Акт возврата товара поставщику - образец

Описание документа

В процессе торговой деятельности между компаниями иногда возникают ситуации, когда полученный товар приходится возвращать поставщику. Это может быть связано с браком, несоответствием заказанному ассортименту, нарушением сроков поставки или другими причинами. Чтобы этот процесс был законным и документально оформлен, используется специальный документ — акт возврата товара поставщику.

Этот акт является первичным учетным документом, который подтверждает факт передачи товара от покупателя обратно поставщику. Без правильно составленного акта возврат товара может быть не признан поставщиком, а у покупателя не будет оснований для списания этого товара или требования возврата денежных средств.

В каких случаях составляется акт возврата товара?

Обнаружение брака или недостатков: Если товар имеет производственные дефекты, неисправен или не соответствует заявленным характеристикам.
Несоответствие ассортимента: Когда поставщик привез не те товары, которые были указаны в договоре или спецификации.
Неполная комплектация: Если в поставке отсутствуют какие-либо части, детали или документация.
Нарушение условий о таре и упаковке: Когда упаковка не обеспечивает сохранность товара при транспортировке.
Возврат нереализованного товара: В случаях, когда это предусмотрено договором (например, в ритейле).

Как правильно заполнить акт возврата товара?

1. Шапка документа: Укажите город составления, дату, реквизиты представителей обеих сторон и документы, на основании которых они действуют (доверенности, уставы). Обязательно укажите номер и дату договора поставки, по которому осуществлялась первоначальная поставка.

2. Перечень возвращаемого товара: Это самый важный раздел. Подробно опишите каждый возвращаемый товар: наименование, артикул, модель, количество, единицы измерения. Чем детальнее описание, тем лучше. Идеальный вариант — составить таблицу.

3. Основание для возврата: Четко и юридически грамотно сформулируйте причину. Не пишите размытые фразы. Укажите конкретную статью закона или пункт договора, который нарушен. Например: "Возврат в связи с несоответствием качества товара требованиям ГОСТ 12345-2020" или "Возврат в соответствии с пунктом 5.3 договора поставки 123 от 01.01.2025".

4. Состояние товара и упаковки: Честно опишите, в каком виде возвращается товар. Сохранена ли потребительская упаковка, есть ли следы использования, повреждения. Если товар бракованный, укажите характер дефектов. Рекомендуется делать фотографии товара в момент составления акта.

5. Экспертиза качества: Если вы проводили независимую экспертизу для подтверждения брака, укажите здесь реквизиты заключения эксперта. Это сильно усилит вашу позицию.

6. Требования покупателя: Конкретно укажите, что вы хотите от поставщика: заменить товар, вернуть деньги, уценить товар, произвести ремонт. Укажите сроки для выполнения этих требований.

7. Подписи сторон: Акт должны подписать уполномоченные представители обеих компаний. Без подписи поставщика акт может быть оспорен. Составляется два экземпляра — по одному для каждой стороны.

Важные моменты, которые нужно учесть:

Своевременность: Акт следует составлять сразу при обнаружении оснований для возврата, не откладывая.
Претензионный порядок: Часто перед составлением акта нужно направить поставщику письменную претензию с требованием принять товар обратно.
Оформление: Акт можно составить в произвольной форме, но он должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Отказ поставщика от подписания: Если поставщик отказывается подписывать акт, составьте его в одностороннем порядке в присутствии двух свидетелей и сделайте отметку об отказе. В дальнейшем это может служить доказательством в суде.

Правильно составленный акт возврата товара — это не просто формальность, а мощный инструмент защиты ваших прав как покупателя. Он служит доказательством факта возврата и основанием для взыскания с поставщика уплаченных денежных средств или для получения качественного товара взамен бракованного.

АКТ ВОЗВРАТА ТОВАРА ПОСТАВЩИКУ

г. ______

«______» ______ 2025 г.

Мы, нижеподписавшиеся, ______, действующий от имени Покупателя на основании доверенности № ______ от «______» ______ г., и ______, действующий от имени Поставщика на основании доверенности № ______ от «______» ______ г., составили настоящий акт о возврате товара, поставленного по договору поставки № ______ от «______» ______ г., о нижеследующем:

1. ПЕРЕЧЕНЬ ВОЗВРАЩАЕМОГО ТОВАРА

Покупатель передает, а Поставщик принимает возврат следующих товаров: ______

Это самый важный раздел акта, где нужно максимально подробно описать товар, который возвращается. Укажите точное наименование, артикулы, модели, количество единиц. Если это сложная техника, лучше указать серийные номера. Если товар разных видов, составьте таблицу или список. Чем детальнее описание, тем меньше шансов для споров в будущем. Поставщик должен точно понимать, что именно он забирает обратно, а покупатель — что он вернул.

2. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ВОЗВРАТА

Основание для возврата товара: ______

Здесь нужно четко и юридически грамотно сформулировать причину возврата. Это не просто "не понравился", а конкретное основание, предусмотренное законом или договором. Например: "Несоответствие качества товара требованиям, установленным договором поставки №... от...", "Обнаружение скрытых производственных дефектов", "Поставка товара, не соответствующего согласованному ассортименту", "Возврат нереализованного товара в соответствии с пунктом... договора". Правильно указанное основание — залог успешного возврата денег или замены товара.

3. СОСТОЯНИЕ ТОВАРА, ТАРЫ И УПАКОВКИ

Отметки о качестве и состоянии товара, наличии дефектов, состоянии тары и упаковки: ______

Этот раздел фиксирует, в каком виде товар возвращается. Опишите видимые дефекты, повреждения, царапины, вмятины. Укажите, сохранена ли оригинальная упаковка, есть ли на ней повреждения. Если товар был в употреблении, это тоже нужно отметить. Честное и подробное описание состояния защищает обе стороны: покупателя — от претензий, что он испортил товар, а поставщика — от принятия назад товара, который испорчен не по его вине. Рекомендуется приложить фотографии.

4. СВЕДЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТИЗЕ КАЧЕСТВА

Сведения об экспертизе качества товара: ______

Если для подтверждения брака или ненадлежащего качества проводилась независимая экспертиза, ее результаты нужно указать здесь. Укажите номер и дату заключения эксперта, название организации, которая его проводила, и кратко сформулируйте выводы. Например: "Согласно заключению №... от... экспертной организации «...», в товаре обнаружен производственный дефект...". Наличие экспертного заключения значительно укрепляет позицию покупателя в споре с поставщиком и является весомым доказательством в суде.

5. ТРЕБОВАНИЯ ПОКУПАТЕЛЯ

Требования покупателя в отношении возвращенного товара (осуществить замену на товар надлежащего качества, вернуть денежные средства, уплаченные за товар, провести ремонт товара силами и средствами поставщика): ______

В этом пункте покупатель должен четко заявить, что он хочет от поставщика. Нельзя просто вернуть товар и надеяться, что поставщик сам догадается, что делать дальше. Требование должно быть конкретным и соответствовать основанию возврата. Например: "Просим в течение 10 дней с даты подписания акта заменить товар на аналогичный надлежащего качества" или "Просим вернуть денежные средства в размере ... рублей на расчетный счет ... в течение 5 банковских дней". Четкое требование обязывает поставщика к конкретным действиям и вводит для них сроки.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Это стандартное положение для двусторонних документов. Оно означает, что и покупатель, и поставщик получают на руки по одному идентичному экземпляру акта. Оба экземпляра имеют равную силу. Это важно для того, чтобы в случае спора каждая сторона могла представить свой экземпляр в качестве доказательства. Рекомендуется хранить подписанный акт вместе с договором поставки и другими документами по сделке. Подписи сторон на акте подтверждают, что они согласны с его содержанием.

Покупатель
______

Поставщик
______

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.