма нового аванса, выданного из кассы (или другим способом). Главные итоговые строки: «Итого получено» (общая сумма всех денег, которые были в распоряжении сотрудника), «Израсходовано» (сколько он фактически потратил на цели поездки или закупок), «Остаток» (неиспользованные деньги, которые нужно вернуть в кассу) и «Перерасход» (если потрачено больше, чем выдано, эту сумму компания должна доплатить). Этот наглядный расчет сразу показывает финансовый итог.

ПРОВЕРКА, УТВЕРЖДЕНИЕ И ВЗАИМОРАСЧЕТЫ

Приложение документов на ______ листах

Отчет проверен.

К утверждению в сумме ______ руб. ______ коп. (______)

Сумма прописью: ______

Главный бухгалтер: подпись ______ расшифровка подписи ______

Бухгалтер: подпись ______ расшифровка подписи ______

Остаток внесен в сумме ______ руб. ______ коп. по кассовому ордеру N ______ от "______" 20______ г.

Перерасход выдан по кассовому ордеру N ______ от "______" 20______ г.

Бухгалтер (кассир): "______" 20______ г. подпись ______ расшифровка подписи ______

После того как сотрудник сдал отчет с чеками, его проверяет бухгалтерия. Здесь фиксируется количество приложенных оправдательных документов (чеков, билетов). Главный бухгалтер или бухгалтер ставят подписи, подтверждая проверку, и указывают окончательную сумму, которую компания принимает к учету (иногда какие-то расходы могут быть не приняты). Затем отражаются финальные денежные операции: если остались неизрасходованные деньги («остаток»), сотрудник обязан сдать их в кассу по приходному ордеру. Если же образовался «перерасход», то компания выдает сотруднику недостающую сумму по расходному кассовому ордеру. Эти записи завершают финансовый цикл подотчетных сумм.

РАСПИСКА О ПРИЕМЕ ОТЧЕТА (ОТРЫВНАЯ ЧАСТЬ)

Расписка. Принят к проверке от ______ авансовый отчет N ______ от "______" 20______ г.

на сумму ______ руб. ______ коп., количество документов на ______ листах

Сумма прописью: ______

Бухгалтер: "______" 20______ г. подпись ______ расшифровка подписи ______

Эта часть отчета — официальная квитанция для сотрудника. После сдачи папки с отчетом и кипой чеков бухгалтер заполняет и отрывает этот талон, передавая его подотчетному лицу. В расписке указаны номер отчета, дата, общая сумма расходов и количество приложенных листов с чеками. Эта бумага служит доказательством того, что сотрудник выполнил свою обязанность — сдал авансовый отчет в установленный срок. Она важна на случай возникновения вопросов или споров о факте и времени сдачи документации.

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА ФОРМЫ N АО-1

(Для детализации расходов)

ТАБЛИЦА РАСХОДОВ

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода	Принятая к учету	Дебет счета, субсчета
1	2 (дата, номер)	4	5 (по отчету в руб. коп.)	7 (в руб. коп.)	9
1.	дата ______ номер ______	______	в руб. коп. ______ в валюте ______	в руб. коп. ______ в валюте ______	______
Итого			0	0

Подотчетное лицо: подпись ______ расшифровка подписи ______

Оборотная сторона — это подробная расшифровка всех произведенных затрат. Каждый расход вносится в таблицу отдельной строкой. Для каждого чека или билета нужно указать его реквизиты (дату и номер), кратко описать, на что потрачены деньги (например, «обед», «проезд на такси», «офисная бумага»), и записать сумму. Особенность формы в том, что есть две графы для суммы: одна — это сумма по чеку (что потратил сотрудник), а вторая — «принятая к учету» (эту сумму признает бухгалтерия, иногда нормируя расходы, например, на суточные). Также указывается бухгалтерский счет, на который будут отнесены эти затраты. В конце сотрудник расписывается, подтверждая достоверность внесенных сведений. Эта таблица делает все расходы абсолютно прозрачными и проверяемыми.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.