Должностная инструкция делопроизводителя: обязанности, права, образец
Описание документа
Если в вашей компании есть документооборот, значит, необходим и специалист, который будет им грамотно управлять – делопроизводитель. А для четкого определения его задач, полномочий и зоны ответственности существует специальный документ – должностная инструкция.
Данная инструкция – это не просто формальная бумага, а подробная «дорожная карта» для сотрудника и его руководителя. Она структурирует всю работу с документами, делая ее прозрачной, упорядоченной и эффективной.
Зачем это нужно компании?
Представьте, что вся почта (письма, счета, договоры) приходит в офис и просто складывается в общую кучу. Документы теряются, сроки ответа срываются, важные бумаги не доходят до исполнителей. Инструкция помогает избежать этого хаоса. Она назначает ответственного человека, который системно принимает, регистрирует, распределяет и контролирует движение каждого документа. Это повышает дисциплину, скорость обработки информации и общую организованность бизнес-процессов.
Что получает сам делопроизводитель?
Для сотрудника инструкция – это ясность и определенность. Он точно знает, что входит в его обязанности (прием, регистрация, отправка документов, работа с архивом), а что – нет. Он понимает, на какую помощь и информацию от коллег может рассчитывать (свои права). И он осознает, за что именно несет ответственность. Это исключает недопонимание с начальством и коллегами, защищает от выполнения несвойственных задач и создает четкие рамки для профессиональной деятельности.
Ключевые разделы инструкции простыми словами:
- Общие положения: Здесь описаны «входные требования» к кандидату (образование, навыки), список необходимых знаний (от законов до правил пожарной безопасности) и документы, которыми он должен руководствоваться. Также указано, кто является его начальником.
- Функции: Две главные цели работы: вести весь документооборот фирмы и учитывать всю корреспонденцию. Все остальное – инструменты для достижения этих целей.
- Должностные обязанности: Самая практическая часть. Пошаговый перечень ежедневных действий: от открытия почтового ящика и регистрации письма до сдачи подшитых законченных дел в архив. Это готовый план работы.
- Права: Чтобы эффективно выполнять обязанности, сотруднику нужны полномочия. Он может участвовать в совещаниях, запрашивать документы из других отделов, просить содействия у руководства. Это его рабочие инструменты.
- Ответственность: Этот раздел объясняет возможные последствия халатности: от дисциплинарного взыскания за невыполнение обязанностей до материальной ответственности за причиненный ущерб. Это важный элемент дисциплины.
- Заключительные положения: Объясняют, что сотрудник должен ознакомиться с инструкцией до подписания трудового договора и подтвердить это своей подписью. Это юридически значимый шаг.
Кому и когда пригодится этот документ?
- Руководителям и -специалистам – для оформления приема на работу нового сотрудника, для оценки эффективности его работы и разрешения возможных спорных ситуаций.
- Действующим и будущим делопроизводителям – для понимания своих профессиональных границ и ориентиров.
- Предпринимателям и владельцам малого бизнеса – когда объем документов растет и его нужно привести в систему. Инструкция помогает формализовать этот процесс с самого начала.
Использование готовой, грамотно составленной должностной инструкции экономит время, помогает выстроить четкую систему работы с документами и создает здоровую деловую атмосферу, где каждый понимает свои задачи и зону ответственности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
УТВЕРЖДАЮ
____________________ ____________________ ____________________ ___________
(наименование должности)
____________________ ____ (подпись)
____________________ ____ (инициалы, фамилия)
1. Общие положения
1.1. Сотрудник, занимающий должность делопроизводителя, входит в число технических специалистов предприятия.
1.2. На данную вакансию может претендовать кандидат, имеющий начальное профессиональное образование без обязательного опыта работы. Альтернативой является наличие полного среднего образования при условии прохождения специального курса обучения, также без требований к рабочему стажу.
1.3. Для успешного выполнения задач делопроизводителю необходимо разбираться в следующих областях:
- Действующие законы, нормативные акты, внутренние положения и инструкции, регулирующие документооборот компании.
- Ключевые принципы Единой государственной системы делопроизводства.
- Структурное устройство организации и ее отдельных отделов.
- Стандарты для организационно-распорядительных документов.
- Процедура отслеживания движения служебных бумаг.
- Основы грамотной организации трудового процесса.
- Правила работы с компьютерной техникой.
- Основные нормы трудового права.
- Положения внутреннего распорядка компании.
- Требования по охране труда и противопожарной безопасности.
1.4. В своей работе делопроизводитель ориентируется на:
- Устав (Положение) ____________________ ____________________ _______________ ;
- Настоящую должностную инструкцию.
1.5. Непосредственный начальник делопроизводителя: ____________________ _________
1.6. На время отсутствия основного работника (отпуск, болезнь и т.п.) его функции передаются другому сотруднику, назначенному официальным приказом. Этот сотрудник получает соответствующие полномочия и несет ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
В этом разделе описаны базовые условия работы: кого можно взять на эту должность, что он должен знать и какими документами руководствоваться. Также указано, кто является начальником и кто замещает делопроизводителя в его отсутствие. Это фундамент, определяющий место и роль специалиста в компании.
2. Функции
2.1. Организация и ведение всего документооборота в компании.
2.2. Учет всей входящей и исходящей корреспонденции.
Здесь перечислены две главные задачи, которые лежат в основе работы делопроизводителя. По сути, это управление потоками документов внутри фирмы и контроль за всей почтой, которая приходит и уходит. Все остальные обязанности вытекают именно из этих ключевых функций.
3. Должностные обязанности
Делопроизводитель выполняет следующие работы:
- Принимает почту и документы, регистрирует их и распределяет по нужным отделам.
- Следуя указаниям руководства, передает документы на исполнение, заносит данные в регистрационные карточки или электронную базу.
- Ведет систему учета движения документов, контролирует сроки их выполнения, предоставляет справки по зарегистрированным бумагам.
- Отправляет готовые и исполненные документы адресатам.
- Учитывает всю входящую и исходящую почту, систематизирует и обеспечивает хранение документов в текущем архиве.
- Создает удобную поисковую систему (справочный аппарат) для быстрого нахождения нужных документов.
- Готовит законченные дела к сдаче в архив организации: комплектует, описывает и передает их вместе с картотекой или электронными базами данных.
- Обеспечивает сохранность всей служебной документации, проходящей через него.
Это самый подробный раздел, где по пунктам расписано, чем конкретно занимается делопроизводитель каждый день. От приема почты до сдачи дел в архив. Это практическое руководство к действию, которое показывает весь цикл работы с документами от начала до конца.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
- Присутствовать на рабочих совещаниях, где обсуждаются организационные вопросы.
- Запрашивать у других отделов информацию и документы, необходимые для работы.
- Принимать участие в обсуждении рабочих вопросов, связанных с его обязанностями.
- Обращаться к руководству за помощью и содействием в выполнении своих задач.
Здесь перечислены полномочия, которые помогают делопроизводителю эффективно работать. Это не просто список привилегий, а рабочие инструменты: право участвовать в обсуждениях, получать информацию из других отделов и просить поддержку у начальства для решения рабочих вопросов.
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности:
- За некачественное выполнение или полное невыполнение обязанностей, указанных в этой инструкции, – согласно трудовому законодательству РФ.
- За правонарушения или преступления, совершенные во время работы, – согласно административному, уголовному или гражданскому законодательству РФ.
- За нанесение материального ущерба компании – согласно трудовому законодательству РФ.
В этом разделе описаны последствия недобросовестной работы или нарушений. Он напоминает, что за качество документооборота и сохранность бумаг сотрудник несет личную ответственность, вплоть до материальной и правовой. Это важный элемент дисциплины.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление сотрудника с данной инструкцией происходит при приеме на работу, до момента подписания трудового договора.
6.2. Факт ознакомления подтверждается подписью работника в специальном листе, который является частью настоящей инструкции.
Финальный раздел устанавливает формальные правила. Он говорит, что инструкцию нужно прочитать до подписания договора, и это фиксируется подписью. Это юридически важный шаг, который подтверждает, что работник знает свои обязанности и права с первого дня.
Скачать документ
Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.